¿Sabías que los autónomos y pymes pueden delegar en un tercero la mayoría de los trámites y gestiones necesarias para solicitar las ayudas del Kit Digital?
El Gobierno introdujo a finales del año pasado en las bases reguladoras del Kit Digital la figura del representante voluntario, un asesor, gestor o cualquier otra persona que se encargará de solicitar y tramitar las ayudas en nombre del autónomo o de la pyme beneficiaria.
Rellenando un formulario de dos páginas, los autónomos y pymes pueden evitar errores al solicitar el Kit Digital y ahorrar tiempo en trámites y gestiones que realizará por ellos su representante voluntario.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es el representante voluntario del Kit Digital?
- ¿Para qué sirven los representantes voluntarios en las ayudas de Kit Digital?
- Beneficios de tener un representante voluntario para el Kit Digital
- ¿Quién puede ser representante voluntario del Kit Digital?
- ¿Qué se necesita para solicitar el Kit Digital como representante voluntario?
- Pasos para completar el modelo de representante voluntario
¿Qué es el representante voluntario del Kit Digital?
El representante voluntario es un nuevo concepto que incluyó el Gobierno a finales de 2022 en las bases reguladoras del Kit Digital para ayudar a los beneficiarios a acceder a las subvenciones y digitalizar su negocio. Desde ese momento, los autónomos o pymes pueden contar con una persona o empresa que solicite y gestione por ellos estas ayudas.
El representante voluntario en el Kit Digital se reguló por primera vez en la Orden ETD/1498/2021, de 29 de Diciembre, por la que se aprueban las bases reguladoras del programa. La norma define por primera vez esta figura como una persona o empresa que puede intermediar entre los autónomos o pymes beneficiarios y Red.es, la entidad gestora del programa, para que accedan a estas ayudas.
En el tercer punto del artículo 27 de las bases reguladoras del Kit Digital se prevé que la solicitud de las ayudas “será realizada por el solicitante, su representante legal o un representante voluntario que cuente con su autorización en el contexto de una convocatoria.
Además, la orden de bases dice que “en las convocatorias se incorporará un modelo de autorización para que el representante voluntario pueda hacer la solicitud y tramitar la ayuda en nombre del autónomo.
Por lo tanto, este representante voluntario puede ser cualquier empresa, persona o asociación al que otorga poderes el autónomo o la pyme a través del formulario de autorización para solicitar y tramitar por él las ayudas del Kit Digital.
¿Para qué sirven los representantes voluntarios en las ayudas de Kit Digital?
Esta figura sirve para facilitar a los autónomos y pymes beneficiarios el acceso al programa de Kit Digital, sin que tengan que hacer ellos la mayor parte de los trámites para solicitar el bono digital e implantar alguno de los doce servicios digitales disponibles en su negocio.
El representante voluntario suele ser una asesoría, consultoría o asociación que actúa de manera gratuita o previo pago en nombre del autónomo en casi todas las fases del Kit Digital. Desde el momento en que el beneficiario firma la autorización y delega en el representante, esta figura se encargará de cumplir todas las obligaciones del autónomo o pyme en su nombre hasta que tenga instalado el servicio en su negocio.
Estos trámites que gestionará el representante voluntario por el autónomo o pyme pueden ser muchos pero los principales serían:
- Proceso de solicitud: el representante voluntario solicitará en nombre del autónomo la ayuda, con todos los trámites que ello implica -alta en Acelera Pyme, realización del test de autodiagnóstico, rellenar el formulario de la convocatoria correspondiente, etc.-
- Recepción del bono: el representante estará también pendiente a que Red.es comunique la concesión del bono al beneficiario. Esto es importante de cara a atender las notificaciones y consumir el bono en el plazo establecido, ya que sino la ayuda se podría perder.
- Gestión del bono: una vez recibido el bono, el representante también podrá gestionarlo por el autónomo. Esto implica elegir uno o varios servicios que desee el autónomo y ponerse en contacto con el agente digitalizador para formalizar el acuerdo de prestación de servicios. A partir de ahí ya se empezaría a implantar la solución.
- Firmas de documentos de justificación: al tener la autorización del beneficiario, el representante voluntario también podría firmar los distintos documentos de justificación y demás obligaciones posteriores a la instalación del servicio a las que estaría obligado el beneficiario.
Beneficios de tener un representante voluntario para el Kit Digital
Los autónomos o pymes que autoricen a un representante voluntario para gestionar su ayuda del Kit Digital podrán acceder a distintas ventajas, más allá del ahorro de tiempo y la simplificación de los trámites.
Al delegar la gestión del bono digital en un representante voluntario, los autónomos y pymes tendrán algunos beneficios como:
- Evitar errores en la solicitud: el proceso para solicitar de Kit Digital no es difícil pero cuenta con muchas fases en las que el autónomo puede cometer algún error. Especialmente en el propio formulario de solicitud. Por ejemplo, contabilizar mal su plantilla media y acceder a la convocatoria equivocada. Al delegar en un representante voluntario, que suele ser un asesor o gestor experto, se reducen las posibilidades de cometer fallos y se agiliza el acceso a las ayudas.
- Facilita el cumplimiento de los plazos: el programa kit digital cuenta con distintos plazos, no sólo de solicitud sino también de consumo del bono o de justificación. Por ello, es importante contar con un experto que conozca cada momento de gestión de la ayuda y evite incumplir los requisitos del programa o incluso perder la subvención por no haberla utilizado a tiempo.
- Agiliza los trámites de solicitud: al contar con un representante voluntario, las gestiones que va a tener que hacer el autónomo se limitan a un simple formulario de autorización de dos páginas. Casi todo el resto de gestiones hasta la instalación de la solución podría hacerlas su representante.
- Puede intermediar con el agente digitalizador: el representante voluntario está capacitado para elegir a un agente digitalizador cualificad y ponerse en contacto con él para que instale directamente el servicio que haya elegido el autónomo en su negocio.
- Puede completar la documentación posterior en nombre del autónomo: tras recibir el bono digital, los beneficiarios siguen teniendo algunas obligaciones como firmar el acuerdo de prestación de servicios con el digitalizador o las justificaciones de implantación de la solución en el negocio. En ambos casos, el representante podría hacer estas gestiones en nombre del autónomo o pyme.
¿Quién puede ser representante voluntario del Kit Digital?
Según las bases reguladoras del programa, el representante voluntario es la figura a la que el solicitante del bono digital le otorga derecho para poder realizar la solicitud de la subvención en su nombre.
Además, las bases precisan que este representante voluntario puede ser tanto una persona física como una persona jurídica. Por lo tanto, podrán representar bajo esta figura a los autónomos beneficiarios:
- Las gestorías y servicios de asesoría.
- Las consultorías.
- Los despachos de abogados.
- Las asociaciones y organizaciones representativas del colectivo.
- Otras empresas o personas físicas que elija el beneficiario.
En algunos casos, incluso los propios agentes digitalizadores podrían actuar como representante voluntario del autónomo o pyme. Según Red.es, “en el caso de que el representante voluntario de una pyme o persona en situación de autoempleo sea un Agente Digitalizador, no supone ningún inconveniente para solicitar la ayuda“.
Ahora bien, “en el caso que el representante voluntario sea el Agente Digitalizador no podrá
formalizar el Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización”.
Este acuerdo es el que da inicio a la prestación de los servicios, y si el agente y el representante son la misma empresa, la firma la tendrá que hacer el autónomo o pyme beneficiario directamente.
¿Qué se necesita para solicitar el Kit Digital como representante voluntario?
El representante voluntario, ya sea una gestoría, una asesoría o una asociación, necesita una acreditación por parte del autónomo o la pyme que va a ser beneficiaria para poder solicitar el Kit Digital en su nombre.
Esta formulario viene recogido en las bases reguladoras del programa como “modelo de autorización de representante voluntario del programa Kit Digital“. Se trata de un documento breve en el que el autónomo o o pyme beneficiario deberá rellenar algunos datos suyos y del representante que va actuar en su nombre para gestionar las ayudas.
Este formulario tiene un modelo unificado para todas las convocatorias, independientemente de cuál sea su segmento o el tipo de negocio y se encuentra tanto en la sede Acelera Pyme como en Red.es en este enlace.
Pasos para completar el modelo de representante voluntario
Los autónomos o pymes que quieran delegar la tramitación de las ayudas de Kit Digital deberán descargar y rellenar el modelo de representante voluntario en las dos primeras páginas.
1. Datos de la pyme o autónomo
En la primera página, el negocio que quiere acceder al programa y va a autorizar al representante voluntario deberá rellenar sus datos.
Si es una Pyme o microempresa se deberá cumplimentar con el nombre oficial y legal en mayúsculas que aparece en la documentación de constitución. También deberá indicar su número de Identificación Fiscal (NIF).
En caso de ser un autónomo persona física, bastará con que indique su nombre y apellidos así como el Documento Nacional de Identidad (DNI).
2. Datos de la persona que otorga la autorización al representante
En la segunda página, se deberá cumplimentar la información (nombre y apellidos, DNI, teléfono, e-mail) de las personas que vayan a autorizar al representante voluntario. En el caso de los autónomos, lo habitual es que sea la misma persona.
Sin embargo, en el caso de las empresas, en este apartado se deberá rellenar el tipo de otorgante (administrador de la empresa, apoderado, consejero…), sus datos, su DNI, su teléfono de contacto y el e-mail. Si son varios, habrá que poner la información de todos.
3. Escrituras de la empresa
En caso de que el beneficiario sea una empresa, para agilizar el trámite, se solicita que se faciliten los datos de escritura que le facultan para representar a su empresa y autorizar al representante voluntario.
Será a la mitad de la segunda página donde habrá que cumplimentar la información de las escrituras de apoderamiento de la pyme beneficiaria, incluido nombre y apellidos del Notario, número de protocolo de la escritura y fecha de firma. Esta información la podrá obtener en las escrituras notariales en posesión de la empresa.
4. Datos del representante voluntario
Una vez cumplimentada la información requerida en el formulario, el autónomo o los
otorgantes de la pyme deberán firmar el documento en formato pdf.
Se admiten las siguientes firmas:
- Sistemas de firma electrónica cualificada o avanzada, basados en certificados electrónicos cualificados expedidos por prestadores de servicios electrónicos de confianza (https://sedeaplicaciones.minetur.gob.es/Prestadores/), incluyendo entre ellos el DNIe o el certificado emitido por la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre.
- Firma no criptográfica, a través de un sistema de PIN OTP o similar de un
prestador de servicios electrónicos de confianza cualificados.
Una vez completado y firmado el documento, el negocio lo tendrá que enviar a su representante para que lo adjunte en la solicitud de la convocatoria de ayudas de Kit Digital que va a tramitar en su nombre.
