VERIFACTU 2025: qué es y cómo afecta a los autónomos

Hacienda ya tiene listo el nuevo sistema que le permitirá tener controladas las facturas electrónicas que emitan los autónomos y empresas a sus proveedores. Con esta nueva herramienta la Agencia Tributaria podrá conocer en tiempo real las operaciones que realicen los negocios y sus impuestos.

El sistema se llama VERIFACTU y es una de las medidas incluidas en la Ley antifraude que se incluye en el reglamento aprobado en octubre de 2024. Esta norma establece los requisitos que deben cumplir los futuros programas de facturación, entre ellos incluir la posibilidad de usar este sistema de facturas verificables.

Si eres autónomo o empresario y todavía no sabes en qué consiste esta medida de verificación de facturas electrónicas, si es opcional u obligatorio, y cuando entrará en vigor el sistema VERIFACTU, sigue leyendo.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es y para qué sirve el sistema VERIFACTU?
• Principales características del sistema VERIFACTU
• Ventajas del sistema VERIFACTU
• ¿A quién afecta el sistema VERIFACTU?
• ¿Cuándo entrará en vigor el sistema VERIFACTU?
• ¿Cuál es el funcionamiento del programa VERIFACTU?
• ¿Cómo se identifica el sistema VERIFACTU en las facturas?
• ¿Es obligatorio que los autónomos tengan un sistema de facturas verificables?
• Sistema Verifactu vs No-verifactu

¿Qué es y para qué sirve el sistema VERIFACTU?

Los sistemas de emisión de facturas verificables son una medida que va a poner en marcha Hacienda para que los programas de facturación que utilizan los autónomos puedan intercambiar información fiscal y contable en tiempo real con la Agencia Tributaria.

Las facturas que sean emitidas a Hacienda a través de estos programas de facturación incorporarán la frase “VERI*FACTU”, que quiere decir que toda la información contenida en esa factura se ha remitido a la Agencia Tributaria de manera automática y ha sido supervisada por la Administración.

La primera vez que se escuchó hablar de estos sistemas fue en el proyecto de reglamento para establecer los requisitos que deberán adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación de las empresas.

Esta norma, que se aprobó finalmente en octubre de 2024 nace a raíz de la Ley antifraude, que exige un reglamento para fijar claramente las condiciones que debe cumplir un software para ser considerado legal. Estos requisitos van a servir también para evitar los conocidos programas de facturación de doble uso, que sirven para ocultar contabilidades en B a la Agencia Tributaria.

El reglamento, que se aprobó a través de la Orden HAC/1177/2024 dice que los obligados tributarios podrán remitir de manera automática a la Agencia Tributaria todos sus registros de facturación.

Cuando todas las empresas estén adaptadas al reglamento (desde julio de 2026), el sistema de facturas verificables permitirá a los autónomos y empresarios enviar instantáneamente todas sus facturas a Hacienda, de manera que sus declaraciones de impuestos y libros contables estarán prácticamente autocompletados cuando llegue el momento de presentarlos.

También les permitirá dotar a su negocio de una mayor transparencia de cara a la Administración y a sus clientes, entre otras ventajas que se resumen más adelante.

Principales características del sistema VERIFACTU

Hasta ahora, Hacienda sólo había hecho públicos dos documentos que hacían referencia a VERIFACTU. Estos sistemas de verificación de facturas se regularon por primera vez en el texto sometido a consulta pública para desarrollar los futuros requisitos que deberán cumplir los programas de facturación.

Un tiempo después, el Departamento de Informática de la Agencia Tributaria emitió un borrador con los requisitos técnicos que deberían cumplir estos sistemas de facturas verificables.

Ahora, y tras la aprobación del reglamento para los programas de facturación, éstas serían las principales características de los programas de facturas verificables:

• Es una medida opcional a la que podrán acogerse todos los autónomos o empresarios.
• Los sistemas enviarán los registros de facturación a Hacienda para que pueda consultarlos en tiempo real.
• Cada vez que se registre una factura en el sistema, el programa lo enviará de manera automática a la Agencia Tributaria.
• Cuando entre en vigor el reglamento, todos los programas de facturación deberán ser capaces de remitir facturas verificables, siempre que el empresario se acoja a esta opción.
• Las facturas verificables se enviarán a través de mensajes en XML a Hacienda.
• Estas facturas incorporarán la denominación “VERI*FACTU” cuando se emitan a los clientes.
• Los registros de facturas verificables no tendrán que incluir firma electrónica en el momento del alta o la anulación.
• En un futuro, los empresarios que se acojan a este sistema tendrán una parte o la totalidad de sus autoliquidaciones y declaraciones de impuestos ya completadas por Hacienda.

Además, estos sistemas deberán garantizar que el envío de estas facturas verificables se hace de manera:

• Continuada y consecutiva: el envío de las facturas tiene que ser al momento y correlativo.
• Automática e instantánea: el programa deberá enviar el registro de factura a la Agencia Tributaria en el momento en el que entra al sistema sin necesidad de acciones por parte del empresario.
• Segura e íntegra: el programa deberá garantizar que el envío se hace de manera segura y sin modificaciones, cumpliendo los requisitos técnicos que la AEAT ya ha dispuesto en un borrador.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre los requisitos que deben de cumplir las facturas electrónicas te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

Ventajas del sistema VERIFACTU

El sistema VERIFACTU todavía no está aprobado y, por lo tanto, no se conocen aún todos sus requisitos. Sin embargo, algunas de sus ventajas podrían ser que:

• Permitirá a los negocios dar una imagen de transparencia a sus clientes empresas y particulares -mostrando que registra y envía a Hacienda todas las operaciones- y también a la Administración, de cara a acceder a licitaciones o concursos públicos
• Los autónomos y empresas, sobre todo las más pequeñas, podrían acabar teniendo todas sus declaraciones de impuestos completadas gracias a los datos que han enviado a Hacienda. Esto supone un ahorro de costes y tiempo importante en la elaboración de los modelos fiscales y también de los libros contables.
• Al haber enviado todos sus datos de operaciones a la Agencia Tributaria, los empresarios también evitarán descuidos al no haber incluido algún ingreso. Esto disminuye el riesgo de sanciones por no declarar correctamente la facturación.
• Otra ventaja muy relacionada con la anterior sería la de disminuir posibles requerimientos. Al tener acceso a todas las facturas, es probable que la Agencia Tributaria necesite menos datos del negocio y, por lo tanto, realice menos comprobaciones en las actividades que utilicen VERIFACTU.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo convivirán el VERIFACTU con el SII te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

¿A quién afecta el sistema VERIFACTU?

Antes de nada, hay que saber que el sistema Verifactu es un mecanismo opcional, por lo que no afecta más que a los empresarios o autónomos que tengan un programa de facturación y decidan remitir automáticamente sus datos a la Agencia Tributaria.

Otra cosa son los productores de programas de facturación. En este caso sí van a estar obligados a incorporar como mínimo la opción para los usuarios de utilizar el sistema Verifactu si lo desean.

Por otro lado, y aunque el sistema sea voluntario para los usuarios, no hay que olvidar que Verifactu es también una herramienta para que la Agencia Tributaria controle a los contribuyentes e identifique qué empresas son fiables y le envían todas las facturas de manera transparente y cuáles no.

Por ello, desde Quipu recomendamos que si haces las cosas bien y llevas todos tus impuestos al día, remitas tus facturas para ahorrarte problemas y de paso dar más fiabilidad a tus clientes y proveedores, que verán bien grande el sello de “factura verificada por la Agencia Tributaria”.

¿Cuándo entrará en vigor el sistema VERIFACTU?

La Ley antifraude lleva aprobada desde 2021 y la mayoría de medidas, por ejemplo las sanciones de hasta 50.000 euros a los negocios por tener programas de doble contabilidad entraron en vigor poco tiempo después.

Sin embargo, la obligación para las empresas de cambiar su software de facturación y cumplir con los nuevos requisitos –incluido la incorporación de Verifactu en los programas- estaba a expensas de la aprobación del reglamento de los programas de facturación.

La entrada en vigor de VERIFACTU dependía de la aprobación del reglamento que recoge los requisitos de los programas de facturación.

Finalmente, este reglamento de programas de facturación de la Ley antifraude se publicó en el BOE a través de la Orden HAC/1177/2024, del pasado 17 de octubre. Con la aprobación de esta norma, empiezan a correr los plazos para adaptarse a los nuevos certificados e incluir la opción de Verifactu en los programas de facturación. Estos plazos serán los siguientes:

• A partir de julio de 2025: Las empresas que se dedican a producir o distribuir programas de facturación sólo podrán vender softwares homologados según los nuevos requisitos de la Ley antifraude.
• A partir del 1 de enero de 2026: Todas las empresas (sociedades) deberán haber cambiado sus softwares y contar con programas de facturación que cumplan los requisitos de la Ley antifraude.
• A partir del 1 de julio de 2026: El resto, es decir los autónomos persona física, deberán haber cambiado sus softwares y contar con programas de facturación que cumplan los requisitos de la Ley antifraude

Para adelantarse a los cambios normativos, los empresarios deben contar siempre con programas de facturación como Quipu, que se actualicen constantemente a los nuevos requisitos que deben cumplir los sistemas de facturación y las empresas que los utilizan.

¿Cuál es el funcionamiento del programa VERIFACTU?

Los empresarios que utilicen un programa de facturación tendrán la posibilidad de remitir a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de forma automática y segura por medios electrónicos, todos los registros de facturación generados por los sistemas informáticos.

Esto significa que cada vez que hagan una operación y la introduzcan en el programa de facturación, el software le enviará todos los detalles técnicos -por ejemplo, la hora a la que se introdujo la información en el software o el nombre de la persona que lo hizo- así como el contenido de la propia factura.

El proceso empezará con la activación de la opción VERIFACTU en el programa de facturación. Una vez activado, el funcionamiento del nuevo sistema sería el siguiente: el programa enviará el primer conjunto de registros de facturación a la Agencia Tributaria. La Administración devolverá, entre otros datos, un valor actualizado del tiempo de espera entre envíos.

Una vez recibidos, los ficheros remitidos a Hacienda serán validados. En caso de que todo esté correcto y la factura supere el filtro, se recibirá la respuesta afirmativa por parte de Hacienda.

Si la remisión fuera rechazada por no cumplir las validaciones, se informará de ello. En cualquier caso, el sistema deberá reintentar periódicamente, al menos una vez cada hora, el envío de estos registros de facturación pendientes de remitir.

El envío de las facturas a la Agencia recibirá como respuesta, entre otros datos, un código seguro de verificación cuando al menos uno de los registros de facturación del fichero remitido sea correcto y, por tanto, se acepte su envío. El remitente podrá utilizar este código para verificar ante Hacienda que se ha remitido la información correctamente.  

Lo cierto es que todo este proceso interno pasará desapercibido en su mayor parte para el autónomo, que sólo deberá preocuparse de incluir dentro de la plataforma sus facturas para que se envíen automáticamente, y asegurarse de estar correctamente conectado.

Además, y como gran ventaja, es probable que al final de cada trimestre, los autónomos se encuentren en sus declaraciones de IVA con una buena parte de los gastos e incluso algunos ingresos que ya han incorporado en el sistema de facturación. Estos también podrían incluirse en modelos como la RENTA o en declaraciones de retenciones.

¿Cómo se identifica el sistema VERIFACTU en las facturas?

Una de las grandes ventajas del sistema verifactu es que los empresarios que se acojan a él podrán emitir facturas donde conste claramente que todos los datos han sido verificados por la Agencia Tributaria, con lo que ganarán en credibilidad de cara a clientes y proveedores, y por supuesto de cara también a los técnicos de Hacienda.

Según el reglamento, las facturas que sean emitidas a Hacienda a través de estos programas de facturación incorporarán la frase “VERI*FACTU”, que quiere decir que toda la información contenida en esa factura se ha remitido a la Agencia Tributaria de manera automática y ha sido supervisada por la Administración.

Concretamente, las facturas incorporarán la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU».

Además, las facturas verificables, como el resto, deberán contar con un código QR que las identifique.

Según recoge el reglamento para los programas de facturación, una vez se aplique esta ley a partir del año que viene, las facturas “ tanto si están impresas en soporte papel como si se trata de la imagen de la misma en soporte digital” incluirán elemento como un código «QR», que deberá cumplir con las especificaciones de esta norma. Y en caso de tratarse de una factura electrónica, “se deberá incluir como un campo independiente la «URL» contenida en el código «QR», no siendo necesario incluir el propio código «QR.”.

¿Es obligatorio que los autónomos tengan un sistema de facturas verificables?

Una de las principales dudas que han surgido en el colectivo desde que se empezó a hablar del sistema de facturas verificables es si esta medida será obligatoria para todas las empresas.

De momento, la respuesta es no. En el reglamento que regula el programa VERIFACTU se dice en todo momento que estos sistemas serán opcionales para los autónomos y negocios.

Otra cosa distinta, que sí precisa el reglamento, es que cuando se acabe el plazo para adaptarse a estos requisitos para los programas de facturación todos los softwares de facturación deberán contar con la posibilidad de enviar facturas verificables a Hacienda.

Aunque el sistema sea voluntario, una vez que esté implantada esta normativa, es muy probable que veri*factu sirva a la Agencia Tributaria para identificar qué empresas son fiables y le envían todas las facturas de manera transparente y cuáles no. Lógicamente, esto último servirá a Hacienda para cribar a los autónomos que van a entrar en su plan de inspección y a los que no.

Sistema Verifactu vs No-verifactu

Aunque todos los programas de facturación van a tener que incluir la opción de Verifactu, lo cierto es que los usuarios -autónomos y empresas- también tienen la opción de no activar esta funcionalidad.

A continuación, recopilamos las diferencias entre la modalidad verifactu, en la que se activa este envío automático, y no verifactu, sin su activación.