Las facturas forman parte del día a día de los profesionales y las empresas. Pero, por más que nos rodeen durante nuestra actividad profesional, siempre es importante tener un proceso claro con el que comprobar su procedencia y su validez, un proceso de aprobación de facturas.
Nadie paga facturas sin ton ni son, ¿o quizá sí? Cuando no hay un proceso de aprobación de facturas instaurado en una empresa, o como parte de la rutina de un trabajador por cuenta propia, casi se podría decir que se está pagando “a lo loco”.
Casi todas las empresas tienen hoy en día un proceso de aprobación de facturas. Es lo que les ayuda a tener un mejor control de gastos y, a su vez, algo que tienen totalmente normalizado y casi automatizado gracias a las nuevas herramientas de gestión de facturas.
¿Quieres saber qué es exactamente esto del procedimiento de aprobación de facturas? ¿Por qué es tan importante? ¿Cómo se aplica? Vamos a verlo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es y en qué consiste el proceso de aprobación de facturas?
- Importancia del proceso de aprobación de facturas
- ¿Cómo hacer el proceso de aprobación de facturas?
¿Qué es y en qué consiste el proceso de aprobación de facturas?
El proceso o procedimiento de aprobación de facturas es el que recopila todos los pasos a seguir a la hora de revisar y validar el pago de una factura procedente de un proveedor. Un seguimiento que comienza en el momento en el que se recibe la factura en cuestión, y que termina una vez se completa su pago.
Es algo sencillo, aunque su complejidad depende principalmente del volumen de la empresa receptora y del tipo de factura. En el caso de los autónomos suele ser mucho más sencillo, ya que la mayoría de gastos que hacen con motivo de su actividad solo requieren de su propia validación.
En grandes negocios, en cambio, hace falta la intervención de un departamento de contabilidad y, en ocasiones, la aprobación de altos cargos.
Importancia del proceso de aprobación de facturas
Aunque se trata de algo que se puede llevar a cabo de forma totalmente automática si se cuenta con un buen software de facturación, lo cierto es que el proceso de aprobación de facturas es algo vital para cualquier profesional.
Sin él, se podrían estar pagando facturas con importes desorbitados, con errores graves, o incluso facturas que ni siquiera tendrían por qué pagarse.
A través del flujo de aprobación de facturas, lo que se consigue es comprobar que todas las recibidas cumplen con los requisitos esenciales para ser válidas. De hecho, este proceso es el principal mecanismo a emplear para reducir los casos de facturas fraudulentas o falsas.
Por otra parte, en las empresas es importante tener instaurado este proceso porque les ayuda a tener un buen seguimiento de los gastos, además de para comprobar en qué campos hace falta una mayor inversión y en cuáles menos. Asimismo, permite al departamento de contabilidad tener un patrón a seguir bajo las normas de la propia empresa a la hora de aprobar, o no, las facturas recibidas.
¿Cómo hacer el proceso de aprobación de facturas?
El proceso de aprobación de facturas es muy sencillo, y también muy mecánico. Tanto es así, que su elaboración manual ya ha quedado en desuso. Los programas de facturación y contabilidad modernos se encargan de llevarlo a cabo.
¿Y cómo se hace? ¿Qué pasos se siguen? Vamos a ver todo el flujo de aprobación de facturas a continuación:
1 – Recepción de la factura
No hay aprobación que valga sin una recepción previa. El proveedor envía la o las facturas a través de medios digitales o físicos para su validación. Recibirlas es el primerísimo paso de todo el procedimiento.
2 – Comprobación de la factura
Una vez se ha recibido la factura, se deben hacer las comprobaciones básicas para verificar que todo está en regla y que no se está ante una factura falsa. Hay que repasar los posibles errores habituales en campos como los datos de proveedor y destinatario, numeración, fechas y, sobre todo, importes y conceptos de gasto.
Este punto es el más importante porque, en caso de hacer una comprobación errónea y dar por válida una factura fraudulenta, pueden sufrirse las principales sanciones por errores en la facturación.
3 – Clasificación de la factura
Tras haberse comprobado, debe clasificarse. Este punto es más frecuente en las empresas, ya que se deben separar las facturas recibidas por contratar servicios externos de las facturas que llegan por la compra de herramientas, maquinaria o recursos para el desarrollo de la actividad.
En algunas empresas, además, hay facturas que pueden ser validadas directamente por el departamento de contabilidad. Mientras que otras requieren la supervisión de cargos superiores. Por eso, es importante la correcta clasificación.
En el caso de los autónomos, lo más frecuente es que las facturas recibidas se clasifiquen entre aquellas que pueden vincularse a la actividad profesional y las que no.
4 – Contabilidad de la factura
El último paso es el registro de la contabilidad de la factura. Debe quedar registrada en el libro de contabilidad y, a ser posible, almacenar también una copia de seguridad. Hecho esto, se da por validada y se procede a su pago.
Con esto concluye el procedimiento. Son pocos pasos, pero muy importantes para establecer un patrón claro y sólido y evitar problemas con facturas.
