Las facturas son, probablemente, el documento más importante de nuestra facturación y a la vez, seguimos sin comprenderlas del todo y nos asaltan multitud de dudas constantemente.
Hoy os hablaremos de uno de los datos obligatorios más vitales que debe contener una factura, que es la numeración. De entrada puede parecer fácil numerar las facturas, pero existen ciertos criterios y consideraciones que hay que tener presentes para no cometer errores y luego llevarnos alguna sorpresa por parte de Hacienda.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es y en qué consiste la numeración de las facturas?
- ¿Qué dice el Reglamento de facturación sobre la numeración?
- Reglas que debes de seguir en la numeración de tus facturas
- ¿En qué casos se debe emitir las facturas con diferente serie?
- Ejemplo de numeración de facturas
- ¿Cómo numerar las facturas en Quipu?
- Otras dudas frecuentes sobre la numeración de las facturas
¿Qué datos debes de incluir en tus facturas?
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¿Qué es y en qué consiste la numeración de las facturas?
La numeración de las facturas es un mecanismo que se utiliza para llevar un control estricto sobre las mismas. Es la única manera de cumplir con las obligaciones fiscales de forma correcta y debe ser impecable en caso de inspección, todas las piezas del puzzle tienen que encajar a la perfección.
De hecho, la numeración de las facturas es tan clave que, además de ser una de las partes de la factura más importantes, está regulada dentro del Reglamento de facturación del que hablaremos a continuación.
¿Qué dice el Reglamento de facturación sobre la numeración?
El reglamento de facturación es claro sobre la numeración de las facturas: toda factura emitida debe estar numerada para estar dentro de la legalidad, por lo que es indispensable saber cómo numerar las facturas correctamente.
Esto no admite discusión, la numeración de las facturas debe ser correlativa para que no coincida con ninguna otra factura dentro de un mismo año fiscal. Además, dicha numeración tiene que guardar cierta correlación con la fecha de emisión de la factura, otro de los elementos indispensables de este tipo de documento.
Respecto a la inclusión de una serie, el reglamento de facturación deja claro que el número, que puede coincidir con el año en curso, siempre debe ubicarse delante del número de la factura. También hay que tener en cuenta que ambas cifras deben estar separadas, y la formas más habituales de hacerlo dentro de las admitidas son el guión medio o la barra inclinada.
Reglas que debes de seguir en la numeración de tus facturas
Saber cómo numerar facturas es muy sencillo si se conocen las reglas básicas para hacerlo: deben ser correlativas, emitirse en orden cronológico y, en caso de incluirla, ser correlativas también dentro de una misma serie. Vamos a ver cada regla con mayor detalle.
1. Numeración correlativa
La numeración de las facturas debe ser correlativa siempre, o lo que es lo mismo, los números deben sucederse de forma natural, sin saltos extraños y sin volver nunca atrás. También debe ir en orden cronológico, por lo que siempre se facturará lo último que se haya vendido, y su numeración deberá ser la inmediatamente posterior a la última factura que se hubiese emitido.
Por ejemplo, si facturamos a un cliente de forma mensual, no podremos facturar el mes de abril antes que el de febrero, ni intentar falsear una factura para que aparezca antes en el tiempo.
2. Definición de serie y número
La numeración de la serie, y el número propio de las facturas, pueden ser elegidos por quienes las emiten. Es decir, la primera factura no tiene por qué ser la 001, podemos empezar en el número 027 para que parezca que tenemos algo más de trayectoria, pero a partir de ahí sí que habrá que respetar el orden correlativo en la numeración de las facturas, y por lo tanto la siguiente deberá ser la 028.
Con la serie ocurre igual, se puede usar un número para cada cliente, canal de venta o bien usar el año en curso. Eso sí, en este caso conviene respetar las recomendaciones que nos hace Hacienda a este respecto:
- No se deben utilizar letras minúsculas, únicamente mayúsculas.
- Lo mejor es no utilizar espacios en blanco para separar numeraciones, optando por caracteres especiales como el guión medio o la barra inclinada.
- La serie siempre debe ir delante de la numeración de las facturas y separada de ésta bien por un espacio en blanco o bien por un carácter especial.
¿En qué casos se debe emitir las facturas con diferente serie?
Existen casos en los que la propia ley obliga a utilizar distintas series en las facturas, aunque a continuación te los mostramos de forma simplificada:
- Si tienes distintas líneas de venta, como por ejemplo venta de productos y prestación de servicios, deberás facturar cada actividad laboral en una serie diferente.
- Las facturas rectificativas deben tener su propia serie que las distinga del resto.
- Las facturas completas y las simplificadas deben ser asignadas a sus propias series.
- También tendrán su propia serie las facturas emitidas por terceros.
- Además, determinados casos muy concretos, como por ejemplo ciertas facturas judiciales, necesitan su propia serie de facturación.
- Otro caso es el de las facturas que documenten la entrega de dispositivos electrónicos como smartphones, tablets o videoconsolas, así como de materiales como el paladio, la plata o el platino en diversas formas, siempre que éstas supongan la inversión del sujeto pasivo.
- Las facturas intragrupo también deben tener su propia serie de facturación.
Ejemplo de numeración de facturas
Ya sabes cómo numerar las facturas emitidas para que sean perfectamente válidas a nivel legal. Ahora bien, ¿lo visualizas en una factura real? La numeración es una de las partes y elementos más importantes de las facturas, pero basta con recordar esto: podrás crear tantas series como desees, todas ellas serán totalmente funcionales siempre que respetes la numeración correlativa en todas ellas.
Lo mejor, como siempre, es ilustrar esto con un ejemplo de numeración de facturas, así que aquí tienes un ejemplo uno que aclarará todas tus dudas:
Si te fijas en la imagen de ejemplo, la numeración de la factura sería el elemento enmarcado con el número 1. Como ves, en esta ocasión hemos optado por crear una serie específica para el año 2022. Además, se trata de la factura número 8 dentro de ese año. Esta, aunque no es obligatoria, es una forma ordenada de organizar las facturas que nos permite ver mucho más sobre ellas de un simple vistazo.
¿Qué numeración debería llevar nuestra siguiente factura? Siguiendo el ejemplo, la numeración de la siguiente factura que emitiésemos sería A2022-9. ¿A que resulta muy sencillo de comprender?
Otras dudas frecuentes sobre la numeración de las facturas
Ahora que ya sabes lo más importante sobre cómo numerar las facturas correctamente, vamos a abordar determinadas preguntas frecuentes sobre la numeración de las facturas que nuestros lectores nos han hecho llegar. Seguro que alguna vez has tenido estas mismas dudas, así que a continuación te las resolvemos todas.
¿Es posible utilizar diferentes series en la numeración de las facturas?
Sí, es posible utilizar diferentes series en la numeración de las facturas para llevar una mejor gestión de los distintos clientes, pero tal y como ya te hemos contado, hay casos en los que también es obligatorio hacerlo si buscamos cómo numerar las facturas correctamente.
¿Es obligatorio cambiar de serie de numeración con el cambio de año?
No, el único requisito con la numeración de las facturas es que los números sean correlativos, ya las emitamos en una única serie o en series diferentes. Aún así, hay a quien le gusta resetear la numeración de las facturas con el cambio de año para llevar un mejor control. En este caso es recomendable incluir las dos últimas cifras de cada año delante de la numeración de las facturas para tener mayor dominio de la situación de un simple vistazo.
¿Qué pasa si he cometido un error en la numeración de una factura?
En caso de cometer un error en la numeración de las facturas, tenemos varias opciones:
- Emitir una factura rectificativa.
- Si el error ha sido la duplicación del número, pero afecta a dos facturas del mismo trimestre, es posible corregirlo manualmente porque no afecta al pago del IVA a Hacienda.
- En caso de habernos saltado un número, tenemos dos opciones: o bien crear una factura intermedia con valor de 0 euros para subsanar el error y justificar que no falta ninguna cantidad en dicho intervalo, o directamente no hacer nada. En este último caso, habrá que poder demostrar que este error no afecta a la correlación de nuestras facturas emitidas.
¿Las facturas rectificativas deben de llevar una numeración especial?
Sí, las facturas rectificativas deben estar numeradas y, al igual que las facturas, dicha numeración debe ser correlativa. Eso sí, esta numeración está al margen de las facturas normales. Es decir, a la hora de numerar las facturas rectificativas, solo deberemos tener en cuenta las facturas de este mismo tipo que hayamos emitido con anterioridad.
¿Las facturas proforma se deben de numerar?
No hay que numerar las facturas proforma porque no tienen ningún tipo de valor a nivel fiscal, ni tampoco a nivel contable. Se emiten meramente a nivel informativo, para que el comprador sepa por dónde irán los tiros en la factura oficial, lo que significa que no tenemos por qué volver a ellas una vez emitidas y, por tanto, que no existe la necesidad de numerarlas.
