Las cuentas anuales son una de las principales obligaciones para casi todas las empresas españolas. Cada año, los negocios tienen hasta julio para presentar sus principales documentos contables en el Registro Mercantil.
En 2023, ya ha terminado el plazo que tenían las empresas para depositar estas cuentas anuales. Pero, ¿qué sucede si no lo han hecho? Multas de hasta 60.000 euros, revocación del NIF o la imposibilidad de solicitar un préstamo son sólo algunas de las consecuencias de incumplir esta obligación.
Si tienes una empresa y todavía no conoces las sanciones económicas, administrativas y hasta financieras por no presentar las cuentas anuales, sigue leyendo.
En este artículo descubrirás:
- Obligación de presentar las cuentas anuales: qué es y a qué empresas afecta
- Sanciones económicas por no presentar las cuentas anuales
- Responsabilidad del administrador por no depositar las cuentas anuales
- Consecuencias fiscales de no presentar las cuentas anuales
- Sanciones mercantiles por no presentar las cuentas anuales
- Otras consecuencias de no haber presentado las cuentas anuales
Obligación de presentar las cuentas anuales: qué es y a qué empresas afecta
La presentación de la contabilidad es una de las principales obligaciones que afectan a las empresas desde el momento en el que se ponen en marcha.
Cada año, los negocios de cualquier tamaño tienen que depositar en el Registro Mercantil las cuentas anuales, un documento que unifica los principales libros contables obligatorios como por ejemplo, el libro de pérdidas y ganancias o el propio balance de la empresa.
Estas cuentas anuales reflejan la situación económica y financiera de la empresa que cualquier cliente, proveedor o entidad puede consultar ya que, desde el momento en el que se depositan, la contabilidad del negocio pasa a ser pública.
Las empresas deben elaborar y presentar el formulario en los primeros siete meses de cada año. Según la Ley de Sociedades de Capital todas las sociedades mercantiles -incluidas las Sociedades Limitadas o Anónimas, que son la mayoría- tienen hasta el 31 de Abril para elaborar y legalizar sus libros contables , hasta el 30 de Junio para aprobarlos y un mes después -es decir, como tarde el 30 de julio- deberán depositar toda esa documentación en el Registro Mercantil.
Además, la misma Ley de Sociedades de Capital señala también las entidades que están obligadas a depositar estas cuentas. Los principales tipos de sociedades que deben presentar su contabilidad en el Registro Mercantil más cercano a su domicilio son:
- Sociedades anónimas (S.A)
- Sociedades de responsabilidad limitada (SL)
- Sociedades comanditarias por acciones
- Sociedades de garantía recíproca
Para todas ellas, depositar las cuentas anuales es un ejercicio de transparencia hacia los clientes y la sociedad en general, ya que esta información contable va a ser pública y accesible para cualquier persona.
Sanciones económicas por no presentar las cuentas anuales
Sin embargo, también son una obligación cuyo incumplimiento acarrea distintas sanciones y consecuencias económicas, administrativas y hasta financieras.
La primera de las consecuencias a las que se pueden enfrentar las empresas que no hayan presentado sus cuentas anuales en plazo -en este caso, hasta el pasado 31 de Julio- son las sanciones económicas.
Aunque las multas por no presentar las cuentas anuales no son habituales, la Ley de Sociedades de Capital prevé todo un régimen sancionador para los negocios que incumplan esta obligación.
Según el artículo 283 de esta ley, “el incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido -hasta el 31 de julio., las cuentas anuales dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas“
Además, añade este mismo artículo, “cuando la sociedad tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros“.
El importe de esta sanción se graduará atendiendo al tamaño de la sociedad, en función de los siguientes parámetros:
- Importe total de las partidas del activo
- Importe de la cifra de ventas
- .En el supuesto de no disponer de dichos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social
Ahora bien, si se detectara la infracción pero el negocio depositara las cuentas anuales antes del inicio del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un 50%.
Responsabilidad del administrador por no depositar las cuentas anuales
Aunque las sanciones económicas son la consecuencia más clara de no presentar las cuentas anuales, en muchos casos no es la más grave.
El incumplimiento de no presentar las cuentas anuales puede acarrear muchas otras consecuencias, sobre todo para los administradores, que no están recogidas en el régimen sancionador. Una de las más importantes es la responsabilidad de estos socios del órgano administrador de cara a todas las deudas que pueda generar la sociedad.
Al no presentar las cuentas anuales en su debido momento, la Ley y distintas sentencias indican que se podría entender que hay voluntad de ocultar la situación real económica y financiera de la empresa.
Esto significa que, en caso de disolución o concurso de acreedores, se podría llegar a entender que los administradores son responsables de las deudas generadas, al haber intentado ocultar la situación real en la que se encontraba la empresa.
De hecho, distintas sentencias como la emitida por la Audiencia Nacional en 2017 interpretan que el incumplimiento de la obligación de depositar la contabilidad en el Registro Mercantil ya podría suponer de por sí una causa de disolución.
Y en caso de que así fuera, se podría llegar a entender que ha habido una negligencia por parte de los administradores al no hacer pública la situación contable de la empresa y se les podría exigir responder de forma solidaria a estas obligaciones.
En resumidas cuentas, se rompería el concepto de “responsabilidad limitada” y los administradores podrían acabar haciendo frente de forma personal a todas las deudas de su empresa.
Consecuencias fiscales de no presentar las cuentas anuales
Otra de las consecuencias que puede tener no presentar las cuentas anuales para los administradores es la revocación del número de identificación fiscal (NIF), que es como el DNI de una empresa, necesario para cualquier compra o venta que haga la sociedad. Sin este número, la actividad no tiene posibilidad de seguir en funcionamiento.
Desde el pasado 25 de Abril, cuando entró en vigor el Real Decreto 249/2023 se modificó el régimen de revocación del NIF para las sociedades que ocultan sus cuentas anuales por distintas razones, como no mostrar su verdadera situación económica o financiera a clientes o entidades.
Hasta ese momento, sólo era posible que Hacienda le quitara el NIF a una sociedad cuando detectaba que no se habían presentado en algún proceso de depuración censal, que se llevan a cabo para verificar qué sociedades están inactivas.
Ahora y desde la entrada en vigor de esa ley, Hacienda puede revocar este número de identificación a toda empresa que no haya presentado las cuentas anuales en cualquier comprobación fiscal que realice, aunque sea verificando declaraciones de impuestos o ingresos que nada tienen que ver con la contabilidad.
Una vez revocado el NIF, la sociedad quedara “indocumentada” y sin posibilidad de emitir ni recibir ninguna factura. Sólo podrá resolver esta situación presentando toda la contabilidad pendiente y llevando a cabo distintos trámites con la Agencia Tributaria.
Sanciones mercantiles por no presentar las cuentas
Las consecuencias económicas y fiscales no son las únicas a las que se pueden enfrentar las empresas por no presentar sus cuentas anuales. De hecho, una de las sanciones más frecuentes que acarrea no depositar la contabilidad es que el propio Registro Mercantil cierre la hoja registral de la empresa.
Según el artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil, transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito.
Esto significa que la empresa no podrá legalizar ningún documento ante el registro como, por ejemplo, un nombramiento o registrar determinados trámites con notario. A nivel administrativo, la sociedad quedará muy limitada, hasta el punto de que muchas de sus operativas más básicas serían imposibles de realizar.
Las únicas excepciones de documentos que se podrían inscribir son:
- Títulos relativos al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores
- Revocación o renuncia de poderes
- Disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores
Otras consecuencias de no haber presentado las cuentas anuales
Además de todas las sanciones y consecuencias económicas, fiscales o mercantiles, no depositar las cuentas supone también muchos problemas para la imagen y marca del negocio que pueden influir muy negativamente a la empresa. Incluso podría suponer un veto de cara a conseguir financiación de un banco.
Al no depositar las cuentas anuales y hacer pública su contabilidad, los potenciales clientes y proveedores podrían entender que el negocio está ocultando una mala situación financiera o económica. Esto podría suponer que algunas empresas dejaran de trabajar con esta sociedad por desconfianza.
Además, y todavía más importante, los bancos acostumbran cada vez más a verificar las cuentas de las empresas a la hora de tomar cualquier decisión de financiación. Al ver que una sociedad no tiene publicada su contabilidad, la entidad podría decidir rescindir o no renovar un contrato de crédito que estuviera en marcha o directamente no conceder ningún nuevo préstamo a esta empresa.
