Gestionar una empresa en remoto es mucho más fácil si dispones de las herramientas adecuadas en la nube.
El avance de la tecnología nos facilita la vida, y lo mismo pasa con los negocios. Aprovechar las herramientas digitales adecuadas te permite trabajar desde cualquier sitio con acceso a Internet y te debe ayudar a ahorrar dinero, preocupaciones y, sobre todo, tiempo.
Controlarás tu información, la gestionarás mejor y aumentarás la productividad ¿Por qué? Pues porque muchas de las tareas que ahora hacéis manualmente o, ni siquiera hacéis, quedarán automatizadas para sacar el máximo provecho de tu trabajo.
Veamos las 10 herramientas más importantes para cualquier empresa y que todas ellas te ayudan a trabajar en remoto:
- Gestor de tareas y equipos
- CRM para gestión de clientes y proveedores
- Gestión de Recursos Humanos
- Comunicación entre trabajadores
- Almacenamiento de información
- Gestor de Notas
- Programa de facturación y administración de la empresa
- Administración de redes sociales
- ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales)
- Programas de presentación 🚀
- Bonus: Email Marketing
Gestor de tareas y equipos
Un gestor de tareas te ayudará a asignar tareas a uno o varios trabajadores, recordar qué tienes que hacer, o que te gustaría hacer en un futuro. Además, puedes dividir por departamentos, personas y proyectos para tenerlo más organizado.
Es una herramienta imprescindible si quieres llevar el control de qué está pasando en tu negocio y de lo que quieres que pase.
Existen diferentes aplicaciones entre las que escoger: algunas tan conocidas como Trello u otras menos populares pero también muy prácticas como Asana y Notion.so.
CRM para gestión de clientes y proveedores
Un CRM es, literalmente, “Customer Relationship Management”, es decir, un programa que te permite controlar las relaciones entre clientes. Un registro de contactos, seguimiento de interacción con ellos, base de datos completa de los clientes con los que has tenido o tendrás relación.
Es imprescindible para tu negocio si quieres trabajar a fondo todos tus clientes, proveedores, o hasta clientes potenciales y conocer cómo trabajan, qué relación tienes y explotar toda su información.
Si no quieres caer en el gigante Salesforce o Microsoft Dynamics CRM, existen diferentes herramientas de gestión de contactos que te ayudarán a tener el control absoluto de clientes como Pipedrive o EfficyCRM.
Gestión de Recursos Humanos
Con la entrada del control horario obligatorio para empresas, los programas de Recursos Humanos son claves para estar al día.
Programas de recursos humanos como Factorial son esenciales no solo para llevar el control horario – también obligatorio en remoto – sino para tener claro quien trabaja desde casa, está ausente o haciendo vacaciones.
Herramientas como Factorial te permiten también firmar documentos digitalmente, gestionar vacaciones, relacionarte con tu gestoría o procesos de contratación.
Comunicación entre trabajadores
Hay muchas herramientas de comunicación entre equipos y la clave está en saber elegir la que tiene las funcionalidades que necesitas. Una de las más completas es Slack, los administradores pueden personalizar al máximo el canal de chat, dar permisos, crear diferentes salas, llamar, etiquetar a usuarios en conversaciones o incluir emojis, o integrar el software con otras plataformas de modo que queda todo en un mismo punto.
Para realizar videollamadas, Zoom se ha posicionado como la herramienta con más éxito, aunque las brechas de seguridad han asustado a muchos. Otras herramientas como Google Meet (Hangouts) son gratuitas y fáciles de usar ya que no requieren ninguna instalación o Skype que es la herramienta que más tiempo lleva liderando el mercado.
Almacenamiento de información
Es imprescindible que como empresa almacenes toda tu información: archivos, documentos, excels, datos, papeleo administrativo,.. en un lugar seguro y el mejor, sin duda, es la nube. Aunque aún existen algunos reacios al irremediable paso a la nube, hemos de recordar los tres adjetivos que la definen: comodidad, disponibilidad y movilidad. Las herramientas más importantes son Google Drive, Dropbox o One Drive .
Gestor de Notas
Siempre hay cosas que quieres recordar y que quizá no son tareas que necesiten una programación ni un recordatorio, sino simplemente algo que quieres tener anotado para cuando lo necesites. Una nota mental para que no se te olvide algo. Un post it en tu pantalla o una nota en tu calendario que se pueden reunir en un único software.
Los más populares son Microsoft OneNote, Evernote o Simplenote. Además estos programas están disponibles para los principales sistemas operativos tanto de pc, como de tablet y smartphone para que puedas llevar tus notas siempre encima.
Programa de facturación y administración de la empresa
¿Por qué hacer a mano todo lo que la tecnología puede hacer automáticamente? Así es como trabajan los los programas de facturación.
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Por ejemplo puedes pasar todos los gastos de la empresa (de todos los trabajadores) de forma remota. Ya sea desde el móvil o desde un ordenador cada trabajador puede sacar una foto al gasto o subirlo al programa y la funcionalidad de lectura OCR procesará los gastos y los computará en tu cuenta y que queden listos para contabilidad.
💡 La solución indispensable para emprendedores
El programa de facturación Quipu te va a permitir:
✅ Controlar tu facturación: Centraliza y gestiona todas tus facturas asociando la información de los cobros y pagos de tus clientes y proveedores.
✅ Conocer el estado de tu negocio: Obtén información sobre los flujos de efectivo de tu negocio en tiempo real y mejora la toma de decisiones.
✅ Anticipar lo que pagarás en IVA e IRPF: Conocerás qué impacto tendrá en tus impuestos cualquier ingreso o gasto en tiempo real.
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Administración de redes sociales
Así como el correo electrónico, hoy en día las redes sociales son imprescindibles en la mayoría de empresas. Aunque tu negocio sea “tradicional”, debes recordar que las redes sociales son otro medio para que te encuentren tus clientes, puedan ver las opiniones de otros usuarios y acabar de decidirse, o no, por la compra. Un gestor de redes sociales te ayudará a organizar, planificar y programar tus publicaciones y mantener, así, un mejor control. Escoge entre los más populares, como Hootsuite, Tweetdeck o Metricool todas con funciones muy parecidas.
ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales)
Un software muy completo que tendrás que utilizar si tu empresa empieza a necesitar una planificación de los recursos de los que dispone para poder enlazar las operaciones que se llevan a cabo en las diferentes áreas como logística, distribución, control del stock o recursos humanos, por ejemplo. Algunos ejemplos de ERP son Unit4 o Microsoft Dynamics.
Programas de presentación
Tanto de forma interna o externa, siempre vas a necesitar una plataforma en la que crear presentaciones para tus empleados, clientes potenciales o el público en general. Aunque Powerpoint fue el programa de referencia durante mucho tiempo, hoy en día existen muchas opciones: el innovador Prezi, Slideshare que es online o presentaciones de Google con una interfaz muy similar a Powerpoint.
Bonus: Email Marketing
Si queréis daros a conocer como empresa, existe una aplicación, que se llama RankingCoach, que os facilita esta tarea enormemente y que os proporciona todas las herramientas de marketing para atraer a tus clientes potenciales:
- Marketing local
- Google Ads
- Posicionamiento en buscadores (SEO)
- Redes Sociales
- Identidad de marca
¿Quieres saber más sobre email marketing? No te pierdas las mejores 7 herramientas de email marketing para autónomos.
