¿Sigues teniendo todos tus documentos importantes en papel? ¿guardas todos tus archivos en tu ordenador sin copias de seguridad? En este post te explicamos una forma sencilla, segura y accesible de tener tus documentos.

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¿Qué es el cloud?

El cloud se refiere, básicamente, al concepto de guardar archivos fuera de nuestros dispositivos habituales. Por ejemplo, cuando guardas el balance en tu PC, no puedes acceder desde otro sitio a este documento, en cambio, gracias al cloud si que puedes.

Esta tecnología, nos ayuda a poder acceder desde cualquier sitio a nuestros documentos o archivos, facilitando la disponibilidad.

Existen varios tipos de cloud:

  • Cloud Privada: se refiere a un entorno que únicamente usa una empresa. Sus ventajas son:
    •  Es muy personalizable.
    • Más seguridad, ya que, no se comparte la información con gente externa.
  • Cloud Pública: este tipo de nube es administrada por otra compañía, que facilita los servicios y la gestión. Sus ventajas son:
    • Es más barata: ya que la compañía externa facilita toda la gestión del servicio y mantenimiento.
    •  Tiene muchas posibilidades: que se adaptan a todas las empresas. Desde packs más básicos a entornos premium.
    • Fiabilidad: la empresa posee unos servidores especializados en estos servicios, que nos garantizan que no sucederán problemas.
  • Cloud híbrida: mezcla las dos versiones anteriores, consiguiendo encontrar un buen equilibrio. Sus ventajas son:
    • Entorno privado: puede tener una parte de la nube privada para documentos o archivos confidenciales.
    • Entorno flexible: puede aprovechar las ventajas de la nube pública.
    • Comodidad: al tener las dos versiones, se puede realizar una migración gradual de nuestros archivos a la nube pública.

Ventajas del cloud para las empresas

Este sistema, como hemos podido apreciar, puede tener grandes ventajas para las pymes. Esta tecnología, más allá de las facilidades que aporta en el día a día, aporta un valor añadido a la empresa y una posible diferenciación respecto a los competidores.

Ahorro en todos los sentidos

Ya sea eligiendo nube pública o privada, o híbrida, la realidad es que esta tecnología produce un ahorro considerable para las pymes en todos los sentidos. Esto se produce gracias a:

  • Ahorro en papel: ya que todo se digitaliza.
  • Espacio físico mejor aprovechado: ya que se libera toda la zona que ocupaba el papel o que podría ocupar.
  • Adaptabilidad: sea cual sea el crecimiento de la empresa, las soluciones en la nube siempre tienen un plan rápido que se adapta a  las necesidades de la empresa, y que tiene un precio razonable.
  • Productividad: la nube nos ayudará a ahorrar tiempo en muchos aspectos, por ejemplo, el tener que enviar un correo electrónico con el archivo a todas las personas implicadas en un proyecto.

Accesibilidad y entorno colaborativo

Gracias a estas herramientas, podemos acceder desde cualquier dispositivo a nuestros documentos o archivos. Lo bueno, es que incluso, muchas herramientas no requieren instalar nada. Aunque siempre es recomendable, por la accesibilidad que nos aportan.

Otro gran acierto de la nube, es que nos facilita el trabajar en equipo, e incluso la comunicación con el cliente. Como por ejemplo, el software que tenemos en Quipu, que digitaliza las facturas de los clientes, facilitando la comunicación con su gestor.

Este entorno nos aporta:

  • Accesibilidad inmediata desde cualquier lugar.
  • Comunicación directa entre cliente y empresa.
  • Colaboración entre distintos departamentos de una pyme.

Seguridad y almacenamiento ilimitado

Esta tecnología, nos ayuda a tener la seguridad de que no perderemos la información almacenada por un problema con alguno de nuestros dispositivos. Esa tranquilidad nos ayudará a poder centrarnos en otros aspectos importantes de nuestra empresa. Las ventajas en este aspecto son:

  • Información siempre en un lugar seguro.
  • Adaptación inmediata al volumen de información que necesitamos almacenar.
  • Los documentos se pueden guardar con claves. De esta forma su acceso es aún más limitado y seguro.

Mejora de la imagen de la empresa

Este aspecto es un valor añadido de la nube, que muchas veces no se tiene en cuenta. Ya que, la nube dota a las empresas que la utilizan de unas cualidades y una imagen digital, que los clientes cada vez más valoran. Las ventajas son:

  • Imagen digital, es decir, la empresa adquiere un valor añadido al tener una parte importante automatizada en este entorno.
  • Empresa sostenible: un concepto muy de moda, y que muchas empresas buscan tener para poder calar más entre sus clientes. Al tener este entorno digitalizado, contribuimos a estar en linea con el medio ambiente.

¿Quieres tener en tu empresa la nube?

Si después de leer todos los beneficios que te aporta esta tecnología quieres implementarlo en tu empresa, debes de entender que este proceso también tiene que llevar aparejado un cambio mental en la forma de trabajar. Ya que eliminar el papel no siempre es fácil, al ser lo habitual, pero la inversión en el cloud, te aportará un gran beneficio para tu empresa.

Puedes entrar en nuestro post sobre herramientas digitales, para conocer los mejores softwares en la nube.

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Jesús Galván
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos.