Presupuesto de tesorería: qué es, cómo elaborar y ejemplos

Cualquier empresa, en su actividad diaria, tiene que elaborar proyecciones continuas sobre su devenir financiero futuro. Esto es especialmente importante en todo lo que tiene que ver con su tesorería, pues las compañías tienen que conocer su situación financiera para evitar problemas con su liquidez y poder acometer inversiones. Y, aquí, el presupuesto de tesorería es un documento esencial para conseguirlo.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es el presupuesto de tesorería?
• ¿Para qué sirve el presupuesto de tesorería?
• Objetivos del presupuesto de tesorería
• ¿Cómo hacer un presupuesto de tesorería paso a paso?
• Ejemplos de presupuesto de tesorería
• Herramientas para hacer el presupuesto de tesorería

¿Qué es el presupuesto de tesorería?

El presupuesto de tesorería es un informe financiero que se utiliza para prever el flujo de entradas y salidas efectivo de una empresa en un período determinado, por lo general en el corto plazo (un mes, trimestre, semestre o año). Este informe se basa en los cobros y pagos previstos para ese período (no confundir con los ingresos y los gastos), así como en los saldos de las cuentas bancarias y los compromisos de pago existentes.

¿Para qué sirve el presupuesto de tesorería?

Un presupuesto de tesorería sirve para planificar y controlar los flujos de efectivo de una empresa en un período de tiempo determinado, por lo general un año. Esto es esencial para conseguir una correcta gestión financiera, ya que permite prever las necesidades de efectivo y asegurarse de que la empresa cuenta con suficiente liquidez para cumplir con sus compromisos financieros.

Además, el presupuesto de tesorería facilita la planificación de las actividades operativas y de inversión, y anticipa situaciones de déficit o excedente de efectivo, lo que permite tomar medidas preventivas o correctivas para evitar problemas financieros.

Por último, este informe también es útil a la hora de evaluar el impacto de diferentes escenarios hipotéticos de tesorería dentro de la empresa. Por ejemplo, si se prevé una disminución en las ventas, el presupuesto de tesorería puede mostrar cómo esto afectaría los flujos de efectivo para así tomar medidas para mitigar los efectos negativos.

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Objetivos del presupuesto de tesorería

Los principales objetivos del presupuesto de tesorería son los siguientes:

• Asegurar que la empresa tenga suficiente efectivo disponible para cumplir con sus obligaciones financieras
• Cumplir con el pago a proveedores, el pago de salarios a sus empleados, de impuestos y otros gastos recurrentes
• Financiar inversiones o proyectos especiales.
• Planificar y tomar decisiones informadas sobre la gestión de liquidez.
• Identificar cualquier brecha entre los ingresos y gastos proyectados y las necesidades de financiación a corto plazo.

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¿Cómo hacer un presupuesto de tesorería paso a paso?

Ahora que ya sabemos qué es y para qué sirve un presupuesto de tesorería vamos a ver los pasos a seguir para llevarlo a cabo.

Paso 1: Identificar las entradas de efectivo previstas

El primer paso es elaborar un registro detallado de todas las entradas de efectivo que se esperan recibir durante el período que se está presupuestando. Estos cobros incluyen los cobros regulares, como las ventas y los servicios, así como cualquier otra entrada de dinero que pueda esperarse, como préstamos, subvenciones o inversiones.

Paso 2: Identificar las salidas de efectivo previstas

Al igual que ocurre con los cobros, es importante tener una lista detallada de todas las salidas de efectivo que la empresa espera realizar durante el período que se está presupuestando. En esta lista se incluyen los pagos regulares, como los pagos de nómina, los pagos de alquiler, los suministros, los pagos a proveedores y los servicios públicos, así como cualquier otro pago que se espere realizar, como gastos de publicidad, viajes, compras de activos, etc.

Paso 3: Revisión del presupuesto

Cuando se hayan identificado tanto las entradas y salidas de efectivo para el periodo de análisis, es importante revisar el presupuesto para asegurarse de que sea realista y se ajuste a las necesidades de la empresa. Si es necesario, se pueden hacer ajustes para garantizar que el saldo final sea suficiente para cubrir todos los gastos previstos.

Paso 4: Actualizar y controlar el presupuesto

Por último, cuando se haya completado el presupuesto de tesorería, es fundamental mantenerlo actualizarlo de forma regular para asegurarse de que se está cumpliendo con los objetivos financieros de la empresa.

Se pueden hacer ajustes si es necesario para mantener el flujo de efectivo en un nivel saludable y sostenible.

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Ejemplos de presupuesto de tesorería

Supongamos una empresa que se dedica a la venta de ropa a través de Internet. Esta empresa trata de realizar un presupuesto de tesorería para el ejercicio 2023.

El saldo inicial de las cuentas bancarias de esta empresa es de 250.000 €, y las previsiones de entradas y salidas de efectivo para el ejercicio son:

En total, esta empresa prevé unas entradas de efectivo de 525.000€ y unas salidas de efectivo de 506.500€, dando como resultado un resultado neto positivo de 18.500€.

Una vez sumado a su saldo inicial, la empresa prevé un saldo de tesorería de 268.500 € al finalizar el periodo. Eso sí, normalmente, los presupuestos se hacen teniendo en cuenta todos los meses del ejercicio que es objeto de estudio. Así, por ejemplo, desglosando este ejemplo por meses, quedaría de la siguiente manera:

En este ejemplo, tanto Enero como Diciembre serían meses críticos, ya que habría una necesidad de liquidez que habría que solucionar. Sabiendo estos riesgos, se pueden adelantar o compensar con algún cobro en otro mes.

Herramientas para hacer el presupuesto de tesorería

Existen dos herramientas básicas para realizar un presupuesto de tesorería: las hojas Excel y los software específicos de tesorería.

Hojas de Excel

Las hojas Excel son un tipo de archivo creado con el software Microsoft Excel, que forma parte del paquete de programas de Microsoft Office. Son hojas de cálculo consistentes en una tabla electrónica que permiten a los usuarios crear y manipular datos numéricos y alfanuméricos en filas y columnas, lo que permite organizar y analizar información de manera eficiente.

A pesar de que las Hojas Excel han sido una de las herramientas por excelencia para realizar presupuestos de tesorería, tienen una serie de inconvenientes:

• Errores humanos: como en cualquier tarea que implique la entrada de datos manuales, siempre existe la posibilidad de cometer errores al ingresar información en las hojas de Excel, lo que puede llevar a discrepancias en los cálculos y la creación de presupuestos imprecisos.
• Limitaciones de formato: las hojas de Excel pueden tener limitaciones en cuanto a la cantidad de información que se puede ingresar en una sola celda, lo que puede dificultar la entrada de datos de presupuesto detallados y complejos.
• Falta de automatización: aunque el Excel ofrece algunas herramientas de automatización, como la creación de fórmulas y la ejecución de cálculos, muchas de las tareas necesarias para crear y mantener un presupuesto de tesorería deben realizarse manualmente, lo que puede ser tedioso y propenso a errores.
• Colaboración insuficiente: si varias personas están trabajando en el mismo presupuesto de tesorería en diferentes hojas de Excel, puede ser difícil colaborar y asegurarse de que todos los datos estén actualizados y sean precisos.
• Dificultad para realizar un seguimiento de los cambios: si se realizan cambios en una hoja de Excel de presupuesto de tesorería, puede ser difícil realizar un seguimiento de esos cambios y entender cómo afectan al presupuesto general, ya que no suelen contar con control de versiones.

Software de tesorería

En los últimos años, los software específicos de tesorería han ganado terreno a las hojas de cálculo, especialmente al Excel. Sus ventajas son las siguientes:

• Automatización: el software de tesorería está diseñado para automatizar buena parte del proceso de presupuestación. Estos sistemas son capaces de hacer previsiones bastante acertadas, tomando como base información histórica y otros datos, como las tendencias del mercado en cada momento.
• Integración con ERP y otros sistemas empresariales: este tipo de software suele estar integrado con la contabilidad de la empresa, de manera que los datos están disponibles en el sistema, y no es necesario dedicar un recurso específico a introducir la información. Además, es un proceso que se retroalimenta, y también permite que la información del presupuesto se pueda controlar dentro de los sistemas empresariales.
• Mayor precisión: los software de tesorería suelen incluir herramientas y funciones de análisis y modelado financiero avanzado, lo que permite una mayor precisión en la elaboración de presupuestos de tesorería. Estas herramientas y funciones permiten simular escenarios hipotéticos y evaluar el impacto de diferentes decisiones financieras en la situación de tesorería de la empresa.
• Accesibilidad y seguridad de los datos: este tipo de software suelen ser sistemas online, generalmente en la nube, lo que significa que los usuarios pueden acceder a ellos desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Además, suelen incluir medidas de seguridad avanzadas para proteger los datos financieros confidenciales de la empresa.
• Facilidad de uso: Los software de tesorería suelen ser intuitivos y fáciles de usar, lo que significa que no se requiere un conocimiento especializado de finanzas para utilizarlos. Además, los software de tesorería suelen incluir una amplia gama de tutoriales y recursos de formación para ayudar a los usuarios a comprender y utilizar las funciones del software.