Generador de facturas proforma

La factura proforma es un documento comercial previo a la factura definitiva que detalla los productos o servicios, cantidades y precios de una operación. No tiene validez fiscal ni contable, pero sirve como compromiso formal de venta, para solicitar financiación, gestionar trámites aduaneros en importaciones/exportaciones o como presupuesto vinculante.

La factura proforma no genera obligación de pago ni debe declararse a Hacienda, mientras que la factura definitiva sí tiene validez fiscal y contable. La proforma es un documento informativo previo; solo cuando se emite la factura real se produce la obligación tributaria. Por eso, la proforma no debe incluirse en la numeración oficial de facturas.

No tiene validez fiscal ni contable, pero sí puede tener validez contractual. Al ser un compromiso comercial por escrito, puede servir como prueba en caso de disputas sobre las condiciones acordadas. Sin embargo, para efectos de IVA, IRPF o contabilidad, solo cuenta la factura definitiva.

Aunque son similares, la factura proforma suele implicar un mayor grado de compromiso. El presupuesto es una oferta que el cliente puede aceptar o rechazar, mientras que la proforma generalmente se emite cuando ya hay un acuerdo y se espera que la operación se concrete. Además, la proforma es habitual en comercio internacional para trámites aduaneros.

Es especialmente útil en estas situaciones: operaciones de comercio internacional (para aduanas y bancos), cuando el cliente necesita un documento formal para solicitar financiación o aprobación interna, como confirmación de pedido antes de la entrega, o cuando quieres formalizar las condiciones de una venta antes de emitir la factura definitiva.

Las facturas proforma deben tener una serie de numeración independiente de las facturas oficiales. Por ejemplo: PROF-001, PROF-002 o 2025/PF/001. Nunca deben mezclarse con la numeración de facturas definitivas, ya que esto podría causar problemas con la correlatividad exigida por Hacienda.

Sí, es recomendable incluir el desglose de IVA y cualquier otro impuesto aplicable para que el cliente conozca el importe total real que pagará. Aunque la proforma no genera obligación fiscal, mostrar los impuestos evita sorpresas cuando se emita la factura definitiva.

Debe incluir: la indicación clara de "FACTURA PROFORMA", número de proforma, fecha de emisión, datos del emisor y receptor, descripción detallada de productos o servicios, cantidades, precios, impuestos aplicables, importe total, condiciones de pago, validez de la oferta y condiciones de entrega. Es importante que aparezca claramente que es una proforma para evitar confusiones.

Sí, es el proceso habitual. Una vez que el cliente acepta la proforma y se realiza la operación, se emite la factura definitiva con los mismos datos pero con numeración oficial. La factura definitiva sustituye a la proforma y es la que tiene validez fiscal para ambas partes.