La memoria contable es uno de los informes más importantes dentro de las cuentas anuales que complementa y enriquece la información financiera que periódicamente tienen que presentar las empresas como parte de sus cuentas anuales.
A continuación, explicaremos en qué consiste la memoria, cómo se completa en función del tipo de empresa y para qué sirve.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la memoria contable?
- ¿Para qué sirve la memoria contable?
- ¿Es obligatoria la memoria contable?
- Tipos de memoria contable
- ¿Cuál es el contenido de la memoria contable?
- ¿Cómo hacer la memoria contable?
- ¿Cuándo se debe de presentar la memoria contable?
- Ejemplo de memoria contable
¿Qué es la memoria contable?
La memoria contable es un documento que es parte integrante de las cuentas anuales de una empresa. Ofrece una descripción ampliada de la información contenida en el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.
Este documento proporciona detalles sobre las prácticas contables, los criterios de valoración utilizados, además de una explicación detallada de las diferentes partidas que componen los estados financieros y otros detalles.
Su objetivo es complementar y profundizar en la información financiera, permitiendo una mejor interpretación y análisis por parte de los usuarios de las cuentas anuales.
¿Para qué sirve la memoria contable?
La memoria contable tiene múltiples propósitos, desde cumplir con obligaciones legales hasta facilitar la toma de decisiones informadas por parte de inversores, acreedores, y la dirección de la empresa e, incluso, como herramienta de comunicación corporativa a otros stakeholders.
Es una herramienta clave para la transparencia financiera, ya que contribuye a explicar las fluctuaciones y tendencias dentro de los estados financieros, proporcionar información sobre riesgos financieros, compromisos futuros, y políticas de inversión, entre otros aspectos.
Este nivel de detalle es vital para la evaluación del rendimiento empresarial y la planificación estratégica de una empresa.
¿Es obligatoria la memoria contable?
La memoria contable forma parte de los libros contables obligatorios que las empresas deben presentar ante el Registro Mercantil, al igual que el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto o el estado de flujos de efectivo. En consecuencia, sí, la memoria contable es un documento obligatorio, de acuerdo con la normativa prevista en la Ley de Sociedades de Capital.
En general, todas las empresas están obligadas a cumplir con esta responsabilidad anual:
- Sociedades de responsabilidad limitada
- Sociedades anónimas
- Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca
- Fondos de pensiones
- Toda empresa que, en virtud de la normativa vigente, esté obligada a publicar sus cuentas anuales
En este caso, se excluyen de su presentación, al igual que de la presentación de las cuentas anuales, cualquier empresario individual, aunque sí esté obligado a llevar su contabilidad.
Tipos de memorias contables
Básicamente, existen dos tipos de memorias contables:
- Memoria ordinaria: que es la que tienen que presentar aquellas empresas que tienen un elevado volumen de activos. Incluye 25 notas, que tienen que referenciarse de manera directa con cada uno de los estados financieros presentados, a través de un número colocado en la columna adecuada.
- Memoria abreviada: más adecuada para pequeñas y medianas empresas. En este caso, las empresas tan solo tienen que rellenar 10 notas.
¿Cuál es el contenido de la memoria contable?
El contenido de la memoria es el único aspecto dentro de las cuentas anuales que no está regulada por el PGC, sino por el artículo 260 de la Ley de Sociedades de Capital. No obstante, dependiendo del tipo de memoria, su contenido será más o menos extenso.
En el caso de la memoria ordinaria, su contenido consta de 25 puntos, y es el siguiente:
- Actividad de la empresa.
- Bases de presentación de las cuentas anuales.
- Aplicación de resultados.
- Normas de registro y valoración.
- Inmovilizado material.
- Inversiones inmobiliarias.
- Inmovilizado intangible.
- Arrendamientos y otras operaciones de naturaleza similar.
- Instrumentos financieros.
- Existencias.
- Moneda extranjera.
- Situación fiscal.
- Ingresos y gastos.
- Provisiones y contingencias.
- Información sobre medio ambiente.
- Retribuciones a largo plazo al personal.
- Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.
- Subvenciones, donaciones y legados.
- Combinaciones de negocios.
- Negocios conjuntos.
- Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones interrumpidas.
- Hechos posteriores al cierre.
- Operaciones con partes vinculadas.
- Otra información.
- Información segmentada.
La memoria abreviada, por su parte, consta de tan solo 10 puntos:
- Actividad de la empresa.
- Bases de presentación de las cuentas anuales.
- Normas de registro y valoración
- Inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias.
- Activos financieros.
- Pasivos financieros.
- Fondos propios.
- Situación fiscal.
- Operaciones con partes vinculadas.
- Otra información.
¿Cómo hacer la memoria contable?
La redacción de la memoria contable debe cumplir con los requisitos que establece el Plan General de Contabilidad. En principio, no existe ninguna estructura prevista, aunque su contenido tiene que seguir los criterios establecidos en función de si la memoria es abreviada u ordinaria.
No obstante, existen una serie de puntos que los expertos recomiendan incluir siempre, que detallamos a continuación.
Políticas contables y criterios de valoración
La sección de políticas contables y criterios de valoración es fundamental para cualquier persona que busque comprender cómo la empresa aplica las normas contables internacionales o locales. Aquí, las empresas detallan cómo se valoran sus activos y sus pasivos, desde inventarios hasta propiedades, plantas y equipos, pasando por instrumentos financieros.
Por ejemplo, si una empresa utiliza el método FIFO (First In, First Out) para valorar sus inventarios, este será explicado en la memoria, junto con las razones de su elección y cómo afecta a la valoración de los activos y el coste de los bienes vendidos.
Análisis de los estados financieros
Esta sección va más allá de los números, ya que ofrece una narrativa que contextualiza las cifras en el balance general y la cuenta de resultados. Un aumento significativo en el activo inmovilizado, por ejemplo, podría explicarse por la adquisición de nueva maquinaria, lo que a su vez podría indicar una expansión de la capacidad productiva de la empresa.
Este análisis ayuda a los inversores y analistas a entender las estrategias subyacentes y las expectativas de crecimiento.
Información sobre los activos y los pasivos
Dentro de la memoria contable, la empresa desglosa sus activos y pasivos, ofreciendo una visión detallada de cada categoría. Por ejemplo, en el caso de los activos, se podría detallar la composición de los activos intangibles, indicando cuánto corresponde a patentes, marcas registradas o goodwill.
En cuanto a los pasivos, se explicaría la naturaleza de las deudas a largo plazo, incluyendo los términos de interés y vencimiento, lo que es crucial para evaluar la estructura de capital y la solvencia de la empresa.
Capital social y variaciones
Este apartado no solo informa sobre los cambios en el capital social a lo largo del ejercicio, como emisiones de acciones o recompra de las mismas, sino que también puede incluir información sobre los derechos de voto, restricciones a la transmisión de acciones, y políticas de dividendos.
Este nivel de detalle es especialmente relevante para los actuales y potenciales inversores, ya que afecta directamente a su participación y beneficios en la empresa.
Información sobre ingresos y gastos
En esta sección, la memoria se adentra en la composición de los principales ingresos y gastos, proporcionando claridad sobre las fuentes de ingresos de la empresa y la naturaleza de sus gastos.
Por ejemplo, si una empresa tiene varios segmentos de negocio, detallará los ingresos y márgenes de cada uno, ofreciendo una vista clara de dónde proviene la rentabilidad. Igualmente, los gastos se desglosan para mostrar los costes directos, los gastos de administración, y otros gastos operativos, permitiendo una evaluación de la eficiencia operativa.
Otra información relevante
Finalmente, la memoria contable puede incluir secciones dedicadas a aspectos como la investigación y desarrollo, los impactos medioambientales de las operaciones de la empresa, y los compromisos sociales y corporativos. Esta información ayuda a pintar un cuadro más completo de la empresa, mostrando no solo su rendimiento financiero, sino también su compromiso con la sostenibilidad y la responsabilidad social corporativa.
¿Cuándo se debe de presentar la memoria contable?
La presentación de la memoria contable debe coincidir con la entrega de las cuentas anuales, cuyos plazos varían según la legislación de cada país.
Generalmente, las empresas deben presentar sus cuentas anuales, incluida la memoria contable, dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal.
Este plazo permite a las empresas preparar adecuadamente toda la documentación necesaria y realizar una auditoría, si es requerida.
Ejemplo de memoria contable
Como hemos visto, no existe una forma única de hacer una memoria contable, siempre que se cumpla con los contenidos previstos en la Ley en función del tipo de memoria a redactar (si es ordinaria o abreviada).
No obstante, y dado que este informe es público, existen algunos ejemplos, como el de Estrella Damm, Inditex o el Banco Santander, que ilustran algunos de los datos que están contenidos en este informe.
