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Control de las facturas de proveedores: qué es y consejos

Tener un control de facturas de proveedores es fundamental si no queremos que nuestra facturación y contabilidad sea un caos. En este artículo conocerás qué son estas facturas, cómo ordenarlas, tener cierto control sobre ellas y por qué es importante hacerlo.

En este artículo aprenderás:

¿Qué entendemos por factura de proveedor?

Una factura de proveedor es ese documento mercantil que justifica una compraventa de un bien o un servicio a un cliente. Debe tener carácter legal, seguir los requerimientos de facturación en España y deben de ser contabilizadas según el Plan General Contable al igual que se registra el método de pago de la misma.

En el caso de factura a un proveedor extranjero, esta estará exenta de IVA si se trata de profesionales y/o empresas. En caso de estar dados de alta en la Unión Europea en el Registro de Operadores Intracomunitarios se aplicará el IVA intracomunitario (aunque la venta estaría también exenta de IVA).

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¿Por qué es importante el control de facturas de proveedores?

Además de ayudarte con la administración de tu negocio, el control de facturas de proveedores te permitirá ahorrar tiempo y otros recursos para poder aplicarlos en otras áreas de tu empresa o negocio como el marketing y las ventas. Pero, ¿por qué otros motivos es importante llevar a cabo un control en las facturas de proveedores?

  • Otro de los motivos por los que es importante tener un control en la facturación de proveedores es para evitar errores fiscales o de impuestos que se puedan producir de cara a Hacienda u otros organismos administrativos. 
  • Un seguimiento y orden son claves para una correcta contabilidad sea cual sea el tamaño de la empresa.
  • Hacer más sencillo el pago a estos proveedores y tener ordenados todos los colaboradores externos de nuestro negocio.
  • Ser una empresa más eficiente y efectiva con optimización de los recursos y una automatización de los procesos.

7 consejos para mejorar el control de las facturas de proveedores

Si además de todo lo que hemos comentado, quieres tener una relación sólida con tus clientes y colaboradores, demostrar la seriedad de tu empresa y poder tener un crecimiento continuo, sigue estos 7 consejos para mejorar el control de las facturas de proveedores.

Dedica tiempo a la gestión y control de las facturas

Quizás no sea la tarea más emocionante y si no tienes a una persona en plantilla que se dedique exclusivamente a ello, te va a tocar a ti. Al fin y al cabo, el proceso de facturación es obligatorio si queremos mantener un negocio pues tenemos que pagar a nuestros proveedores y cobrar a nuestros clientes.

Dedicar tiempo a la gestión y control de las facturas es necesario para que cada empresa reciba una factura correcta y válida a tiempo para registrar el pago o cobro. Lo ideal es fijar un día o días al mes para dedicarlos a este tema además de hacer un seguimiento semanal de todas las gestiones.

Registra las facturas

Otro consejo para mejorar la facturación a proveedores es tener contabilizados y anotados todas las facturas de proveedores por un orden que tenga sentido. Si gestionamos otras áreas de la empresa se nos puede pasar facturar a tiempo o incluso olvidar de contabilizar un cliente o proveedor nuevo, un bien o un servicio.

El registro de facturas de proveedores es esencial para mantener un orden en todos los sentidos. Esto nos permitirá no tener fallos que pueden suponer por ejemplo, una mala relación con un proveedor.

Automatiza procesos

Nos encontramos en una época en la que no podemos pensar en gestión de las facturas de proveedores sin pensar en automatización. Reduciremos costes y aumentaremos la productividad además de dar una mejor impresión a todos nuestros colaboradores y proveedores.

Tener este sistema de facturación automatizado evitaremos errores como pérdida o duplicidad de facturas además de tener un proceso más ágil en cada fase.

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Revisa los posibles errores

Antes de enviar cualquier factura, debemos de asegurarnos que están bien y revisar posibles errores en los datos, concepto o incluso en las cantidades. Si nos equivocamos, el proceso de pago o cobro se retrasará, dará lugar a un atasco en el proceso mensual de facturación y nos puede suponer un dolor de cabeza en la declaración trimestral.

También es importante que etiquetemos esa factura correctamente para el posterior envío y no sufrir equivocaciones a la hora de mandarlas a cada proveedor para evitar también tener que hacer facturas rectificativas.

Controla los pagos

Para mejorar el control de las facturas de proveedores debemos de realizar un seguimiento en los pagos para no acabar con un problema de liquidez. Revisar las facturas a pagar, los pagos realizados y los cobros llevados a cabo son tareas indispensables para cualquier empresa o negocio.

Indicar la fecha límite de pago y notificarnos a nosotros mismos con los pagos pendientes para facilitar este proceso y no generar intereses de demora, entre otros.

Digitaliza tu facturación

Además de automatizar los procesos, no puedes pensar en el control de facturas a proveedores sin llevar a cabo todas las gestiones de forma digital. Se acabaron las facturas en papel y los archivos guardados en libros de registro que solo cogen polvo.

La digitalización de la facturación es una de las cosas más positivas que han ocurrido en las últimas décadas y cada vez, todos los procesos estarán mucho más optimizados.

Busca herramientas de apoyo

Por último, para llevar a cabo la facturación a proveedores y control de la misma, debemos de contar con herramientas de apoyo como softwares y plataformas digitales de gestión de facturas como Quipu.

Estos programas especializados en facturación y control de facturas a proveedores agilizarán cualquier proceso financiero y contable, el análisis de facturas, seguimiento de pagos y supervisión del rendimiento.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre qué es y cómo automatizar las facturas de proveedores te recomendamos que leas nuestro artículo específico.