Todo autónomo se enfrenta tarde o temprano a la realización de facturas. También, sentimos decir que hay otra cosa a la que todo autónomo se enfrenta tarde o temprano: los problemas de facturación.
Todo el mundo se ha equivocado alguna vez al hacer una factura. Hay errores muy habituales en este frente, desde la mala numeración hasta calcular mal los descuentos aplicados, no poner los plazos adecuados… o hasta enviar una factura al destinatario erróneo.
Pero a ti no tiene por qué pasarte, no tienes por qué sufrir los típicos errores de facturación. De hecho, vamos a ayudarte para que sepas dónde se suele fallar más y aprendas a evitarlo. Vamos a repasar los 15 problemas de facturación más frecuentes.
Y no te preocupes, porque la mayoría se pueden evitar con mucha facilidad.
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1 – Numeración errónea de la factura
Algo muy frecuente, sobre todo en autónomos “primerizos”, es enumerar las facturas sin ningún tipo de correlación. Así, en la regulación del Impuesto sobre el Valor Añadido se señala que la numeración debe ser correlativa dentro de cada serie y el Reglamento de Facturación estipula que no pueden existir saltos en las facturas. Por lo que no hacer esto puede llevar a tener problemas con Hacienda, o incluso con clientes, además de ser un caos para llevar toda la contabilidad.
Se puede establecer un orden lineal, o vinculado a la fecha de la factura. Por suerte, los programas de facturación automatizan este proceso.
2 – No incluir fecha de vencimiento
La fecha de vencimiento indica la fecha límite para hacer el pago. No es algo importante a ojos de Hacienda, ya que solo tiene en cuenta la fecha de facturación para temas como la declaración trimestral del IVA o la declaración de la Renta.
Pero sí es importante para ti, porque sirve para controlar si tus clientes están dentro de plazo para pagar. Así, puedes reclamar en caso de que la fecha haya vencido y no se haya hecho el pago. Relacionado con esto es importante tener en cuenta que la normativa establece un plazo de pago de 30 días naturales, ampliable hasta un máximo de 60 días naturales, siempre y cuando haya acuerdo entre las partes.
3 – Indicar una fecha de factura equivocada
Ya hemos mencionado antes que la fecha de emisión de la factura es clave para Hacienda. Indicarla mal puede llevar a un descuadre entre empresa-cliente, y a problemas con el organismo público, sobre todo si nos percatamos del error posteriormente a haber presentado la declaración de ese periodo.
Cuando se tienen muchas facturas es habitual caer en este error, sobre todo si se cruzan plazos y pagos. Lo mejor en estos casos es apoyarse en los programas de facturación, que pueden automatizar el establecimiento de las fechas de facturación.
4 – No especificar el método de pago
Existen muchos proveedores y métodos de pago, y es imposible que el cliente sepa cómo debe pagar la factura si no se indica en esta: al contado, por transferencia, ingreso, por medios digitales…
Debes marcar claramente en la factura cómo ha de pagarse. Te interesa a ti para no tener problemas de impagos, y al cliente para que no tenga que perder el tiempo.
5 – No guardar la factura
Todas las facturas deben guardarse, o al menos una copia, para los libros de contabilidad y para evitar descuadres a la hora de presentar los modelos mensuales, trimestrales o anuales.
Según la Ley General Tributaria se estipula, además, que todos los empresarios y profesionales deberán conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años.
No es rara la ocasión en la que un cliente no declara alguna factura y aparece un dato discordante en Hacienda. Si no has guardado la factura, te será imposible arreglar este problema y podrías acabar incluso pagando una multa. ¡Más vale prevenir que curar!
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cuánto tiempo hay que guardar las facturas y los documentos de una empresa te recomendamos que leas nuestro artículo.
6 – Enviar la factura a la persona errónea
La protección de datos es asignatura obligatoria para todo profesional. Imagina lo que supondría mandar una factura con datos fiscales de una empresa al destinatario equivocado…
Sucede más de lo que parece, y se puede evitar si se usa un buen software de facturación, ya que automatiza el proceso. Ten muy claro a quién debe ir la factura en una empresa, porque es posible que mantengas conversaciones con el cliente, pero que la factura deba ir a su departamento de contabilidad. ¡No son lo mismo!
7 – No concretar el concepto
En una factura no pueden figurar conceptos como “venta de productos” o “prestación de servicios”, se deben especificar detalladamente en todo momento. Es necesario para que el cliente sepa cuánto paga y por qué, como también para que Hacienda pueda comprobar que los datos son correctos.
Tanto es así que en la regulación del IVA se estipula que en la descripción de las operaciones deben consignarse todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto y su importe. Si no se hace, la Administración puede llegar a marcar la factura como un fraude y penalizar por ello, sobre todo si los precios son extraños.
8 – Introducir mal los datos del cliente
Antes hemos hablado de destinatarios erróneos, pero otro error, y muy grave, es poner mal los datos del cliente. Su dirección, su nombre, su NIF… Todo eso debe quedar perfectamente escrito en la factura para que se considere válida.
Equivocarse ahí es tener problemas con la administración pública, o incluso con la contabilidad propia. Los programas de facturación modernos almacenan toda esta información para que, al indicar el cliente, aparezcan sus datos automáticamente.
9 – Hacer la factura a destiempo
Tu negocio depende de las facturas. Si antes hemos hablado de lo importante que es poner bien las fechas, imagina lo que supone hacer la factura fuera de plazo o tarde.
Es un descontrol para el cliente y para la empresa, y también es un fallo de facturación de lo más habitual. Hay que ser riguroso con los plazos para evitar impagos.
10 – Añadir cargos no indicados previamente
Algunas empresas lo hacen, y es una de las peores prácticas que se pueden llevar a cabo. Sé transparente con tus clientes y deja muy claro desde el comienzo los cargos que se van a indicar en la factura para que no haya conflicto.
Ocultar cargos deriva en reclamaciones, enfrentamientos y hasta paseos por tribunales. Déjalo todo muy claro desde el principio.
11 – Tener una presentación descuidada
Una factura dice mucho de una empresa. No hay nada que dé peor imagen que un documento con faltas de ortografía, elementos desordenados y tachones. Y, desafortunadamente, pasa mucho.
Los programas de facturación garantizan la mejor presentación, incluso pueden personalizarla para darle un toque único y acorde a la imagen de tu negocio. Es algo bastante conveniente.
12 – Aplicar descuentos erróneos
Empiezas una promoción con descuentos especiales, aplicas rebajas a determinados servicios o productos… Son estrategias habituales y buenas para atraer a clientes, pero mal facturadas son un caos.
Un caos para tu contabilidad, para tus clientes y para Hacienda. Este error se da mucho cuando no se usan los medios adecuados para automatizar la aplicación de descuentos o para calcularlos. Y sí, es algo que los programas de facturación evitan.
13 – Incluir mal el IVA
Diferentes productos o servicios pueden tener diferentes tipos de IVA. Como indicábamos anteriormente en la propia regulación del IVA se indica que deben indicarse con claridad todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuestos de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
Igualmente, se debe indicar el tipo impositivo a aplicar, o tipos impositivos en caso de que los conceptos incluidos en la factura estuvieran sujetos a distintos porcentajes de tributación, así como la cuota tributaria que, en su caso, se repercuta. Todos estos importes deberán consignarse por separado con claridad. Aplicar los impuestos erróneos en una factura pasa muy a menudo, y eso no suele agradar para nada a los clientes.
Hay que repasar siempre antes de cerrar la factura, o usar un programa de facturación que ya cuente con un registro del IVA correspondiente a cada concepto para que puedas despreocuparte.
¿Has tomado nota de todo? Como ya habrás visto, muchos de estos problemas con las facturas se podrían evitar haciendo algo tan simple como utilizar un buen software de facturación. La tecnología nos lo está poniendo muy fácil, y rechazar su propuesta sería rechazar una muy buena ayuda.
