La obligación de emitir factura es un tema que suscita dudas a muchos profesionales. Dependiendo de las condiciones de cada actividad, emitir facturas puede ser un requisito legal ineludible o, en algunas excepciones, no es obligatorio y ni siquiera necesario.
Son muchas las preguntas: ¿Qué se entiende por emitir una factura?, ¿quién está obligado a hacerlo?, ¿debemos emitir una factura siempre?, ¿en qué casos podemos no emitir una factura? Después de leer este artículo sabrás perfectamente cuándo se debe expedir factura de forma obligatoria, cuáles son las excepciones y qué situación aplica en tu caso.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué entendemos por emitir factura?
- ¿Quién está obligado a emitir una factura?
- ¿Cuándo se debe de emitir una factura?
- ¿Cuándo NO se debe de emitir una factura?
- Plazos para la emisión de una factura
- Vídeo: Emisión de facturas online con un programa de facturación
¿Qué entendemos por emitir factura?
Las facturas son los documentos para dar validez legal y fiscal a la compraventa de bienes o servicios. Las empresas y autónomos emiten facturas para documentar sus operaciones de venta de forma clara para su cliente y también para Hacienda.
Emitir factura es un requisito legal para la mayoría de profesionales (con algunas excepciones). En España existen varias normativas que regulan por ley la obligación de emitir factura:
- En primer lugar, se recoge en la Ley General Tributaria (Ley 58/2003). En su Artículo 29, letra e), sobre obligaciones tributarias formales, se establece esta obligación de expedir y entregar facturas, así como la conservación de las mismas.
- Esta obligatoriedad también se recoge en la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) (Ley 37/1992), concretamente en el artículo 164, punto 3º y en su reglamento (Real Decreto 1624/1992) Además, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (última modificación según Real Decreto 1619/2012), en el que se incluyen detalles sobre la obligación de emitir factura así como otras obligaciones tributarias para los contribuyentes.
🔗 Ampliar información: Si te interesa puedes consultar los datos que son obligatorios a la hora de emitir una factura para que tenga validez legal.
¿Quién está obligado a emitir una factura?
No necesitas leer largos textos jurídicos para saber quienes están obligados a facturar. Por lo general, la obligación de emitir factura aplica a los empresarios y autónomos que vendan bienes o servicios como parte de su actividad.
Por norma general, si vendes productos o servicios es muy probable que tengas que emitir una factura por ello. De hecho, esto también aplica a otras personas y entidades que no tengan la condición de empresarios o profesionales, que están obligadas a expedir y conservar facturas u otros justificantes de las operaciones que realicen, para regularizar sus ventas y su relación con Hacienda. En nuestro blog puedes aprender más sobre cómo facturar sin ser autónomo.
Los profesionales no sólo están obligados a emitir una factura por sus ventas, también tienen la obligación de conservar una copia de estos documentos. Esto es importante, pues Hacienda podría solicitar facturas de años pasados y el hecho de no presentarlas es considerado una infracción tributaria y es motivo de sanciones económicas.
Para saber cuándo toca facturar y cuándo no es obligatorio emitir factura, existen algunos requisitos y excepciones de la Agencia Tributaria que debes considerar según tu actividad.
¿Cuándo se debe de emitir una factura?
Existen muchos casos en los que los profesionales están obligados a expedir facturas por sus operaciones de venta. De hecho, la mayoría de operaciones comunes tienen este requisito. A continuación explicamos quiénes están obligados a expedir factura y en qué situaciones según la naturaleza de cada operación:
- Cuando el cliente es una empresa o un autónomo.
- Cuando el cliente sea una Administración Pública o una persona jurídica que no es empresario ni autónomo.
- Cuando el cliente solicite factura, por ejemplo, para ejercer cualquier derecho de naturaleza tributaria.
- En ventas a distancia, así como entregas de bienes que son objeto de Impuestos Especiales
- En exportaciones de bienes exentas de IVA (exceptuando las exportaciones de tiendas libres de impuestos).
- En operaciones intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
- En determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje.
En el caso de supuestos de pagos anticipados, también existe la obligación de emitir factura. Relacionado con esto también debes de tener en cuenta los casos en los que puedes emitir un duplicado de factura.
¿Cuándo NO se debe de emitir una factura?
Algunas actividades profesionales tienen una tributación especial con una gestión del IVA diferente al resto. Esto hace que la obligación de facturar no exista en algunos casos. De hecho, la mayoría de excepciones a la obligación de emitir factura están relacionadas con el reglamento del IVA y sus regímenes especiales:
Para saber cuándo no es obligatorio emitir factura debemos atender a las siguientes condiciones de la Agencia Tributaria:
- En operaciones exentas de IVA (art. 20 de la Ley del IVA). No se incluyen aquí los servicios sanitarios y de hospitalización, entregas de bienes inmuebles y entregas de bienes exentos por no poder deducir el IVA soportado.
- En operaciones bajo el Régimen especial de Recargo de Equivalencia.
- En actividades sujetas al Régimen simplificado de IVA. No aplica en el caso de que las cuotas devengadas se realicen en función del volumen de ingresos. Además, deberá expedirse factura en todo caso por las transmisiones de activos fijos.
- Con autorización expresa de la Agencia Tributaria, que podría establecer la libertad de no facturar en determinadas actividades o empresas si esto puede suponer una perturbación en el desarrollo de estas actividades.
- En operaciones bajo el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca. Sin embargo, en todo caso deberá expedirse factura por las entregas de inmuebles.
- En operaciones financieras y de seguros, sea cual sea el destinatario (empresa, autónomo, persona física), exceptuando las operaciones sujetas a la aplicación del IVA por alguna otra condición.
Plazos para la emisión de una factura
Una vez que sabes si estás obligado a emitir este documento, es importante saber qué plazos aplican para cumplir con esta obligación. La fecha dependerá del tipo de cliente:
¿En qué plazos emitir una factura?:
- Si vendemos un producto o servicio a particulares, debemos emitir factura en el momento mismo de la venta.
- Si vendemos un bien o servicio a profesionales (empresas o autónomos), el plazo para emitir facturas es un poco más amplio. Concretamente, hasta el día 16 del mes posterior al que se hizo la venta o se prestó el servicio.
En nuestro blog puedes conocer más detalles sobre el plazo para emitir una factura y las consecuencias de no cumplirlo. ¡Adelántate a las sanciones y no te lo pierdas!
Emite facturas de forma legal con un programa de facturación
Ahora que ya sabes en qué situaciones debes o no emitir una factura, entramos en la segunda fase de este proceso que es cómo hacerla correctamente y que sea completamente legal.
Puede parecer una tarea fácil, pero en función de tu volumen de facturación, cometer errores en la emisión de facturas está a la orden del día y, en estos casos, lo más probable es que Hacienda lo detecte y nos haga un requerimiento con la consiguiente sanción.
Si quieres tener la seguridad y tranquilidad de estar facturando correctamente no te pierdas el siguiente vídeo.
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