Código QR en las facturas electrónicas: ¿cómo funcionará?

Los autónomos y pequeños negocios deberán incluir pronto un código QR en todas sus facturas, tanto en papel como electrónicas. Así está recogido en el reglamento que regula los requisitos que deberán adoptar los programas de facturación de las empresas.

Estos códigos QR son una de las medidas de seguridad que prevé Hacienda para evitar la falsificación de facturas. Además, permitirán a los clientes escanear, verificar y guardar en pocos segundos toda la información de las operaciones que realizan desde su propio dispositivo móvil. Incluso remitirla a la Agencia Tributaria.

Si todavía no sabes qué es es el código QR que tendrás que incluir en tus facturas y a partir de cuándo tendrás que cumplir con esta obligación, sigue leyendo.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué ley obligará a incluir códigos QR en las facturas electrónicas?
• ¿Qué es y para qué sirve el código QR en las facturas de los autónomos?
• ¿Quién está obligado a incluir códigos QR en las facturas?
• ¿A partir de cuándo están obligados los autónomos a usar facturas con QR?
• Otros requisitos obligatorios de los sistemas de facturación
• Sanciones por no incluir el QR en las facturas

¿Qué ley obligará a incluir códigos QR en las facturas electrónicas?

El Gobierno aprobó hace más de tres años la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Esta normativa introdujo toda una batería de medidas para evitar y prevenir muchas de las infracciones que pueden cometer los empresarios al realizar sus operaciones comerciales.

Una de las principales medidas que introdujo esta norma fue la creación de una nueva ley para regular los programas de facturación que utilizan los negocios y sobre todo evitar que se compren y utilicen los conocidos software de doble uso. Estas herramientas informáticas sirven para crear dobles contabilidades, emitir facturas falsas y, en definitiva, ocultar parte de los ingresos de los negocios a la Agencia Tributaria.

Para erradicar estos programas de doble facturación, la ley antifraude previó el desarrollo de un reglamento que articulará toda una serie de requisitos que deberán cumplir los software de facturación para ser legales y seguros. Estas condiciones deberían respetarse en primer lugar por los fabricantes y comercializadores, pero también por los autónomos y pymes que utilizan estos programas.

Todas estas condiciones obligatorias que deben cumplir los software de facturación se recogieron por fin a finales de 2023 en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios.

Entre los requisitos que establece la Disposición final primera de este reglamento destaca que todas las facturas que emitan los autónomos tendrán que incluir un código “QR”-Quick Responsive- para que el cliente -o en su caso la Agencia Tributaria- pueda escanear, visualizar y guardar en un dispositivo electrónico toda la información de la factura.

Como se verá más adelante, esta obligación de incluir un QR en las facturas no sólo afecta a los autónomos o empresarios, sino también a los fabricantes y comercializadores de los programas, que deberán diseñar softwares capaces de emitir facturas con esta representación gráfica.

¿Qué es y para qué sirve el código QR en las facturas de los autónomos?

Según la Disposición final primera del Real Decreto 1007/2023, desde 2025 los programas de facturación que usan los autónomos ya tendrán que cumplir con algunas especificaciones técnicas como integrar “la representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código “QR”.

Esta obligación se aplica tanto a las facturas electrónicas como a las facturas en papel -para aquellos autónomos que todavía no estén obligados a facturar por medios electrónicos a otros empresarios, tal y como exigirá la Ley Crea y Crece.

Según explica el reglamento, estos códigos QR que será obligatorio incluir en las facturas servirán para asegurar la autenticidad del origen de la factura y también la integridad del contenido, al ser más difícil manipular los datos y fechas recopilados en el código, que dejan rastro y se pueden registrar en cualquier dispositivo móvil.

Estos QR permitirán a los clientes visualizar el contenido de la factura escaneando el código y registrar todos los datos de su proveedor. Además, la intención de Hacienda es que el consumidor final pueda comprobar si verdaderamente el autónomo o empresario ha contabilizado esa operación y todos los datos son correctos. 

De hecho, la intención de la Agencia Tributaria a medio plazo es que el receptor de la factura – particular u otro empresario-  pueda proporcionar voluntariamente determinada información a Hacienda de dos maneras: facilitando el código identificativo de carácter alfanumérico”, o escaneando “el código «QR»” a través de un dispositivo que ofrecerá la propia Agencia,

¿Quién está obligado a incluir códigos QR en las facturas?

El reglamento de facturación distingue claramente entre dos tipos de autónomos o empresas que van a estar obligados a cumplir las especificaciones técnicas que marcará la orden ministerial.

La orden ministerial todavía no se ha aprobado pero ya se sabe que la obligación de incluir los códigos QR afectará:

• En primer lugar a las empresas fabricantes o distribuidoras de programas de facturación. Cuando termine el plazo marcado por la orden ministerial todos los softwares que produzcan o vendan deberán emitir facturas electrónicas que incluyan códigos QR.
• En segundo lugar a los autónomos y empresas que emiten facturas a otros profesionales o empresas. Sus facturas deberán incluir un código QR con los datos básicos de la factura.

¿A partir de cuándo están obligados los autónomos a usar facturas con QR?

La Disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023, regula la entrada en vigor de cada una de las modificaciones que se prevén en el reglamento para los programas de facturación.

Este real decreto está en vigor desde diciembre de 2023. Sin embargo, la norma prevé dos entradas en vigor distintas para la obligación de incluir el código QR en las facturas:

• Productores y distribuidores de programas de facturación: deberán ofrecer sus softwares adaptados totalmente al reglamento -con posibilidad de incluir códigos QR- en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que está ultimando Hacienda.
• Autónomos y empresarios usuarios de programas de facturación: todos los autónomos y empresas que usen programas de facturación deberán tener sistemas adaptados a los requisitos del reglamento. Y, por lo tanto, todas sus facturas electrónicas deberán incluir códigos QR a partir de esta fecha.

Otros requisitos obligatorios de los sistemas de facturación

Aunque la orden ministerial todavía no está aprobada y, por lo tanto los requisitos que deberán cumplir los programas de facturación no están listos, en el reglamento ya se avanzan las condiciones que deberán cumplir para ser legales tanto los software que utilicen los autónomos y pymes para emitir sus facturas como las propias facturas electrónicas.

A expensas de la aprobación de este reglamento, los elementos que deberán contener las facturas así como los programas de facturación son:

• Ser emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado: según marca el reglamento, para que una factura electrónica sea legal, la empresa deberá haberla emitido a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por este mismo reglamento para los software de facturación, como por ejemplo el de Quipu. También cabe la opción, para algunos casos en los que se emitan muy pocas facturas o de forma muy aislada, de utilizar la aplicación informática que a tal efecto pondrá a disposición la Administración tributaria.
• Incorporar la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU»: las facturas electrónicas deberán incluir el distintivo “VeriFactu” únicamente cuando se hayan acogido a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
• Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados: estas tres claves se podrán cumplir a través de distintos elementos que fijará el reglamento una vez que se haya aprobado. Algunos de ellos podrían ser las huellas digitales del contenido, el empleo de códigos QR que faciliten la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital.
• Utilizar un formato que asegure el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios: los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas fácilmente. El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años
• Incluir los demás elementos obligatorios que ya marca el reglamento de facturación para cualquier factura: estos datos que deberán incluir las facturas electrónicas del mismo modo que las convencionales son: número de factura; fecha de emisión; datos fiscales del emisor y receptor; concepto; base imponible; tipo impositivo; importe total e información del registro mercantil, si eres una empresa.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre los elementos obligatorios de la factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

Sanciones por no incluir el QR en las facturas

Si bien es cierto que no hay sanciones específicas por no incluir los códigos QR en las facturas, la ley antifraude sí prevé multas para los negocios que utilicen programas que incumplan los requisitos generales de la ley antifraude.

Esta norma remite al artículo 201 bis de la Ley General Tributaria denominado “Infracción tributaria por fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas por la normativa aplicable”.

Una vez se apruebe el nuevo reglamento -y la correspondiente orden- los autónomos y empresas se podrán enfrentar a una sanción de 50.000 euros– por el mero hecho de tener programas que no estén certificados y cumplan los requisitos establecidos por ley.