En los últimos años han entrado en vigor distintas leyes para regular la factura electrónica en España. De hecho, en poco tiempo, todos los autónomos y pymes españolas estarán obligados a facturar por medios electrónicos todos sus trabajos con otras empresas.
A pesar de que hay varias leyes en marcha que regulan esta futura obligación, todavía hay muchos empresarios que no tienen claro qué es una factura electrónica y cuál es su diferencia con una factura digital.
Aunque ambas -tanto la factura electrónica como la digital- se crean por medios digitales, sus formatos y los elementos que la componen son completamente distintos.
Si eres autónomo o empresa pero todavía no sabes la diferencia entre una factura digital -en PDF o Excel- y una factura electrónica, sigue leyendo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una factura electrónica?
- ¿Qué es una factura digital?
- Principales diferencias entre la factura electrónica y la factura digital
- ¿Una factura electrónica es lo mismo que una factura en PDF?
¿Qué es una factura electrónica?
Hace unos años que la mayoría de autónomos y empresas han escuchado hablar de la “factura electrónica“. Hasta hace poco, se podía entender que una factura electrónica era cualquier factura que se creara por medios digitales.
Una factura electrónica es un documento emitido y recibido en formato electrónico que debe cumplir con todos los requisitos legales y técnicos establecidos por la normativa vigente.
En los últimos años se han creado dos normas que marcan nuevos requisitos para que una factura pueda ser entendida como “electrónica”. Estas leyes son, por un lado, la Ley Crea y Crece, de 2022, que marca la futura obligación para los autónomos y empresas de emitir facturas electrónicas cuando trabajen con otros empresarios.
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Pero antes de esta Ley entró en vigor también la Ley de medidas contra el fraude fiscal, también conocida como Ley Antifraude, que prevé la aprobación de un reglamento que marcará los requisitos que deberán cumplir todos los programas de facturación.
Cuando entre en vigor la Ley antifraude, todos los negocios tendrán que emitir sus facturas a través de programas homologados, que se adapten como Quipu a las futuras exigencias de la normativa. Estos software sólo podrán emitir determinados formatos de factura, por lo que cambiará la forma que tienen los autónomos y empresarios de facturar a sus clientes y también se redefinirá el significado de “factura electrónica”.
Aunque ninguno de los dos reglamentos están en vigor -ni el de programas de facturación, ni el de factura electrónica- ambas normas han sentado las bases de lo que será la factura electrónica en nuestro país. Y esto es algo más que una factura en PDF o Excel.
Por ejemplo, la Ley Crea y Crece establece que todas las facturas electrónicas deberán ser emitidas en un formato estructurado que permita su fácil procesamiento y verificación. Esto implica que deben generarse en formatos específicos, como XML, que garantizan la integridad y autenticidad de la información contenida. Además, deben incluir una firma digital que certifique su validez.
De hecho, el reglamento de factura electrónica establecerá nuevos elementos que deberán cumplir las facturas para ser consideradas electrónicas, como por ejemplo, el estado de las facturas -enviada, recibida, etc-, los códigos QR o en algunos casos la frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU“.
Igualmente, para que una factura sea electrónica, no bastará tampoco con hacerla con un programa de office, sino que deberá estar hecha por un programa de facturación certificado y que se haya adaptado a los requisitos que marca la Ley antifraude. Por ejemplo, deberá tener registros de facturación que rastreen toda la secuencia de creación de la factura o un registro de eventos donde puedan verificar todas las interacciones que se han hecho con el programa.
¿Qué es una factura digital?
A diferencia de la “factura electrónica” que tiene un determinado formato estructurado y que se puede rastrear, la factura digital es simplemente una factura que ha sido creada y almacenada en un formato digital.
El ejemplo más claro sería un archivo PDF o un documento de Word. Aunque este tipo de factura se genera y maneja mediante herramientas informáticas, no cumple con los requisitos legales y técnicos de una factura electrónica tal y como se define en la Ley Crea y Crece o en la Ley de medidas contra el fraude fiscal.
Entre otras cosas porque una factura en PDF o Excel, no tiene un formato estructurado, no está emitida por un programa de facturación certificado -según el futuro reglamento de la Ley antifraude- ni tampoco cuenta con los elementos de una factura electrónica como la firma digital, o el estado de la factura.
La principal diferencia entre una factura digital y una factura electrónica radica en su formato y en las medidas de seguridad que se aplican. Mientras que una factura electrónica debe cumplir con un formato estructurado (por ejemplo, en el caso de las facturas con la Administración es Facturae) y contar con una firma digital, una factura digital en PDF o Word no ofrece las mismas garantías de autenticidad e integridad de la información.
Estas facturas digitales son como cualquier otra factura en papel, solo que creadas en un archivo de Word, Excel o PDF, que no permite garantizar ni su autenticidad, ni su origen, ni rastrear los cambios e interacciones que se hagan con esta factura y con el programa.
Principales diferencias entre la factura electrónica y la factura digital
Ahora que ya queda claro qué es una factura electrónica y qué es una factura digital, muchos autónomos y empresas siguen teniendo dudas sobre cuáles son exactamente las diferencias entre una y otra.
En realidad, las diferencias entre la factura electrónica y digital son casi las mismas que entre una factura electrónica y una en papel, ya que ninguna de las dos cumplen con las normativas de facturación electrónica.
A continuación, desglosamos las diferencias clave entre una factura electrónica y una factura digital, para aclarar por qué en unos años las facturas digitales dejarán de ser legales.
- Formato: las diferencias en cuanto a formato son:
- Factura Electrónica: la factura electrónica debe ser emitida en un formato estructurado como XML. Este formato garantiza muchos aspectos como la posibilidad de rastrear todos los cambios desde la creación de la factura, y además integrar la firma digital u otros elementos interactivos como el estado de la factura.
- Factura Digital: la factura digital generalmente se emite en formatos no estructurados como PDF o Word. Estos archivos no tienen ninguna garantía de seguimiento, trazabilidad ni autenticidad, y no permiten integrar los nuevos elementos de la factura electrónica.
- Firma Digital: las diferencias en cuanto a firma digital son:
- Factura Electrónica: la factura electrónica debe incluir una firma digital que garantice su autenticidad e integridad. Y todos los programas de facturación electrónica deben permitir incluirla.
- Factura Digital: la factura digital, por el contrario, no requiere una firma digital, por lo que no ofrece las mismas garantías de seguridad. Además, los programas de office no cuenta con las condiciones para permitir incluir esta firma según lo dispuesto en el reglamento de facturación.
- Trazabilidad y Control: las diferencias en cuanto a trazabilidad y control son:
- Factura Electrónica: la factura electrónica permite una fácil trazabilidad y control por parte de las autoridades fiscales, facilitando auditorías y verificaciones casi al instante. De hecho, los programas deben facilitar un registro de eventos, cambios e interacciones que permite rastrear toda la secuencia de creación de la factura y cualquier modificación que se haga.
- Factura Digital: la factura digital no ofrece las mismas facilidades de trazabilidad, lo que dificulta su control y verificación.
- Automatización y Procesamiento: las diferencias en cuanto a automatización y procesamiento son:
- Factura Electrónica: la factura electrónica facilita la automatización de los procesos administrativos y la integración con sistemas de gestión empresarial (ERP). De hecho, cuando se apruebe el reglamento de facturación, algunos programas certificados como Quipu permitirán emitir de manera automática las nuevas facturas electrónicas con todos los elementos que exige la normativa.
- Factura Digital: aunque puede ser manejada digitalmente, la factura digital no facilita la misma automatización ni integración con sistemas avanzados de gestión.
¿Una factura electrónica es lo mismo que una factura en PDF?
No, una factura electrónica no es lo mismo que una factura en PDF. Esta confusión es común, pero es importante entender las diferencias para cumplir con las obligaciones legales y aprovechar las ventajas de la facturación electrónica.
Cuando entren en vigor los reglamentos de la Ley Crea y Crece y la Ley antifraude se obligará a que todas las facturas sean emitidas de forma electrónica y que se almacenen en un formato que garantice “su integridad y autenticidad”. El Excel, el Word y el PDF son formatos que no cumplen con estas medidas de seguridad y trazabilidad y, por lo tanto, quedarán prohibidos cuando entre en vigor el nuevo reglamento para los programas de facturación.
Concretamente, la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, establece en su artículo 29 apartado 2 la obligación de facturar con un sistema que garantice la trazabilidad de todas las facturas.
La letra “j” de este apartado dice que será obligatorio para “los productores, comercializadores y usuarios -es decir, los empresarios-, que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. (…)“.
Esta normativa impediría directamente la posibilidad de emitir facturas en PDF, Excel o Word por varios motivos
En primer lugar, una factura en PDF es simplemente una versión digital de una factura tradicional en papel. Aunque se puede enviar y recibir electrónicamente, no cumple con los requisitos de formato estructurado y firma digital exigidos por la Ley Crea y Crece.
Las facturas electrónicas, por otro lado, están diseñadas para ser procesadas automáticamente por sistemas informáticos. Se emiten en formatos estructurados, como XML, y están firmadas digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad. Esto permite una mayor eficiencia en el manejo de las facturas y un mejor control por parte de las autoridades fiscales.
Implicaciones Legales y posibles sanciones
Cuando entre en vigor el reglamento de la Ley Crea y Crece empezará a correr el plazo y en uno o dos años los negocios tendrán que empezar a emitir obligatoriamente facturas electrónicas.
Las facturas en PDF, al no cumplir con los requisitos legales, no son válidas a efectos fiscales bajo esta nueva normativa. Por lo tanto, es crucial que las empresas transiten hacia la facturación electrónica para asegurar el cumplimiento normativo y evitar posibles sanciones.
Según la Ley Crea y Crece, a partir de 2026 o 2027 -dependiendo de cuánto facture el negocio-, aquellos autónomos que no se adapten a la normativa y no ofrezcan o faciliten la factura electrónica, podrán ser sancionados con hasta 10.000 euros de multa. Esto también impedirá que puedan acceder a subvenciones, ayudas y contrataciones públicas.
En resumen, la Ley Crea y Crece y la ley antifraude establecen requisitos claros para la emisión de facturas electrónicas, que no pueden ser cumplidos por simples facturas en PDF o Word. Adoptar sistemas de facturación electrónica como Quipu no solo asegurarán el cumplimiento normativo, sino que también ofrecen numerosos beneficios en términos de eficiencia y control administrativo.
