Hoy vemos una cuestión contable para empresas que puede complicarnos a la hora de contabilizarlo

Demasiadas veces debemos hacer una provisión de fondos y no sabemos cómo computarlo. Bien, antes de nada, ¿sabemos qué es realmente una provisión de fondos? vamos a ver qué es y esto nos llevará a saber contabilizarlo correctamente.

Para que sea fácil de entender, tenemos que distinguir entre dos figuras: El profesional (abogados, notarios, asesores,..) y el cliente (un autónomo o empresario que requiere de unos servicios). Dicho esto, vamos a ver cómo funciona.

¿Qué es una provisión de fondos?

Para que se entienda fácilmente, es una cantidad de dinero concreta que nos piden por avanzado sobre unos honorarios, o gastos, relacionados con algún asunto que estamos consultando. Acostumbran a ser prestaciones de servicios de abogados o asesores ya que se tratan de servicios de larga duración o tracto sucesivo.

En otras palabras, una provisión de fondos es un pago por adelantado de unos servicios: los honorarios.

De esta manera, cuando nosotros, los clientes, vamos a contratar un servicio de uno de estos profesionales, se detallarán los diferentes pagos por los servicios y entre ellos, puede estar la provisión de fondos. Vamos a ver un ejemplo para que quede más claro:

Caso 1

Imaginemos que contratamos un abogado durante un año para que durante todo este tiempo nos represente y nos ayude en todos los servicios vinculados al abogado.

El abogado o bufete, nos enviará un presupuesto con el coste de sus servicios, con un total de 10.000€ en un año, en tanto que constan:

Honorarios 10.000€ + IVA

Sin embargo, como siempre, nos piden un adelanto (provisión de fondos) por los servicios del 50%, es decir:

5.000€ + IVA

A final de año tendremos:

Honorarios o servicios prestados: 10.000€

Honorarios abonados en Julio: 5.000€+IVA

Total: 5.000 + IVA

Los abogados, los notarios, asesores,.. acostumbran a pedir unos honorarios de 40 o 50%. Ahora bien, también puede ser que simplemente te cobren unos honorarios directamente del total que deberás abonar desde el principio.

Caso 2

Imaginemos que contratamos los servicios de un notario para que nos lleve todo el papeleo de la constitución de nuestra empresa. En este caso, nos pide inicialmente 1000 € de honorarios para hacerlo todo, inscribirnos en el registro mercantil, estar presente en la constitución de la empresa, etc (aquí tienes los 8 pasos necesarios para dar de alta tu empresa). En el momento que nos hace el desglose de la factura, vemos que:

Honorarios: 500€

Factura para el Registro Mercantil: 400€

Total: 900€

En este caso, nos ha cobrado de más y nos deberá 100€. Esta situación puede llegar a pasar cuando pagamos el total de los honorarios por adelantado.

Caso 3

Que el profesional (abogado, notario,..) pague por avanzado todos los gastos que pueda tener sus servicios y después nos solicite el reembolso.

Caso 4

Provisión de fondos para cubrir gastos

El profesional puede pedirnos que le abonemos los gastos que ha tenido para desarrollar su actividad. Bien, esto NO es deducible como veremos a continuación, dado que es un suplido y no contiene de retención e ingreso. No es un ingreso para nadie, ni un gasto.

categoriza gastos

¿Cómo contabilizo la provisión de fondos?

Estos honorarios, como hemos ido comentando son provisiones de fondos que nos pide el profesional. Básicamente, son un avance de sus servicios, lo que significa que hará falta una factura y para nosotros será un gasto. Sin embargo, tenemos dos tipos de gastos. Una que supone un gasto para nosotros y otro que no.

Provisión de fondos para pagar los honorarios

Cuando el profesional nos pide por avanzado sus servicios, es como si fuera una actividad más, así que para poder contabilizar esta provisión de fondos estamos contratando cualquier otro servicio, a diferencia que esta vez lo pagas por avanzado y quizá no pagas directamente el total del presupuesto. Sin embargo, hace falta, como con cada acción que hacemos, una factura. Aunque sea parcial debe tener una factura en la que consten estos servicios. :

Honorarios: 500€ + IVA – IRPF

más la fecha de emisión, fecha de pago,etc

(Recuerda, los servicios  van con IVA).

De la misma manera, que cuando vayas a pagar la segunda parte de la factura, si debes, nos facturarán esa parte con base + IVA – IRPF

Ten en cuenta, que generar una factura para estos servicios, no es una consejo, sino que se establece por ley. De la misma manera que los abogados tienen derecho a pedir estos servicios por avanzado, por ley. Es decir, no puede hacer un documento que lo acredite, sin hacer factura. No, la ley nos obliga a facturar por ese servicio.

¿Cómo computo esta provisión de fondos, siendo el cliente?

Cuando recibamos esa factura, podremos deducirnos el IVA de la operación, ya que para nosotros ha sido un gasto. Es decir funciona como un gasto del cliente, no del profesional. Y por lo tanto, para nosotros es un gasto deducible: los servicios de notaría son deducibles.

Provisión de fondos para cubrir los gastos

Sin embargo, cuando tenemos el caso 4 explicado anteriormente, no podremos desgravarnos el IVA y no estará sujeta a retención e ingreso a cuenta por parte del profesional porque como comentábamos no es un ingreso para el profesional y por lo tanto, un gasto para el cliente.

Como hemos comentado, la provisión de fondos podrá ser considerada como un gasto o no dependiendo de la situación pero siempre tendremos que guardar su factura para mantener controlados nuestros gastos. La mejor manera de hacerlo es a través de Quipu, el software que te permite  subir tickets y facturas de gastos desde la app móvil para que no se te olvide nada y guardarlos en diferentes categorías. Puedes probarlo gratis durante 15 días y, además, sin ningún compromiso.

Júlia Areny Quipu
Responsable de comunicación. Puedes seguirme en twitter @juliadeQuipu o Facebook: juliaquipu ;)