Existen muchas situaciones en las que un negocio necesita hacer saber a su cliente cómo funcionará una operación comercial para que este último se anime a dar el paso a la compra. La factura proforma es un documento ideal para este tipo de situaciones.
En este artículo de Quipu veremos qué es una factura proforma, cómo se rellena y sus diferencias con un presupuesto y un albarán para que no te quede ninguna duda sobre cómo debes usarla.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una factura proforma?
- ¿Para qué sirve una factura proforma?
- Requisitos de las facturas proforma
- ¿Cuáles son los datos obligatorios en una factura proforma?
- ¿Cómo hacer una factura proforma?
- Ejemplo de factura proforma
- ¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?
- ¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un albarán?
- Tabla comparativa entre factura proforma, presupuesto y albarán
- Preguntas frecuentes sobre las facturas proforma
¿Qué es y cómo hacer una factura proforma?
📹 Vídeo explicativo: En el siguiente vídeo te explicamos en detalle todo lo que necesitas saber sobre la factura proforma: para que se utiliza, su diferencia con un presupuesto y como hacerla paso a paso:
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¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es una factura provisional que entregaremos al cliente donde especificaremos los detalles de una futura actividad comercial. Una factura proforma no tiene valor fiscal ni contable, simplemente es un documento en el que se especificarán los detalles de una futura factura definitiva.
De la misma forma que en una factura ordinaria, una factura proforma debe incluir un precio, una base y unos impuestos que corresponden a las condiciones por las que facturaríamos unos servicios. Como haríamos con un presupuesto, pero tenemos que dejar claro que no son exactamente lo mismo.
¿Para qué sirve una factura proforma?
La factura proforma es un documento de carácter informativo, pero no vinculante. Este tipo de factura sirve para informar y acordar las condiciones de venta de nuestro servicio o producto a nuestros clientes. De esta forma, sirve como ejemplo provisional para que el cliente vea cómo será la factura definitiva.
Ahora bien, en el supuesto que llegaras a tener problemas con algún cliente porque no te paga o porque no os ponéis de acuerdo, la factura proforma tiene validez jurídica y acredita que ha habido algún indicio de actividad.
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Requisitos de las facturas proforma
El objetivo de una factura proforma es proporcionar al comprador un coste y un detalle estimado de los bienes o servicios antes de la compra. Para ello, una factura proforma tendrá que tener el mismo contenido y estructura de una factura ordinaria, de forma que el cliente comprenda todos los datos que necesita saber antes de tomar una decisión de compra.
En este sentido, un requisito muy importante de las facturas proforma es que deben estar identificadas como tal. Para esto, debemos incluir visiblemente en el encabezado el texto “Factura Proforma”.
¿Cuáles son los datos obligatorios en una factura proforma?
En una factura proforma añadiremos todos los campos requeridos en cualquier factura convencional u ordinaria, sin olvidar que tenemos que especificar que se trata de una factura proforma en el encabezado de ésta.
De este modo, en una factura proforma podemos encontrar la siguiente información:
- Cabecera especificando que se trata de una factura proforma.
- Fecha de emisión.
- Datos del vendedor así como del cliente potencial, incluyendo nombre, domicilio, identificación fiscal, número de IVA intracomunitario, etc.
- Descripción de los productos/servicios, incluyendo el precio total (teniendo en cuenta transporte y otros costes adicionales).
- Impuestos y retenciones que se puedan aplicar, como el IVA o el IRPF.
- Otra información que, a nuestro parecer, sea necesaria o relevante.
¿Cómo hacer una factura proforma?
Hacer una factura proforma es un proceso sencillo y no tiene grandes diferencias respecto al proceso de crear una factura normal. A continuación, te contamos paso a paso cómo hacer una factura proforma correctamente.
Paso 1: Indica que se trata de una factura proforma
Las facturas proforma no tienen la misma validez y consideración que las facturas ordinarias. Es por eso que es muy importante indicar en nuestro documento de que se trata de una factura proforma. La mejor forma de hacerlo es incluir el texto “factura proforma” de forma bien visible en el encabezado de nuestra factura.
Paso 2: Ponle fecha a la factura
Aunque no es necesario identificar nuestra factura proforma con un número de factura, sí que es imprescindible que pongamos una fecha de emisión de la misma. Esto ayudará al cliente a no confundir esta factura proforma con otras que hayan podido ser emitidas anteriormente.
Paso 3: Añade los datos fiscales del emisor y del receptor
Este paso es esencial para identificar al proveedor y cliente de la operación en sí. Para identificar al emisor de la factura y al destinatario, lo haremos añadiendo los datos fiscales de ambos. Estos datos fiscales son:
- Nombre y apellidos (profesionales autónomos) o denominación social (empresas)
- Número de Identificación Fiscal (NIF)
- Dirección fiscal
Paso 4: Añade los productos o servicios con su precio
En este punto debes escribir los detalles del producto o servicio que vamos a vender. En esta misma línea de “concepto”, también debemos añadir la cantidad de los mismos (especialmente si hay más de uno) así como el precio unitario por cada producto o servicio. Si en la misma factura conviven distintos tipos de IVA, también debes añadir el tipo de IVA para cada producto o servicio.
Paso 5: Añade los importes totales
En el último paso tenemos que indicar a nuestro cliente cuál será el importe final, lo que estará basado en una base imponible total a la que añadimos los impuestos y retenciones correspondientes. Para ello, tendremos que añadir las cantidades de cada producto o servicio, los descuentos aplicados, el IVA total. Por último, debemos marcar el importe total de la factura sumando los distintos impuestos a la base imponible.
Ejemplo de factura proforma
Ahora que ya sabes qué es una factura proforma y cómo hacerla, vamos a materializar con un ejemplo sencillo. Puedes verlo en la siguiente imagen:
¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?
La factura proforma y el presupuesto son dos documentos que sirven para lo mismo: informar a un cliente sobre el precio que tiene nuestro trabajo. Sin embargo, aunque comparten el mismo objetivo, no son lo mismo. Por ejemplo, no tienen el mismo nivel de detalle ni la misma validez jurídica.
Si quieres saber más sobre este tema, no te pierdas nuestro post sobre la diferencia entre factura proforma y presupuesto.
¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un albarán?
Mientras que una factura proforma es un documento informativo que se envía antes de una venta para informar a un cliente sobre el precio o las condiciones de la operación, el albarán es un documento acreditativo que sirve para justificar una operación ya realizada, ya que se entrega después de haberse realizado la operación en sí.
Tabla comparativa entre factura proforma, presupuesto y albarán
Para que te sea más fácil diferenciar los tres documentos, detallamos a continuación las características principales de cada uno:
| Características | Factura proforma | Presupuesto | Albarán |
|---|---|---|---|
| Finalidad documento | Determinar los detalles de una transacción | Calcular una cantidad económica necesaria para la consecución de acciones, objetivos y metas | Acredita la entrega o recepción de un producto |
| Tipo de documento | Provisional | Provisional | Definitivo |
| Valor comercial | No | No | Si |
| Forma parte de la contabilidad | No | No | No |
| Validez legal | Si | No | Si |
| Nivel de detalle | Alto | Medio | Alto |
Preguntas frecuentes sobre las facturas proforma
Ahora que ya sabes casi todo sobre las facturas proforma, respondemos algunas preguntas frecuentes para que no tengas ninguna duda sobre este tipo de facturas.
¿Las facturas proforma deben de llevar una numeración específica?
Si has prestado atención, habrás visto que no hemos incluido la numeración en los datos obligatorios. Esto es así porque no es obligatorio enumerar las facturas proforma, aunque sí que podemos hacerlo. En una factura proforma podemos incluir una numeración por si queremos tener control sobre el total de facturas proforma emitidas, pero nunca serán numeradas como cuando haces una factura ordinaria ni podrán sustituirlas, ya que son facturas que no se declaran.
¿Las facturas proforma llevan IVA?
Una factura proforma deberá llevar IVA siempre y cuando la operación documentada esté sujeta a este impuesto. Las facturas proformas son una forma de informar al cliente sobre todas las características de la operación, de forma que es necesario incluir esta información para que tu cliente sepa cuánto IVA debe pagar por esa compra.
¿Las facturas proforma se contabilizan?
La factura proforma no formará parte de la contabilidad de la empresa. Es decir, no la declararemos ni liquidaremos. Como hemos comentado anteriormente, se trata de algo así como un “borrador”, de forma que no tendrá ningún tipo de validez comercial para nuestro cliente ni para Hacienda. No obstante, aunque no se contabilizan, sí que puedes numerarlas para un mejor control interno.
