El uso de la factura electrónica está cada vez más generalizado y pronto será un requisito legal en todas las operaciones comerciales entre empresas y autónomos. Es por eso que conocer cuáles son los elementos de una factura electrónica es esencial para cualquier profesional que lidie con facturas.
Para que las facturas electrónicas sean válidas legal y comercialmente tienen que cumplir con una serie de elementos importantes. Con este artículo conocerás qué dice la ley al respecto y cuáles son todos los elementos necesarios en la factura electrónica.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué dice la Ley sobre los elementos de una factura electrónica?
- Elementos que debe contener una factura electrónica
¿Qué dice la Ley sobre los elementos de una factura electrónica?
Las principales normas para la emisión de facturas se recogen en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012). Esta ley establece los requisitos para que las facturas sean válidas legal y comercialmente, así como otras obligaciones tributarias para los contribuyentes.
Las medidas de esta normativa se establecen bajo el principio de un mismo trato para la factura en papel y la factura electrónica. Por el momento, los elementos de las facturas electrónicas son los mismos que los requeridos para las facturas en papel.
Ahora bien, la Ley 18/2022 (la Ley Crea y Crece) prevé el desarrollo de un nuevo reglamento que podría introducir algunos cambios en los elementos que compondrán las facturas electrónicas obligatorias entre empresas.
Está previsto que esta obligación entre en vigor a finales de 2024 o principios de 2025 para algunas empresas -si facturan más de ocho millones de euros-, aunque los autónomos tendrán, como mínimo, hasta 2026 para adaptarse completamente a la factura electrónica.
El reglamento que regulará las facturas electrónicas está pendiente de aprobar, pero a raíz del documento que sacó a consulta pública el Gobierno el 7 de Marzo de 2023, se pueden avanzar algunos elementos que podrían acabar añadiéndose a la futura factura electrónica.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cuándo será obligatoria la factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo.
Elementos que debe contener una factura electrónica según la normativa actual
Las operaciones comerciales se basan en conceptos como confianza y transparencia, y para llevar a cabo esto de forma real es necesario establecer una serie de datos obligatorios a incluir en todas las facturas.
A día de hoy, tanto el reglamento como el propio portal de Ministerio de asuntos económicos equiparan la factura electrónica a la factura ordinaria a casi todos los niveles. La única excepción está recogida en el artículo 10 del reglamento de facturación que puntualiza que la autenticidad e integridad de la factura electrónica deberá garantizarse con sistemas como por ejemplo la firma electrónica.
A parte de este elemento, el resto de los que componen la factura electrónica son los mismos que una factura ordinaria:
Numeración de la factura
La numeración de la factura es un dato clave para determinar la gestión de un negocio. Cada factura debe tener un número identificativo, para esto, es también recomendable crear series correlativas. De esta forma, será más fácil identificar grupos o conjuntos concretos en los registros.
Con un software de facturación esta tarea se realiza de forma automática sin que tengas que hacer nada, pero si todavía no lo tienes, quizá te interese leer este artículo sobre cómo numerar las facturas correctamente.
Fecha de emisión de la factura
La fecha de emisión es uno de los elementos de una factura electrónica más importantes. Esta fecha hace referencia al momento en el que el proveedor (empresa o autónomo) emite este documento con toda la información sobre la operación.
Esta es la fecha que marca el inicio del plazo para pagar o saber en qué trimestre debes declarar esta factura en las liquidaciones con Hacienda.
Datos de identificación fiscal
Todas las facturas deben incluir la información fiscal para identificar al emisor y receptor de la factura. La información fiscal también es uno de los elementos de una factura electrónica que no pueden faltar.
Estos datos pueden variar en función de si se es autónomo o empresa, pero en definitiva son los siguientes:
- Nombre completo del autónomo o nombre fiscal de la empresa.
- Número de Identificación Fiscal (NIF) para autónomos o Código de Identificación Fiscal para empresas (CIF) para empresas.
- Domicilio fiscal.
- Código Postal.
- Población
- Teléfono de contacto
- Correo electrónico.
Concepto
El Reglamento de Facturación establece que hay que indicar todos los servicios o productos que vendemos de forma detallada en la factura. Cada concepto tendrá su propia línea y en ella incluimos un texto para describir los detalles del producto o servicio que se está facturando, la cantidad de los mismos, cuál es la base imponible y, en su caso, los descuentos aplicados.
Base imponible
La base imponible es el importe de la factura sin contar impuestos ni descuentos, es decir, incluye todos los cargos pertinentes. Toda transacción económica estará sujeta en algún momento al IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) y otras retenciones y el importe de la base imponible servirá para calcularlos correctamente.
Tipo impositivo (impuestos)
Cada uno de los conceptos de la factura debe asociarse con el tipo de impuesto correspondiente. Con el objetivo de facilitar las retenciones necesarias, todas las facturas deben especificar el tipo de IVA y el porcentaje de retención IRPF en todos los productos y servicios que corresponda.
Importe total
Este también es uno de los elementos de una factura electrónica que no pueden faltar (de ser así, sería difícil cobrar). Este importe es el resultado tras el cálculo de la base imponible y los tipos impositivos y muestra, en definitiva, el coste real de la factura para el cliente.
Hasta aquí hemos visto cuáles son los elementos de una factura electrónica de carácter obligatorio. Sin embargo, existen otros elementos que pueden aparecer en las facturas electrónicas según el tipo de operación. Un ejemplo de esto es el uso de la firma electrónica, requerida en algunas facturas dirigidas a administraciones públicas.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre los requisitos de las facturas electrónicas te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Nuevos elementos que podrían contener las futuras facturas electrónicas
La Ley 18/2022 ya está aprobada y en vigor, pero el reglamento que regulará la futura obligación de emitir factura electrónica está todavía pendiente. De momento, el reglamento a salido a consulta pública y ya deja entrever algunos elementos que podrían incluirse como obligatorios en estas facturas electrónicas entre empresas. Algunos de ellos son:
- El estado de las facturas: si la factura ha sido aceptada/rechazada o está pagada/pendiente de pago. Esta será una de las obligaciones más importantes que afectará a todos los negocios que reciban una factura electrónica. El Gobierno avanzó recientemente que los autónomos con una facturación de menos de ocho millones de euros tendrán tres años desde la aprobación del reglamento de factura electrónica para adaptarse completamente a esta obligación e informar a sus proveedores o a la Agencia Tributaria sobre todos los estados por los que pasen sus facturas. Las empresas tendrán uno o dos años, dependiendo de su facturación.
- Los códigos QR y códigos alfanuméricos: para que las facturas electrónicas sean legales deberán de incluir este tipo de códigos.
- La frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU“: este elemento solamente para aquellos autónomos o empresas que se hayan acogido a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
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