¿Cuáles son los requisitos que deben de cumplir las facturas electrónicas?

Empieza la cuenta atrás. Entre 2024 y 2026, todos los autónomos y pymes tendrán que empezar a emitir facturas electrónicas de manera obligatoria.

El final de la clásica factura en papel está cerca y los autónomos y pymes van a tener que adaptarse muy pronto a la nueva Ley de Creación y Crecimiento de empresas, también conocida como Ley Crea y Crece. Próximamente, todas las facturas de operaciones entre empresas tendrán que realizarse a través de softwares de facturación certificados y legales.

Y, por supuesto, todas las facturas electrónicas que se emitan tendrán que cumplir con una serie de requisitos básicos. ¿Todavía no sabes qué condiciones deberán cumplir tus facturas electrónicas para ser legales? Si quieres adelantarte a esta futura obligación y evitar sanciones de hasta 10.000 euros te recomendamos que leas nuestro artículo.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es una factura electrónica?
• ¿Quién y cuándo estará obligado a emitir una factura electrónica?
• ¿Qué requisitos deberán cumplir las facturas electrónicas?
• ¿Qué requisitos deberán cumplir los programas de facturación para ser legales?
• Sanciones por incumplir las obligaciones sobre facturación electrónica
• ¿Cómo adquirir de forma gratuita un programa para emitir facturas electrónicas?

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es, a todos los efectos, una factura. La única diferencia que tiene con la clásica factura en papel que todos conocemos, es que se emite por medios electrónicos y en formato digital. Por lo demás, la factura electrónica o efactura es, al igual que la factura tradicional, un documento comercial que deja constancia de una compraventa de bienes o servicios.

Este documento permite a los autónomos tener un comprobante digital para acreditar, por ejemplo, que se ha realizado una compraventa, pagar o cobrar por ella, o justificar que se ha producido un gasto para poder practicar una deducción en declaraciones de impuestos como IVA o IRPF.

La factura electrónica tiene que incluir los mismos datos obligatorios que una factura tradicional, como pueden ser numeración correlativa, fecha de emisión, datos identificativos del emisor y receptor, concepto, base imponible o tipo impositivo que se aplica a cada uno de los conceptos, entre otros.

Además, en un futuro próximo, la factura electrónica entre empresas deberá incluir algunos otros elementos -que descubriremos en los siguientes apartados de este artículo-, todavía pendientes de aprobar por el reglamento que establece la obligación de usar efactura en el sector privado.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre qué es y para qué sirve la factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

¿Quién y cuándo estará obligado a emitir una factura electrónica?

Desde 2015 y hasta ahora sólo están obligados a emitir facturas electrónicas los autónomos y empresas que trabajan con la Administración.

La Ley de Creación y Crecimiento empresarial, también conocida como Ley Crea y Crece que entró en vigor el pasado Septiembre de 2022 dice de manera literal que “todas las empresas y autónomos -sin excepción- deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre la Ley Crea y Crece y la facturación electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

Esto significa que la obligación de emitir factura electrónica dejará de estar muy pronto limitada a las operaciones entre empresas y Administración y pasará a ser obligatoria también en las operaciones que se produzcan entre negocios del sector privado (B2B).

Ahora, la pregunta que queda por responder es ¿Cuándo? ¿Cuándo tendrán que empezar los autónomos y empresas a emitir facturas electrónicas a las empresas con las que trabajan?
La Ley Crea y Crece no fija una fecha exacta en la que entrará en vigor esta obligación, sino que supedita el plazo a la entrada en vigor del reglamento de facturación electrónica que hace poco sacó el Gobierno a consulta pública pero que todavía no está aprobado.

Una vez se apruebe este reglamento que establezca los requisitos técnicos de las facturas electrónicas en el sector privado el contador comenzará a correr y quedarán fijados dos plazos para que las empresas se adapten a la nueva normativa:

• Un año desde la aprobación del reglamento: es el plazo con el contarán las empresas y autónomos que tengan una facturación anual superior a ocho millones de euros para adaptarse totalmente a la factura electrónica.
• Dos años desde la aprobación del reglamento: es el plazo con el que contarán las empresas y autónomos con una facturación anual inferior a los ocho millones de euros para adaptarse totalmente a la factura electrónica.
• Además habrá un año más de plazo (un total de tres) para que los autónomos que reciban facturas tengan que empezar a comunicar el estado de estas facturas a sus proveedores o a la Agencia Tributaria.

Por lo tanto, se estima que a finales de 2024 o principios de 2025 las empresas con más de 8 millones de facturación tendrán ya que emitir facturas electrónicas, pero no será hasta finales de 2025 o más adelante cuando esta obligación se extienda a todos los negocios, independientemente de su tamaño y facturación.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre quién está obligado a emitir una factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

¿Qué requisitos deberán cumplir las facturas electrónicas?

El pasado mes de Marzo, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y Hacienda sacaron a consulta pública el reglamento que regulará la futura obligación de emitir factura electrónica en todas las operaciones entre empresas.

El reglamento todavía no está aprobado, pero sí se han avanzado cuáles serán, en líneas generales, los requisitos que deberán cumplir para ser legales tanto los programas de facturación que utilicen los autónomos y pymes para emitir sus facturas como las propias facturas electrónicas.

A expensas de la aprobación de este reglamento, los elementos que deberá contener una factura electrónica para ser legal a partir de 2024 o 2025 serán:

• Emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado: según marca el reglamento sacado a consulta pública, para que una factura electrónica sea legal, la empresa deberá haberla emitido a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por este mismo reglamento para los software de facturación, como por ejemplo el que ofrecemos en Quipu. También cabe la opción, para algunos casos en los que se emitan muy pocas facturas o de forma muy aislada, de utilizar la aplicación informática que a tal efecto pondrá a disposición la Administración tributaria.
• Que contenga un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR»: para ser legales, estas facturas electrónicas deberán incluir un código de identificación y un código QR formados de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial por parte de Hacienda
• Que incorporen la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU»: las facturas electrónicas deberán incluir el distintivo “VeriFactu” únicamente cuando se hayan acogido a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración. Este último punto es especialmente interesante para acreditar transparencia y que se cumplen todas las obligaciones tributarias, no sólo de cara a la AEAT, sino también a las demás empresas que pueden convertirse en clientes.
• Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados: estas tres claves se podrán cumplir a través de distintos elementos que fijará el reglamento una vez que se haya aprobado. Algunos de ellos podrían ser las huellas digitales del contenido, el empleo de códigos QR que faciliten la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital.
• Utilizar un formato que asegure el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios: los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas fácilmente. El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años
• Incluir los demás elementos obligatorios que ya marca el reglamento de facturación para cualquier factura: estos datos que deberán incluir las facturas electrónicas del mismo modo que las convencionales son: número de factura; fecha de emisión; datos fiscales del emisor y receptor; concepto; base imponible; tipo impositivo; importe total e información del registro mercantil, si eres una empresa.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo hacer una factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

¿Qué requisitos deberán cumplir los programas de facturación para ser legales?

El reglamento que regulará la futura obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas no sólo establece los elementos que debe contener una factura electrónica sino también los requisitos que debe cumplir un programa de facturación para ser legal.

En líneas generales y a falta de aprobación del reglamento, las condiciones que deberán cumplir los software para ser legales son:

• Por cada entrega de bienes o prestación de servicios deberá generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.
• Deberá garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez registrados los datos de facturación, éstos queden protegidos contra cualquier acción que comprometa la exactitud, autenticidad y completitud de los datos almacenados, de manera que ninguno de los datos registrados pueda ser alterado, ni por el propio sistema informático, ni por el usuario ni por ningún dispositivo, sistema o programa informático o electrónico externo.
• También deberá garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. El sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
• Contar con todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
• Contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones con dicho sistema informático, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso, como el arranque y parada del sistema informático
• En los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación, deberá encontrarse debidamente disociada la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre las nuevas obligaciones al enviar o recibir facturas electrónicas te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

Sanciones por incumplir las obligaciones sobre facturación electrónica

La Ley Crea y Crece establece la obligación en los próximos años de emitir facturas electrónicas en las operaciones entre empresas y también fija sanciones para aquellos que no cumplan con esta obligación, es decir, que emitan facturas electrónicas que no incluyan los elementos necesarios o que facturen con un software que no se adapte a los nuevos estándares que marca el reglamento.

Cualquiera de estos aspectos será sancionable próximamente con multas de hasta 10.000 euros, en función de la gravedad de la infracción que haya cometido el empresario.

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¿Cómo adquirir de forma gratuita un programa para emitir facturas electrónicas?

La futura obligación de emitir factura electrónica para cualquier operación entre empresas está a la vuelta de la esquina. Las pequeñas empresas que quieran evitar sanciones y adaptarse de manera sencilla a la Ley Crea y Crece tienen ahora mismo la oportunidad de adquirir un programa de facturación como Quipu, que cumpla con todos los requisitos que exige la Ley, sin necesidad de hacer ningún esfuerzo económico.

El Gobierno ha lanzado una línea de ayudas para apoyar a los autónomos y pymes en su proceso de digitalización, el conocido Kit Digital. Uno de los aspectos que se subvencionan con este programa es la obtención e instalación de un software de facturación para hacer más suave la transición a esta futura obligación de emitir facturas electrónicas.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre las ayudas del kit digital para la factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

Los autónomos sólo tienen que solicitar la ayuda para obtener un bono de hasta 10.000 euros, dependiendo del tamaño que tenga su empresa, que podrán destinar a pagar a un agente digitalizador por alguno de los doce servicios subvencionables en estas ayudas.

Al contratar a un agente digitalizador como Quipu, el autónomo sólo tendrá que solicitar el bono y la empresa digitalizadora se encargará de gestionar todo el proceso y justificaciones de la ayuda e instalar en su negocio el programa de facturación certificado que le permitirá cumplir con todos los requisitos de la Ley Crea y Crece.