Si estas empezando a pensar seriamente en la digitalización, y buscas dar un giro a tu empresa contratando una asesoría online, o quizás vas a emprender un negocio de asesoría y quieres conocer qué es una asesoría online y que ventajas tiene sobre una asesoría tradicional para decidir qué es mejor para tu negocio. Lo mejor es informarte y saber exactamente qué es lo que necesitas. Por eso hemos redactado este artículo, para contarte todas las diferencias entre un modelo de negocio y otro, las ventajas y las principales características.
De esta forma, verás qué modelo se ajusta más a tu idea de negocio y podrás enfocar tu plan hacia la manera en la que quieres operar.
¿Asesoría y gestoría online o asesoría tradicional?
Hasta no hace mucho, únicamente existía la asesoría tradicional, en la que los clientes venían al despacho una vez al trimestre a dejar toda su documentación y el asesor tenía que preparar todo de forma rápida para entregar los modelos y documentos del cliente a tiempo, siempre dentro del plazo establecido.
Sin embargo, todo esto está cambiando, y se ha dado el paso al modelo de negocio online, mucho más efectivo y rentable, mediante el que, si eres asesor, puedes tener una asesoría más eficiente y conseguir clientes para tu asesoría. Y a partir del cual, si eres una empresa, puedes tener más información en tiempo real sobre el estado de tu empresa, que te permitirá poder tomar más y mejores decisiones.
Es algo que ya ocurre en las administraciones públicas, en las que se está apostando cada vez más por la gestión online. Lo podemos comprobar con la presentación telemática de modelos tributarios de los autónomos, o bien, con en el nuevo Sistema de Información Inmediata (SII), que se deben presentar de forma online.
| ❗️ Este proceso de digitalización de las asesorías hacia un modelo online a incrementado forzosamente con el Coronavirus pero no todas las gestorías y asesorías han sabido adaptarse y transformarse adecuadamente. |
¿Qué es una asesoría online?
Llamamos asesoría online a aquellos negocios de asesoramiento fiscal que hacen uso de softwares online y herramientas digitales para recibir, procesar y exportar la documentación de sus clientes. La asesoría online nace de las llamadas asesorías tradicionales, como respuesta a las nuevas necesidades del mercado. Y crecen con fuerza en nuestro país. En cambio, llamamos asesoría “tradicional” a aquellos negocios que operan y dan servicio a sus clientes de forma presencial.
Las asesorías que operan online, ofrecen un servicio diferenciado, ya que aportan facilidades tanto para el asesor como para el cliente. Por un lado evitan traslados innecesarios al despacho, como así también el uso de papel mediante herramientas de digitalización de facturas y tickets, esto a su vez incrementa la eficiencia y ahorra mucho tiempo tanto al cliente como al asesor a la hora de procesar la información. La propia digitalización de documentos brinda la posibilidad de mostrar en tiempo real el estado del negocio, tesorería, vencimientos y muchos detalles que las asesorías tradicionales no pueden brindar.
Es por ello y por muchas ventajas más que mencionaremos a continuación, que cada vez hay más gente que busca contratar una gestoría online o bien, tratándose de asesores, montar una asesoría online para su negocio.
Ventajas y diferencias entre asesoría online vs. tradicional
Las principales diferencias entre una gestoría online y una gestoría tradicional son:
- Dependencia de presencialidad.
- Acceso a la información.
- Precios.
- Recepción y procesado de información.
- Ahorro de tiempo en tareas manuales.
- Atención al cliente.
- Seguridad de los documentos.
- Captación.
Servicio 100% digital: basta de traslados innecesarios.
Las denominadas asesorías “tradicionales”, deben tener una oficina o despacho físico al que los clientes acceden, al menos, una vez al trimestre para dejar todos los documentos, realizar cualquier consulta, comprobar los modelos tributarios… En definitiva, deben desplazarse al despacho de asesoría para realizar cualquier trámite.
En cambio, en una asesoría online, esto no existe. No significa que no se trabaje en un espacio físico, sino que este está reservado a los trabajadores. Los asesores en un despacho online cuentan con herramientas innovadoras que le permiten al cliente subir a su cuenta todas las facturas y tickets a través de una foto desde el móvil o importándolas desde ordenador. Con este tipo de negocio, los asesores pueden trabajar de forma online y consultar la información del cliente de una forma mucho más cómoda e inmediata, revisando todos los documentos del cliente para que éste último los tenga siempre listos y disponibles.
Acceso a la información del negocio
El cliente, por su parte, puede acceder a la información de su negocio en todo momento y conocer el estado del mismo, el detalle de ingresos y gastos, previsión de impuestos, vencimientos y así poder tomar mejores decisiones con la previsión de negocio. Por ejemplo, en la asesoría online Quipu, el cliente dispone de un software en la nube mediante el cual puede (ademas de crear sus facturas) ver el estado del negocio mediante un cuadro de mando integral con todos los datos actualizados.
Los clientes de la asesoría online suben la información a sus cuentas durante el trimestre, de forma que el asesor siempre cuenta con información actualizada para preparar la contabilidad del negocio o bien hacer el cierre del trimestre.
| 💡 De este modo, el cliente no tiene que esperar al final del trimestre para conocer cómo va su negocio o la cantidad de IVA e IRPF a liquidar. La información está al día por ambos lados, en todo momento. |
Precios: El mito de la gestoría low cost
Trabajar online no significa ser una asesoría low cost, pero indudablemente los precios pueden ser más competitivos en una asesoría online que en una asesoría tradicional. El ahorro en gastos fijos permite ofrecer unas tarifas más competitivas para el cliente de asesoría, además de las ventajas de desplazamiento e inmediatez en la disponibilidad de la información.
Seguro que te habrás preguntado cómo una gestoría online puede ganar dinero si tiene precios más bajos. La respuesta es sencilla: gastando menos y siendo más eficientes.
Una gestoría online no necesita espacio destinado a recibir clientes, gestionar y almacenar toda la documentación en papel, ya que se trabaja en la nube y toda la documentación está digitalizada.
En cambio, una asesoría tradicional necesita disponer de una oficina adecuada para recibir a sus clientes. Y espacio para almacenar la documentación que le entreguen en formato papel. Esto hace que las tarifas se encarezcan, para cubrir los costes del negocio.
Recibir y procesar documentos: Basta de papel
Tal como comentamos hace algunos párrafos atrás, una asesoría tradicional tiene que esperar al final del trimestre para tener todos los documentos de sus clientes en el despacho, picarlos manualmente para introducir la información en el ordenador, revisarlos y rellenar los modelos tributarios que corresponden. Imaginen a una persona picando una a una todas las facturas que llegan al despacho, ¿bastante prehistórico verdad?
Todo este trabajo manual (en una asesoría tradicional) se realiza en el plazo de 20 días, que es lo que dura la presentación de modelos tributarios. Asesores corriendo detrás del cliente para tener la información a tiempo, estrés por recibir y procesar toda la información… ¡un verdadero caos!
| 💡 En una asesoría online como Quipu, el cliente sube a la plataforma sus documentos, que son procesados por un lector OCR, el asesor los revisa para asegurar que se pueden desgravar y listo. |
De este modo, los documentos se contabilizan durante el trimestre y es posible ver cómo evoluciona la cuenta del negocio, así los asesores pueden realmente ASESORAR con información actual sobre lo que está sucediendo en el negocio en el mismo momento en el que las cosas suceden, sin esperar a los informes contables para poder dar un diagnóstico.
Además, el asesor puede hacer la contabilidad siempre que sea necesario y presentar impuestos con toda la información, sin tener que pedir nuevos documentos al cliente. Si buscas una asesoría online, rellena el formulario para que podamos encontrar un gestor para tu negocio.
Tiempo: Ahorrar tiempo, es ahorrar dinero.
Tanto cliente como asesor ganan tiempo con una asesoría online. La asesoría puede gestionar mejor su tiempo y ser más eficientes, optimizando las horas dedicadas a cada cliente. De la misma forma, el cliente no necesita desplazarse hasta las oficinas del gestor ni dependen de los horarios de atención al cliente del despacho de asesoría.
El tiempo que se pierde (de ambos lados) en juntar todas las facturas o tickets de ingresos y gastos, trasladarse hacia el despacho, picar las facturas una a una, es además pérdida de productividad y por lo tanto de dinero. Cuando todo esto se puede resolver digitalmente mediante una foto que se sube y se procesa en la cuenta de cada cliente.
Atención al cliente: Más conectados, más eficientes.
Podemos llegar a pensar que una asesoría tradicional ofrece una atención más personalizada que la online. Pero no es así. Ambas ofrecen un buen servicio personalizado. Hoy en día, mediante herramientas online o telefónicas, el trato con los clientes es igual de cercano. Y, de hecho, es mucho más inmediato con herramientas online que mediante la asesoría tradicional.
Los softwares como Quipu, permiten que el cliente y el asesor estén mas conectados que nunca. Si el cliente esta subiendo información a su cuenta, puede consultar a través del chat cualquier duda y el asesor responderá tan rápido como pueda, claro que si un tema es urgente puede llamarlo y solucionarlo, tal como funciona en una asesoría tradicional.
Seguridad: Almacenar y encriptar tus documentos.
En una asesoría online, los datos están almacenados en la nube, siendo más seguro que trabajar con documentos en papel. De este modo, se evita la pérdida de información y permite al cliente de la asesoría poder tener los documentos originales, sin tener que estar pendiente de cuándo tiene que ir a buscar la documentación a la asesoría.
Los datos del negocio están alojados en servidores de alta seguridad y están disponibles tanto para el cliente como para el asesor en cualquier momento, solo hace falta contar con un ordenador.
¿Cómo funcionan las asesorías?
Las asesorías online usan un software para compartir la información con los clientes. Tanto el cliente como el asesor pueden acceder a sus respectivas cuentas de forma online y consultar la información. Por su parte, el cliente puede ver la información y el estado de su negocio en tiempo real, con los documentos validados por el asesor.
A diferencia que una asesoría online, una asesoría tradicional utiliza un programa que requiere de una instalación previa, y un gran mantenimiento por parte de la empresa, lo cual conlleva una alta inversión de recursos y dinero. En cambio, las asesoría online utiliza un software para asesoría en la nube que les permiten disfrutar de nuevas funcionalidades que van incorporando al programa así como actualizaciones necesarias cuando se renuevan y reforman la leyes, sin necesidad de instalaciones extra.
Y, por ende, ahorran en tiempo y dinero, tanto a la propia asesoría como al cliente de asesoría, que pueden tener respuesta más inmediata y sus documentos siempre actualizados. Además, el cliente también tiene acceso a todas las nuevas funcionalidades y actualizaciones, sin tener que instalar ni actualizar nada en su ordenador.
En el programa para asesorías Quipu, hemos desarrollado el primer software para asesorías diseñado para automatizar las tareas rutinarias del despacho y optimizar los flujos de trabajo y comunicación entre el cliente y el asesor. Más de 200 gestorías en todo España ya trabajan con nosotros, ¿y la tuya? 🙂 Reserva una demo y te contamos todas las ventajas de trabajar con Quipu para tu asesoría
Captación: Conseguir clientes
Conseguir nuevos clientes de asesoría es una tarea compleja, tanto para una asesoría tradicional como para una asesoría online. Ambas funcionan con el famoso “boca a boca”, pero la asesoría online tiene la posibilidad de utilizar herramientas digitales para tener mayor visibilidad online y que más clientes lleguen a conocer su servicio.
a no ser que cuentes con un Partner estratégico que te ofrezca clientes para tu despacho de asesoría. En Quipu, te ofrecemos clientes para que les puedas ofrecer servicio de asesoría, sin tener que invertir tiempo ni recursos en captar nuevos clientes. ¿Cómo? Reserva una demo y te lo contamos 🙂
¿Es el fin de la asesoría tradicional?
No será hoy o mañana, pero en unos pocos años la única asesoría que sobrevivirá es la asesoría online. Los clientes demandan productos cada vez más adaptados a la realidad, que les ofrezcan respuestas inmediatas. La crisis del coronavirus nos ha hecho abrir los ojos y entender que la “presencialidad” a muerto y hay que adaptarse a un servicio (más eficiente) en donde el cliente y asesor estén conectados a través de una plataforma online.
Creemos que será el fin de aquellas que no se adapten, aporten un valor a sus clientes y no evolucionen.
Si eres asesor puedes reservar una demo en Quipu y te contamos más 🙂
Si eres cliente, puedes solicitar un gestor certificado Quipu para que gestione tu negocio por tí.