La factura electrónica B2B es una factura que se emite por medios electrónicos en operaciones que realizan los autónomos o empresas con otros negocios.
Hasta la fecha, en las operaciones B2B (del ingles, Business to Business) -operaciones entre empresas- no es obligatorio emitir facturas electrónicas. De hecho, este formato sólo se exige a día de hoy en los servicios que prestan los negocios a la Administración.
Con la aprobación de la Ley Crea y Crece la factura electrónica comenzará pronto a ser una obligación para todos los autónomos que hagan operaciones B2B, es decir, que trabajen con otros trabajadores por cuenta propia o empresas.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la factura electrónica B2B?
- ¿Qué dice la ley sobre el uso de la factura electrónica B2B?
- ¿Quién está obligado a utilizar factura electrónica B2B?
- ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?
- Elementos de una factura electrónica B2B
- ¿Cómo pueden adaptare los autónomos a la factura electrónica B2B?
📹 La Factura Electrónica en España
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¿Qué es la factura electrónica B2B?
La factura electrónica es una factura que se emite por medios electrónicos. El concepto B2B es una abreviatura que viene del inglés y significa Business to Business, es decir, de una empresa a otra. Por lo tanto, la factura electrónica B2B es la factura que se emite por medios electrónicos en operaciones entre negocios.
Hasta la fecha, las operaciones entre un autónomo o empresa y otro negocio pueden justificarse o bien con una factura normal o bien con una factura electrónica. Este último formato, a día de hoy, sólo es obligatorio para algunos negocios que trabajan con la Administración.
Sin embargo, desde 2022, la factura electrónica B2B quedó regulada por primera vez en la Ley Crea y Crece, que entró en vigor en septiembre de ese año.
Esta norma ha establecido algunos aspectos como los requisitos y elementos que debe incluir una factura electrónica B2B, los criterios legales que deberán cumplir los programas de facturación para prestar sus servicios a los autónomos o pymes, o las obligaciones de los emisores y receptores de estas facturas.
De momento, esta norma está en vigor pero a expensas de ser desarrollada por el reglamento de facturación electrónica, lo que significa que los autónomos y pymes aún no están obligados a emitir facturas por medios electrónicos en operaciones B2B.
No obstante, como se verá más adelante, muy pronto podría aprobarse el reglamento y empezará la cuenta atrás. Desde ese momento, los autónomos y empresas tendrán uno o dos años para adaptarse a la factura electrónica obligatoria en todas sus operaciones B2B.
¿Qué dice la ley sobre el uso de la factura electrónica B2B?
La factura electrónica es un concepto que viene regulado desde 2015, con la Ley 15/2013 del 27 de diciembre. Esta norma regula la obligación de emitir facturas electrónicas para los autónomos o empresas que trabajan con la Administración pública.
Sin embargo, hasta 2022, no hubo ninguna norma que regulara las facturas electrónicas en el sector privado. Ese año se aprobó la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece. Esta normativa nace para impulsar el crecimiento de la pequeña y mediana empresa en España en el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
Una de las medidas más importantes de esta ley es que instaurará la facturación electrónica obligatoria para las operaciones que realicen los autónomos o empresas con otros negocios. Es decir, se prevé la obligación de facturar por medios electrónicos en todas las operaciones B2B.
La Ley Crea y Crece entró en vigor el 29 de septiembre de 2022 pero en su disposición final octava prevé distintas entradas en vigor par algunas medidas. Una de esas medidas es precisamente la de la facturación electrónica.
Esta ley dice que todas las empresas y autónomos quedarán obligados a usar la factura electrónica en sus operaciones comerciales con otros negocios. Es decir, en operaciones Business to Business. Como se verá más adelante, la entrada en vigor de esta Ley dependerá de la aprobación del reglamento de facturación electrónica, que todavía no se ha producido pero se espera que se haga pronto.
Una vez aprobado este reglamento, comenzará un periodo de adaptación de uno o dos años (dependiendo del tamaño de la empresa) para que todos los autónomos o pymes incorporen la factura electrónica en sus operaciones B2B.
¿Quién está obligado a utilizar factura electrónica B2B?
Desde 2015 y hasta ahora sólo están obligados a emitir facturas electrónicas los autónomos y empresas que trabajan con la Administración.
La Ley Crea y Crece, que entró en vigor en septiembre de 2022 dice de manera literal que “todas las empresas y autónomos -sin excepción- deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
Por lo tanto, cuando se apruebe el reglamento y surta efectos esta obligación, todos los autónomos y empresas deberán usar un programa de facturación como el de Quipu para facturar las operaciones B2B (business to business).
Esta nueva obligación sólo afectará al B2B, es decir, a los servicios entre empresas, pero quedarán exentas las operaciones donde los negocios emitan facturas dirigidas a consumidores o usuarios finales (B2C o business to consumer).
Excepciones a la obligación de usar factura electrónica en operaciones B2B
La Ley Crea y Crece prevé en su artículo 8 que todos los autónomos y empresas que emitan a otros negocios del sector privado tendrán que usar factura electrónica, cumpliendo con todas las obligaciones para los emisores y los receptores.
Sin embargo, en el nuevo reglamento que sacó el Gobierno a consulta pública en marzo de 2023 se prevén algunas excepciones para el uso de la factura electrónica en el sector privado, aparte de las operaciones B2C, que en cualquier caso quedan exentas.
Algunas de estas excepciones al uso de factura electrónica en operaciones B2B son:
- Cuando el destinatario de la operación no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica, o no tenga en nuestro país un establecimiento permanente .
- Los autónomos no estarán obligados a usar factura electrónica cuando puedan emitir una factura simplificada. Por supuesto, tampoco estarán obligados los autónomos si facturan a clientes finales que no son empresas, sea a través de factura normal o simplificada.
- Las facturas que se expidan voluntariamente sin que sea obligatorio hacerlo tampoco tendrán obligación de emitirse a través de medios electrónicos
Además, según apunta el reglamento, Hacienda también podrá excluir de la obligación de expedición de factura electrónica a algunos sectores que, por su funcionamiento, puedan tener más complicaciones para adaptarse a esta futura obligación.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?
Si bien es cierto que la Ley Crea y Crece entró en vigor en septiembre de 2022 y casi todas las medidas que introdujo ya están en marcha, la obligación de usar factura electrónica todavía no se ha establecido. Ésta última depende de la aprobación del reglamento de facturación que aún no se ha producido.
Una vez se apruebe este reglamento, los autónomos y empresas tendrán distintos plazos de adaptación a la obligación de facturar por medios electrónicos en operaciones Business to Business. Estos plazos dependerán del tamaño del negocio:
- Un año después de la aprobación del reglamento: todas las empresas que facturan más de ocho millones de euros al año, tendrán que usar factura electrónica en operaciones B2B.
- Dos años después de la aprobación del reglamento: si facturan menos de ocho millones de euros, los autónomos y pymes tendrán que emitir sus facturas por medios electrónicos en operaciones B2B pero sólo las pequeñas sociedades (no los autónomos) deberán comunicar el estado de las facturas que reciban a sus proveedores.
- Tres años después: También los autónomos tendrán que comunicar el estado de las facturas que reciban a sus proveedores en operaciones B2B.
Elementos de una factura electrónica B2B
A día de hoy todavía no se ha aprobado el reglamento de facturación que regulará la obligación de usar factura electrónica en operaciones Business to Business, por lo que no se puede saber a ciencia cierta cuáles serán los elementos y datos obligatorios de estas facturas.
Ahora bien, este reglamento ya ha salido a consulta pública y, a expensas de su aprobación, se podrían entrever algunos elementos que podrían incluirse como obligatorios en las facturas electrónicas B2B
En primer lugar, lo que es seguro es que deberán incluir, al menos, los datos y elementos obligatorios para cualquier factura.
Por ejemplo el número o, en su caso, serie; la fecha de expedición; los datos del emisor y del receptor de la factura -NIF, nombre y apellidos, domicilio fiscal etc.); la descripción de las operaciones B2B; la base imponible; el tipo impositivo; o el importe total.
Datos obligatorios de una factura electrónica
Además de todo esto, se espera que el reglamento también apruebe algunos nuevos datos y elementos obligatorios específicos para las facturas electrónicas B2B.
Algunos de ellos serían:
- El estado de cobro/pago de las facturas:
Cuando se emita una factura deberá incluirse un campo en el que aparezca su estado (pendiente de aceptación, aceptada, pendiente de pago, etc.). Los autónomos que reciban una factura electrónica deberán obligatoriamente informar al proveedor que se la ha enviado de los siguientes estados de la factura: su aceptación o rechazo de la factura y su fecha; y el pago efectivo completo de la factura y su fecha
El Gobierno avanzó recientemente que los autónomos con una facturación de menos de ocho millones de euros tendrán tres años desde la aprobación del reglamento de factura electrónica para adaptarse completamente a esta obligación e informar a sus proveedores o a la Agencia Tributaria sobre todos los estados por los que pasen sus facturas. Las empresas tendrán uno o dos años, dependiendo de su facturación
- Los códigos QR y códigos alfanuméricos: para que las facturas electrónicas sean legales deberán de incluir este tipo de códigos.
- La frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU“: este elemento solamente para aquellos autónomos o empresas que se hayan acogido a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
¿Cómo pueden cumplir los autónomos con todas las obligaciones de la factura electrónica?
El Gobierno ya sacó a consulta pública en marzo del año pasado el reglamento de facturación. Esto significa que la norma se podría aprobar en cualquier momento y la factura electrónica podría pasar a ser obligatoria de aquí a 2025 en todas las operaciones B2B.
Lo recomendable es que los autónomos que facturan con otras empresas empiecen a adaptarse cuanto antes a esta obligación. Para hacerlo pueden optar por la solución pública de Hacienda o usar un programa privado de facturación que cumpla los nuevos criterios legales, como el de Quipu.
Estos software no sólo permiten emitir facturas electrónicas sino también conocer en tiempo real los impuestos a pagar y completarlos o hacer un seguimiento de los pagos pendientes a proveedores y los clientes que deben dinero, entre otras muchas funcionalidades.
Los autónomos todavía tienen hasta diciembre de 2024 para adaptarse a la factura electrónica e implementar uno de estos programas a coste cero a través de las ayudas de Kit Digital en materia de factura electrónica. Con esta línea recibirán un cheque de entre 2.000 y 10.000 euros para contratar un software de facturación.
