Hacienda está preparando una “solución pública” para que los autónomos puedan emitir facturas electrónicas a sus clientes y cumplir con la futura obligación de la Ley Crea y Crece.
Según el reglamento de facturación electrónica que el Gobierno ya ha sacado a consulta pública, la plataforma de Hacienda permitirá facturar a través de un formulario gratuito y accesible para todos los profesionales y empresarios.
Además, este nuevo software funcionará también como un repositorio universal de facturas electrónicas al que podrá acceder libremente Hacienda para verificar que se cumplen los plazos de pago a proveedores o las obligaciones fiscales.
Si todavía no sabes cómo funcionará esta “solución pública” para emitir facturas electrónicas o qué diferencias tiene con un programa de facturación privado, sigue leyendo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es el sistema público para emitir factura electrónica?
- ¿Para qué sirve la plataforma pública de facturación electrónica?
- ¿Será obligatorio para los autónomos facturar a través del programa de Hacienda?
- ¿Cómo podrán enviar los autónomos sus facturas a través del sistema público?
- ¿Qué requisitos tienen que cumplir las facturas a través del software de Hacienda?
- ¿Cuándo se pondrá en marcha la plataforma pública de factura electrónica?
- Diferencias entre sistema público de factura electrónica y softwares de facturación
¿Qué es el sistema público para emitir factura electrónica?
El Gobierno ya tiene listo el reglamento que obligará pronto a los autónomos a usar facturas electrónicas en sus operaciones con otras empresas. Hacienda sacó el pasado 10 de junio a consulta pública el Proyecto de Reglamento de la Ley 18/2022.
Este proyecto, que todavía tiene que ser convalidado por el Consejo de Estado y aprobado en Consejo de Ministros, establece cómo deberán ser las facturas electrónicas que utilizarán los autónomos próximamente. Además, prevé los métodos que podrán utilizar los negocios para facturar por medios electrónicos.
La primera de las opciones que tendrán los autónomos para cumplir con esta obligación son los programas de facturación privados como el que ofrecemos en Quipu que sirven para emitir facturas electrónicas adaptadas a la legalidad vigente, pero también para gestionar muchos otros campos del negocio como la contabilidad, los impuestos o los clientes.
Por su lado, Hacienda está trabajando en poner en marcha una plataforma pública para que los autónomos puedan emitir facturas por Internet y cumplir de forma gratuita con la futura obligación de facturar por medios electrónicos recogida en la Ley Crea y Crece.
El reglamento de factura electrónica define esta plataforma pública como “el conjunto de soluciones provistas por la Agencia Tributaria para servir de infraestructura de facturación electrónica, emisión y recepción de facturas, de aquellos empresarios o profesionales que así lo elijan”.
Esta solución gratuita también servirá como “repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas, proveyendo, así mismo, servicios generales de seguimiento del cobro y opciones de descarga para los emisores y destinatarios de las facturas y sus autorizados”.
Una vez esté aprobado el reglamento, se obligará a todos los autónomos a adaptarse a la obligación de emitir factura electrónica en el plazo de uno o dos años, dependiendo del nivel de ingresos que tengan. Y podrán cumplir con esta obligación a través de programas de facturación privados o mediante el formulario público de Hacienda.
Recientemente, el Gobierno ha informado que dará un año más, es decir, un total de tres años para que los autónomos persona física que reciban facturas -ya sea por programas privados o mediante la solución pública de Hacienda- comuniquen el estado de estas facturas a sus proveedores o a la Agencia Tributaria.
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¿Para qué sirve la plataforma pública de facturación electrónica?
La Agencia Tributaria ha querido asegurar que todos los autónomos y pymes puedan tener medios para cumplir con la obligación de emitir facturas electrónicas. Por ello, se creará una solución pública y gratuita que servirá como herramienta básica de facturación y también como “repositorio universal” de facturas al que podrán acceder los clientes, los proveedores y los propios funcionarios de la Agencia Tributaria.
Esta plataforma de facturación servirá para que los autónomos puedan emitir facturas electrónicas sin necesidad de pagar por ello, pero también para que Hacienda pueda tener controlados los plazos de pago de las empresas a sus proveedores o incluso para evitar posibles fraudes en la emisión de facturas.
Algunos de los objetivos que cumplirá esta solución pública de facturación electrónica son:
- Asegurar que todos los autónomos puedan emitir factura electrónica: la solución servirá para asegurar que todos los autónomos puedan cumplir con la obligación de la Ley 18/2022, incluso a través de medios públicos.
- Emitir facturas electrónicas de forma gratuita: se podrá hacer uso de esta plataforma pública de facturación a través de un formulario o aplicación cuyo acceso será gratis.
- Creación de un repositorio universal de facturas: todas las facturas electrónicas que se emitan entre empresarios, incluso si se generan a través de programas privados, se almacenarán en esta plataforma y podrán ser consultadas por los emisores y receptores y por Hacienda.
- Vigilancia y control tributario: la solución pública también puede servir para que Hacienda tenga controladas y centralizadas todas las facturas -o una copia de ellas- en una misma plataforma.
- Control de la morosidad: uno de los objetivos de la plataforma pública de Hacienda será tener controlados todos los plazos de pago de las facturas electrónicas. De este modo, la Agencia Tributaria sabrá qué empresas pagan fuera de plazo a sus proveedores y podrá tomar medidas como, por ejemplo, incluirlas en la lista de morosos o impedir que accedan a subvenciones públicas.
- Extracción de información estadística sobre plazos de pago: el repositorio de facturas también servirá para que el Observatorio de Morosidad analice y haga un seguimiento de los plazos de pago a proveedores en España.
¿Será obligatorio para los autónomos facturar a través del programa de Hacienda?
El nuevo reglamento de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas especifica claramente que la facturación electrónica podrá realizarse mediante plataformas privadas de facturación electrónica, mediante la solución pública de facturación electrónica o mediante la combinación de ambas vías.
Por lo tanto, los autónomos y empresas tienen la opción y el derecho de utilizar cualquier programa de facturación privado que cumpla con los requisitos legales, como el software de Quipu, que se actualizará al futuro reglamento de facturación cuando supere la fase de consulta pública y se apruebe en Consejo de Ministros.
Además, estos programas privados, a diferencia de la plataforma pública de Hacienda, no se limitan a emitir y recabar facturas, sino que también desempeñan otras funciones importantes para los negocios como la contabilidad, la elaboración de impuestos o la gestión de cobros y pagos.
Sin embargo, si lo desean, todos los autónomos podrán utilizar de manera opcional la solución pública de Hacienda para emitir sus facturas electrónicas o incluso complementar su uso con un software de facturación privado.
Ahora bien, aunque el reglamento permite a los autónomos emitir sus facturas electrónicas a través de software privados o del programa de Hacienda, sí aclara que será siempre obligatorio enviar una copia de la factura electrónica a la plataforma pública. Este documento se incluirá en el repositorio universal de facturas que podrá ser consultado por la Administración y por los contribuyentes.
En este sentido, el artículo 5 del reglamento dice que “independientemente de la vía por la que se haga llegar la factura electrónica al cliente, todos los emisores de factura electrónica que no utilicen para la facturación la solución pública de facturación electrónica, estarán obligados a remitir una copia fiel de cada factura en la sintaxis Facturae a la citada solución pública, que contenga los requisitos mínimos obligatorios”.
¿Cómo podrán enviar los autónomos sus facturas a través del sistema público?
El reglamento de facturación electrónica todavía está en fase de audiencia pública y tiene pendientes de especificar algunas cuestiones técnicas. El funcionamiento exacto de la plataforma pública para emitir facturas está todavía sin concretar y se desarrollará mediante una orden de Hacienda.
De momento, y a expensas del desarrollo de esta orden, lo único que se sabe es que la Agencia Tributaria articulará su solución pública a través de una aplicación o formulario gratuito que pondrá a disposición de las pequeñas empresas y profesionales para permitir a estos operadores la generación de facturas electrónicas.
Previsiblemente, este formulario se activará en la propia sede electrónica de la Agencia Tributaria y tendrá un funcionamiento similar al sistema FaCe que está habilitado desde hace varios años por Hacienda para que los autónomos que trabajan con la Administración pública puedan enviar las facturas electrónicas obligatorias.
Este sistema tiene una interfaz sencilla con dos apartados: uno para el envío de la factura y otro para consultar las facturas que ya han sido enviadas y, de ser necesario, modificarlas.
¿Qué requisitos tienen que cumplir las facturas a través del software de Hacienda?
Los autónomos que no tengan un programa de facturación privado y opten por una plataforma como la solución pública tan sólo para emitir facturas electrónicas, deberán también cumplir algunos requisitos.
Algunas de las principales condiciones son:
- Mencionar claramente el NIF del expedidor y el NIF del destinatario de la factura para acceder a la solución pública
- Las empresas y profesionales que utilicen la solución pública de facturación electrónica, deberán emplear la sintaxis Facturae, tal y como desarrollará la orden ministerial de Hacienda..
- Las facturas electrónicas emitidas a través de la solución pública deberán cumplir con los requisitos mínimos sobre el contenido. Por ejemplo,datos personales, fecha de emisión o datos fiscales, entre otros elementos obligatorios que deben contener todas las facturas.
- Autentificar la factura a través de los métodos de firma que determine la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Previsiblemente sea a través de certificado o Cl@ve.
Además también habrá obligaciones para los destinatarios -los clientes- que reciban las facturas electrónicas a través de la solución pública de Hacienda. Deberán informar de los siguientes estados:
- Comunicar la aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha. Se entenderá producido rechazo cuando en los plazos reglamentariamente establecidos se emita y envíe factura rectificativa indicando esta circunstancia.
- Pago efectivo completo y su fecha. Los destinatarios deberán informar de la recepción de la factura y del pago efectivo completo y su fecha cuatro días después de que se produzca.
Esta última obligación se establecerá más tarde para los receptores si son autónomos. Las empresas -grandes o pequeñas- tendrán uno o dos años para comunicar el estado de sus facturas desde la aprobación del reglamento de facturación, mientras que los autónomos persona física contarán con tres años.
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¿Cuándo se pondrá en marcha la plataforma pública de factura electrónica?
El proyecto de Real Decreto para desarrollar el reglamento de facturación electrónica todavía está en fase de consulta pública y, por lo tanto, aún no se sabe con certeza cuándo se aprobará.
Después de la fase de consulta, esta norma deberá ser ratificada por el Consejo de Estado y aprobada en Consejo de Ministros. Se espera que esto se produzca en poco tiempo.
Una vez aprobado el reglamento, la mayor parte de su contenido, incluida la solución pública de facturación electrónica, se pondrá en marcha, como máximo, 12 meses después de la publicación de la Ley en el Boletín Oficial del Estado (BOE).
Sin embargo, la obligación de usar factura electrónica no se hará efectiva para los autónomos hasta dos años después de que se haya publicado este reglamento en el BOE. Para las empresas de más de 8 millones de euros anuales, este plazo será de un año desde la publicación de la norma.
Diferencias entre sistema público de factura electrónica y softwares de facturación
Pronto, los autónomos tendrán la obligación de emitir facturas electrónicas y la posibilidad de hacerlo a través de dos vías: un software de facturación electrónica o la plataforma pública de Hacienda.
Aunque ambas opciones permiten de igual forma emitir facturas electrónicas y cumplir con la obligación de la Ley Crea y Crece, los autónomos no pueden llevar a cabo las mismas gestiones en los dos programas.
La solución pública de Hacienda permite tan sólo enviar y recibir facturas electrónicas, mientras que los programas de facturación privados, habitualmente, sirven para unificar muchas otras gestiones necesarias del negocio en una única plataforma fácil de usar.
En el caso de Quipu, por ejemplo, además de emitir facturas electrónicas, los autónomos y pymes podrán también hacer otras gestiones como:
- Conocer y completar sus impuestos: La plataforma de Quipu permite visualizar en tiempo real el IVA e IRPF a liquidar. Además, los negocios pueden autocompletar sus modelos tributarios y ahorrar muchos costes asociados a la gestión y la asesoría.
- Digitalizar facturas y tickets: El programa también permite ahorrar tiempo y dinero al digitalizar todos los ingresos y gastos automáticamente.
- Conectar bancos y tarjetas: Quipu también da la posibilidad de vincular los movimientos bancarios con determinadas facturas en pocos pasos
- Gestionar clientes y proveedores: La plataforma también permite hacer un seguimiento de pagos pendientes y saber quién está pendiente de pagar o cuánto dinero se tiene que cobrar.
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