¿Qué servicios debería ofrecer una gestoría online?

Los aspectos fiscales y contables siempre han sido la horma del zapato de cualquier emprendedor, debido a su complejidad y obligatoriedad. Es por eso que contar con una buena asesoría que se encargue de dichos aspectos es vital para cualquier negocio.

Hoy vivimos en un mundo de constante evolución digital, en el que la comodidad y la eficiencia se han convertido en indispensables. En este contexto han nacido las gestorías online, ofreciendo —en la mayoría de casos— un servicio más directo, efectivo y cómodo que las asesorías tradicionales.

En este artículo aprenderás:

• La importancia de elegir la gestoría correcta
• ¿Cuáles son los servicios esenciales de una gestoría online?
• ¿Por qué es importante contar con un asesor asignado?

La importancia de elegir la gestoría correcta

La elección de tu gestoría es una de las decisiones más importantes que tomarás en cuanto a la gestión de tu negocio, de cara a evitar problemas con Hacienda y la Seguridad Social. 

Para poder elegir con criterio, debes tener claras las necesidades de tu negocio, para poder seleccionar la gestoría que dé respuesta a todas y cada una de ellas. 

Hay muchas gestorías online low-cost que se han posicionado frente a otras asesorías online mediante una oferta de servicios mucho más económica.  

Pero recuerda que, muchas veces, lo barato sale caro. Contar con la tranquilidad de saber que los aspectos fiscales y contables de tu negocio están bien gestionados no tiene precio. 

En este artículo te contamos cuáles son los servicios que toda gestoría online debe ofrecer para garantizar que tu relación con Hacienda sea tranquila. 

¿Cuáles son los servicios esenciales de una gestoría online?

Como ya hemos comentado, la elección de la gestoría que se encargará de gestionar los aspectos fiscales y contables de tu negocio es muy importante. 

Para hacerlo, debes tener en cuenta las necesidades y obligaciones fiscales de tu negocio y asegurarte de que la asesoría que contemplas tiene los servicios que los cubren. 

Estos son los servicios que toda gestoría online tiene que tener para poder garantizar tu tranquilidad ante Hacienda y la Seguridad Social. 

Software de facturación

Una de las ventajas más importantes que deberían ofrecer las gestorías online con respecto a las tradicionales es un buen software de facturación en el que tu asesor y tú podáis trabajar de forma sincronizada. 

Gracias al software de facturación, digitalizar tus documentos de ingreso y gasto será mucho más fácil y simple. Además, podrás hacer un seguimiento del estado de tus facturas e identificar tus cobros y pagos pendientes de un sólo vistazo. 

Trabajando en la misma plataforma, tu asesor tendrá acceso a tu información de facturación en todo momento y podrá validar todos tus tickets y facturas de forma regular. 

Así, no será necesario que los recopiles y se los mandes al final de cada mes. De esta forma, el gestor podrá tener una postura más proactiva en cuanto a la gestión fiscal y contable de tu negocio. 

Los mejores softwares del mercado incluyen ciertas herramientas que ayudan a simplificar todavía más la gestión de tu facturación y agilizan la relación con tu asesor. Es por eso que vale la pena tenerlos en cuenta a la hora de elegir la gestoría online con la que trabajarás:

Lector OCR

El lector OCR es una tecnología que te permite digitalizar tus documentos de facturación a partir de una fotografía. Gracias a esta tecnología, puedes olvidarte de acumular papeleo innecesario, ya que puedes digitalizar tus facturas y tickets estés dónde estés —siempre que el software de facturación cuente con app móvil—, haciendo una foto al documento en cuestión con tu móvil. 

El lector OCR se encargará de procesar la imagen y reflejarla en el panel de ingresos o gastos. En los mejores casos, este lector OCR cuenta también con validación humana. 

¿Qué significa eso? Pues que además del robot que procesa el documento, un profesional revisará la factura, asegurándose que todos los campos son correctos. Así, la fiabilidad del lector se incrementa enormemente.

Conciliación bancaria

La posibilidad de conectar tu cuenta bancaria con el software de facturación te permitirá conciliar tus cobros y gastos con los documentos correspondientes automáticamente. 

¿Por qué es importante? Existen varias razones:

• Te permitirá hacer un seguimiento más exhaustivo del estado de tu negocio.
• Permitirá al asesor mantener tu información contable actualizada.
• Evitará llamadas por parte del asesor para identificar el origen de cada movimiento: la plataforma hace este ejercicio por él. 

Implementación y seguimiento

Igualmente importante es que el proceso de implementación sea claro desde el principio y cuente con un onboarding acorde a tus necesidades.

Si contratas el servicio de una gestoría online, el equipo de implementación de dicha gestoría deberá ponerse en contacto contigo para acompañarte durante todo el proceso. Este debe incluir:

• Primera reunión con el asesor para alinear la metodología de trabajo.
• Sesiones de formación para aprender a utilizar el software de facturación.
• Llamadas periódicas de seguimiento para garantizar la calidad del servicio.

Un buen proceso de implementación hará que te sientas acompañado en cada paso que des, poniendo a tu disposición un equipo de soporte que pueda resolver todas tus dudas. 

Atención personalizada

Una de las mayores ventajas que las asesorías tradicionales recalcan de su servicio sobre las asesorías online es la atención personalizada. Sin embargo, gestoría online y atención personalizada no son conceptos excluyentes, al contrario. 

Una asesoría online debe ofrecer el servicio de asignarte un gestor especializado según las necesidades de tu negocio. Los criterios de selección pueden ser:

• Sector de actividad
• Localización
• Número de trabajadores
• Idioma
• Preferencias personales

Además, la gestoría online debe poner a tu disposición múltiples canales de comunicación con el asesor—WhatsApp, mail, llamadas telefónicas, chat interno dentro de la plataforma— para que puedas realizar todas tus consultas de forma rápida y efectiva. 

¿Por qué es importante contar con un asesor asignado?

Tener un asesor asignado tiene la ventaja de contar con un profesional especializado que estará familiarizado con tu negocio. Este factor también es determinante para tener una buena comunicación: si tienes una consulta, el asesor asignado tendrá el contexto suficiente como para poder responderte al momento. 

Gestión y presentación de los impuestos

Hacienda y la Seguridad Social ni olvidan, ni perdonan. Por eso es tan importante que los impuestos de tu negocio estén bien presentados y al día. Y por eso, este es uno de los servicios más importantes que debe ofrecerte una gestoría online. 

A partir de tu información de facturación, el asesor se encarga de rellenar los modelos tributarios que te toque presentar en cada periodo. Además, aplica todas las deducciones posibles, para asegurar el máximo ahorro en tus impuestos. 

Pero la gestión de tus impuestos no debe limitarse a completar los modelos tributarios de forma correcta y beneficiosa para ti. Una buena gestoría online se encarga también de presentar los impuestos en tu nombre —con tu previa validación, por supuesto—, asumiendo la responsabilidad de dicha presentación. 

¿Qué implica esto? Que dejas la gestión y presentación de tus impuestos en manos de un experto, de manera que tú puedes despreocuparte por completo. 

Informes contables y cuentas anuales

Los informes contables y las cuentas anuales son dos aspectos fiscales obligatorios para todas las empresas, por eso es un servicio imprescindible que debe ofrecer toda gestoría online. 

Los informes contables y el balance de situación te ayudan a conocer el estado real de tu negocio. Este aspecto es especialmente importante para aquellas empresas que responden ante socios que aportan capital. 

Si bien es cierto que pueden realizarse de forma interna, el hecho de que los realice un gestor les aporta veracidad: te aseguras que la información que se refleja en los mismos es real, algo que aporta seguridad a tus socios. 

Por otro lado, las cuentas anuales son un reflejo del balance de situación al que se añade una memoria descriptiva sobre la actividad de la empresa durante el año. 

Como ya hemos comentado, tanto los informes contables como las cuentas anuales son documentos que todas las empresas deben presentar de forma obligatoria. Es importante pues contar con un gestor que los realice de forma adecuada, con el objetivo de evitar problemas y posibles multas de Hacienda. 

Asesoramiento sobre novedades legislativas y posibles ayudas

La legislación en el sector empresarial no es estática, sino que también se encuentra en constante evolución. En este contexto, como empresario o autónomo, resulta imposible estar al día de todas las novedades que pueden afectar a tu negocio. 

Una buena gestoría online cuenta con el servicio de asesoramiento sobre novedades legislativas y te mantendrá siempre informado sobre los cambios relevantes para ti. De esta forma, puedes estar tranquilo, sabiendo que tu negocio cumple en todo momento con la normativa vigente. 

Y no sólo eso.

Este asesoramiento se extiende también a las ayudas y subvenciones —públicas y privadas— de las que puedes beneficiarte. Tu gestor te informa y asesora en la presentación de la solicitud para dichas ayudas, maximizando las posibilidades de obtenerla. 

Asesoramiento laboral

Tener la posibilidad de centralizar la gestión de los aspectos fiscales, contables y laborales de tu negocio en una misma gestoría es igualmente importante.

 Hay muchos aspectos de la contabilidad y la gestión fiscal que se entrelazan con los aspectos laborales. Por ejemplo, en cuanto a la presentación de impuestos, el modelo 111 —que se presenta trimestralmente—, hace referencia a las retenciones de personal.

En este sentido, tener el asesoramiento laboral unificado en la misma gestoría que te lleva los aspectos fiscales y contables agilizará su gestión, ya que el asesor asignado contará con toda la información necesaria para poder realizar su trabajo.