Síntesis del artículo
En este artículo te explicamos cómo utilizar un programa de facturación en Excel como herramienta de apoyo o para generar borradores. Además, detallamos el contexto normativo de 2026 (VeriFactu y el RD 1007/2023), que exige a autónomos y empresas utilizar un software homologado para la emisión y registro oficial de sus facturas, limitando el uso de Excel a procesos estrictamente manuales.
Roger Dobaño · CEO de Quipu
¿Has empezado a facturar? ¿Todavía no controlas la facturación? En este artículo te enseñaremos cómo gestionar tus facturas con un programa de facturación en Excel para usos de apoyo. En 2026, los autónomos y pymes deben emitir sus facturas mediante software de facturación que cumpla la normativa VeriFactu y el RD 1007/2023. Las plantillas de Excel con fórmulas y automatización pueden utilizarse como apoyo interno (por ejemplo, para controles o borradores), pero no deberían ser el sistema principal de emisión y registro de facturas. Para la facturación oficial es necesario usar un programa homologado que genere los registros con hash encadenado, código QR y formato estructurado, y garantice la inalterabilidad de la información.
Descarga el programa de facturación en Excel
El primer paso para utilizar nuestro sistema de facturación en Excel es descargar la plantilla del programa en tu ordenador. Para ello solamente debes de rellenar el formulario de abajo con tu nombre e email. En unos segundos tendrás el archivo Excel en tu bandeja de entrada.
¿Cómo funciona nuestro sistema de facturación en Excel?
Los riesgos de la facturación manual
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Controlar las facturas que emites y las que recibes es vital para cualquier autónomo o empresa. Así es cómo consigues controlar tus ingresos y gastos, y con ello tu facturación. A continuación te explicamos todo lo necesario para utilizar nuestro programa de facturación en Excel.
Paso 1: Define el formato de tus facturas
Empecemos por el principio: definir y montar nuestra factura. En la primera hoja de cálculo se muestra un modelo de factura con los datos obligatorios principales para que tenga validez:
- Numeración y serie.
- Fecha de emisión. Puedes añadir también la fecha de vencimiento de la factura.
- Datos fiscales del emisor.
- Datos fiscales del cliente.
- Concepto
- Base Imponible y cantidad.
- Tipo impositivo.
- Importe total.
Paso 2: Automatiza la creación de las facturas
El segundo paso es conseguir automatizar la factura. Así conseguirás que se guarden todos los datos de tus clientes, así como los de tus productos, y podrás guardar toda tu información de facturación.
Para que el sistema de facturación en el Excel sea automático, es decir, que los campos de tu factura se completen solos deberás conocer las siguientes fórmulas:
- Campo de fecha de emisión y vencimiento
Este campo lo hemos cumplimentado con la función de Excel =HOY() que pone la fecha del día actual. Para la del vencimiento hemos puesto el resultado de la fecha de emisión más 30 días =F5+30.
- Desplegable con los datos de concepto, clientes y forma de pago
Para que aparezca un desplegable con datos en el apartado de clientes, concepto y forma de pago hará falta que crees 3 hojas nuevas donde insertar los datos respectivos.
En la hoja de clientes hemos creado las siguientes 5 columnas con los campos que pedimos en la factura de la hoja 1:
Para crear el desplegable deberás posicionarte en la celda E10 e ir en la sección del navegador: Datos > Validación de datos > Permitir Lista y seleccionar el origen. En este caso insertar las celdas que queramos que aparezcan en la lista.
Para referenciar los demás campos solo tendrás que utilizar la función de =BuscarV donde solo hará falta cambiar el indicador de la columna.
Paso 3: Adaptación de la plantilla (Autónomos, empresas y retenciones)
Es fundamental modificar tu factura según el tipo de negocio que tengas. Si eres autónomo y ofreces servicios a otras empresas, deberás añadir una línea específica para aplicar la retención de IRPF correspondiente. En Excel, puedes insertar una nueva fila justo debajo del desglose del IVA para calcular este importe negativo (como un porcentaje sobre la base imponible), asegurándote de que la fórmula del importe total reste correctamente dicha retención.
Paso 4: Seguimiento y administración de cobros en Excel
Para llevar un control real de tus saldos y no limitarte solo a emitir el documento, es recomendable añadir un apartado de seguimiento. Puedes crear una hoja adicional en el libro de Excel enfocada en registrar y visualizar el estado de las facturas. Añade columnas clave para identificar rápidamente el estado (pendientes, cobradas o vencidas) y las fechas de vencimiento reales; de esta forma podrás administrar los cobros pendientes de un solo vistazo.
Del Excel a un programa de facturación online
¿Es legal seguir facturando con Excel?
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Ahora ya conoces cómo llevar tu facturación en Excel. Es simple y sencillo, pero las fórmulas y los datos pueden confundirte. Nosotros te recomendamos usar un programa de facturación online, ya que te permite gestionar tu negocio de forma mucho más fácil y ágil. Además, en 2026 el panorama cambia respecto a si no va a ser posible facturar en Excel: seguir utilizándolo es posible únicamente en un contexto muy limitado, como herramienta manual para rellenar e imprimir facturas sin numeración automática, sin macros ni fórmulas que generen libros fiscales y sin conservación digital como sistema de facturación. En cuanto Excel se utiliza para emitir, conservar y tratar la información de facturación de forma informatizada o automatizada, se considera un SIF y debe cumplir VeriFactu, por lo que la opción práctica pasa por usar software de facturación certificado.
| Funcionalidades para autónomos y empresas | Programa de facturación | Facturas en Excel |
|---|---|---|
| Plantilla de factura | ✅ | ✅ |
| Rellenado automático de impuestos | ✅ | ❌ |
| Digitalización de facturas | ✅ | ❌ |
| Personalización de facturas | ✅ | ❌ |
| Recordatorio de fechas e impagos | ✅ | ❌ |
| Documentos en la nube | ✅ | ❌ |
| Conciliación bancaria manual | ✅ | ❌ |
| Conciliación bancaria automática | ✅ | ❌ |
| Gestor documental | ✅ | ❌ |
| Control de Ingresos y Gastos | ✅ | ✅ |
| Analítica y gestor de proyectos | ✅ | ✅ |
Desde Quipu, ofrecemos un programa de facturación para gestionar todo el proceso de facturación de tu negocio.
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