Las facturas electrónicas ya forman parte del día a día de miles de autónomos y pequeñas empresas. Ahora mismo sólo es obligatorio emitir facturas por medios electrónicos para los negocios que trabajan con la Administración, pero pronto será también obligatorio hacerlo en operaciones con otras empresas.
Uno de los requisitos básicos que distinguen las facturas electrónicas de las facturas en papel es la firma digital. Tanto las facturas electrónicas a la Administración como las que se emiten en operaciones con otras empresas deben “garantizar su autenticidad y origen”. Y esto se hace normalmente a través de la firma electrónica.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la firma digital en las facturas electrónicas?
- ¿Es obligatoria la firma digital en las facturas electrónicas?
- ¿Qué se necesita para firmar las facturas electrónicas?
- ¿Cómo firmar las facturas electrónicas a la Administración?
- ¿Cómo firmar las facturas electrónicas a otras empresas?
¿Qué es la firma digital en las facturas electrónicas?
La firma digital es un mecanismo que trata de emular la firma convencional, solo que en este caso por medios electrónicos. Se puede utilizar para distintos fines, pero normalmente se usa para que los ciudadanos y las empresas puedan acreditarse a través de Internet y firmar documentos oficiales con la Administración, presentar declaraciones de impuestos o incluso solicitar ayudas y prestaciones.
En los últimos años, la firma digital se ha dado a conocer como el medio más fiable y sencillo para firmar las facturas electrónicas. Este mecanismo, que sirve para asegurar la autenticidad y la integridad de las facturas, está regulado por la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.
Según la definición del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación digital, “una firma electrónica es una huella digital de un documento cifrado con una clave”. Desde 2015, con la entrada en vigor de la obligación para los negocios de usar facturas electrónicas con la Administración, la firma electrónica se ha popularizado y se ha convertido en el método más habitual para autentificar las facturas emitidas por medios electrónicos.
Además, con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece y la futura obligación de emitir facturas electrónicas en todas las operaciones entre empresas (B2B), la firma digital se ha hecho todavía más popular. Una vez se apruebe el reglamento, la mayoría de negocios tendrán que usar este mecanismo -o algún otro que esté admitido por Ley- para acreditarse a la hora de emitir sus facturas.
Algunas de las claves por las que la firma electrónica garantiza que las facturas electrónicas no se han modificado es que:
- No existe la posibilidad de volver a obtener el mensaje partiendo de la huella digital generada.
- Si se cambia el mensaje, la huella digital que se obtiene es diferente.
A diferencia de la firma convencional, la firma digital no es un simple símbolo escrito. Como se verá más adelante, para firmar electrónicamente una factura, los autónomos necesitarán también solicitar un certificado emitido por una entidad habilitada y, además, un programa de facturación como el de Quipu para subir a la plataforma la firma e integrarla en la factura.
¿Es obligatoria la firma digital en las facturas electrónicas?
La firma digital es el método más conocido para garantizar quién y cuándo ha emitido las facturas electrónicas y validarlas. Sin embargo, la ley que regula las condiciones para facturar electrónicamente, tanto a la Administración como a otras empresas, da otras posibilidades distintas para que los emisores se acrediten a la hora de facturar.
La legislación actual -que afecta especialmente a las facturas con la Administración-, ya recoge en su artículo 10 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, cuáles son los requisitos para emitir una factura electrónica válida. Entre ellos se encuentran los distintos métodos para autentificarse al facturar electrónicamente, pero no sólo a través de la firma digital.
Por otro lado, en marzo de 2023, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y Hacienda sacaron a consulta pública el reglamento que regulará la futura obligación de emitir factura electrónica en todas las operaciones entre empresas. Este reglamento aún no se ha aprobado pero ya prevé también los distintos mecanismos que se habilitarán para acreditarse a la hora de emitir una factura.
En ninguno de los dos reglamentos se hace mención a que la firma digital sea obligatoria para las facturas electrónicas, sino que es uno de los elementos que se pueden utilizar para asegurar la integridad y autenticidad de las facturas. Y esto último sí es un requisito.
Concretamente, la Ley dice que se deberá “garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados en las facturas electrónicas”. Esto según el reglamento de facturación se puede hacer por varias vías:
- Mediante una firma electrónica avanzada: se trata de una firma similar a la normal pero que, en este caso, se emite por medios electrónicos. Los programas pueden certificar la identidad, la hora y hasta el lugar donde se ha realizado.
- Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI): estos sistemas son plataformas que se utilizan para transferir documentos electrónicos o datos directamente entre las empresas a través de sus software.
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Tributaria con carácter previo y hayan sido validados.
¿Qué se necesita para firmar las facturas electrónicas?
La firma electrónica, a diferencia de la convencional, es una huella digital que depende de un certificado que debe haber descargado previamente el autónomo o empresa.
Normalmente existen dos tipos de firma digital:
- Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido.
- Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma (denominada también firma electrónica reconocida).
En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica que emplee firma electrónica, lo habitual es que sea este el que firme electrónicamente sus facturas. De lo contrario, el autónomo podrá encontrar en esta página web del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo las empresas y organismos públicos que facilitan certificados electrónicos reconocidos.
Sin embargo, y en cualquiera de los casos, para firmar electrónicamente una factura se necesitará disponer de un certificado electrónico reconocido.
Para la firma de facturas electrónicas, la Agencia Tributaria acepta el uso de cualquier certificado electrónico reconocido. Esto incluye los certificados de persona jurídica de ámbito tributario hasta su caducidad o los nuevos certificados de representación -los que habitualmente utilizan las empresas-, y de persona física -los que pueden usar los autónomos por su propia cuenta- emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre -FNMT-.
Certificado para autónomos persona física
Los certificados para persona física permiten a los autónomos firmar en su propio nombre las facturas electrónicas. Esto se hace a través del Certificado electrónico FNMT de Ciudadano, una certificación electrónica que contiene los datos identificativos del autónomo y le permite identificarse en Internet e intercambiar información con otras personas y organismos con la garantía de que sólo él y su interlocutor pueden acceder a ella.
Existen cuatro formas distintas para obtener su Certificado electrónico de Ciudadano como archivo descargable en su ordenador o dispositivo móvil:
- Con vídeo identificación. Obtener Certificado con Vídeo Identificación.
- Con acreditación presencial en una oficina. Obtener Certificado Presencial.
- Utilizando su DNIe. Obtener Certificado con DNIe.
- Utilizando su Dispositivo Móvil. Obtener Certificado con Dispositivo Móvil.
Además de para firmar facturas electrónicas, este Certificado electrónico de Ciudadano permite realizar otros trámites de forma segura como:
- Presentación y liquidación de impuestos
- Presentación de recursos y reclamaciones
- Cumplimentación de los datos del censo de población y viviendas
- Consulta e inscripción en el padrón municipal
- Consulta de multas de circulación
- Consulta y trámites para solicitud de subvenciones
- Consulta de asignación de colegios electorales
- Actuaciones comunicadas
Certificado para personas jurídicas (representación)
Los certificados de representación son certificaciones iguales a las de las personas físicas, solo que en este caso sirven para que una tercera persona pueda firmar en nombre del negocio. Este tipo de certificados son más habituales en empresas ya que las sociedades necesitan a un gestor, administrador o similar para firmar en su nombre.
Existen distintos tipos de certificados de representación como:
- Certificado para Administrador Único: Este certificado se expide a los administradores únicos o solidarios de una empresa como representantes de toda la sociedad para que puedan firmar en nombre de la empresa y sus socios todas las facturas o trámites necesarios.
- Certificado de Representación de Persona Jurídica: Este certificado sirve también para que una persona represente a toda la sociedad y pueda firmar electrónicamente en nombre de la empresa y sus socios. Solo que en este caso se expide a las personas que no sean administradores únicos o solidarios.
- Certificados para entidades sin personalidad jurídica: Este certificado sirve para aquellas personas físicas que firmen como representantes de entidades como, por ejemplo, las comunidades de bienes.
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¿Cómo firmar las facturas electrónicas a la Administración?
Las facturas electrónicas son facturas que deben cumplir unos ciertos requisitos y elementos, como las demás facturas, pero además algunas condiciones técnicas. De hecho, la Administración tiene una plataforma específica para validar las factura electrónicas antes de que se envíen.
En el caso de las facturas que emiten los autónomos o empresas a la Administración, la Ley 25/2013 regula los pasos que han de seguir los negocios para emitir y autentificar adecuadamente sus facturas a través de FACe, la plataforma habilitada para ello.
Para firmar digitalmente y presentar una factura a través de FACe a una Administración, el negocio deberá seguir los siguientes pasos:
- Generar la factura electrónica en formato facturae: para ello, el negocio dispone de soluciones gratuitas y de pago que le permitirán completar toda la información y datos necesarios de la factura y generar el documento electrónico.
- Firmar la factura electrónica con un certificado electrónico de los admitidos por @firma: tanto las soluciones gratuitas como los programas de facturación permitirán en el proceso de creación de la factura firmarla electrónicamente. Para ello, habrá que usar el certificado descargado en el ordenador. Además, si el negocio ya ha generado por otro medio la factura y no la ha firmado, siempre puede utilizar el programa de escritorio Autofirma de la Suite de @firma para firmar la factura electrónica con su certificado: http://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html.
- Presentar la factura en FACe: una vez generada la factura para la Administración y firmada electrónicamente, solo queda presentarla en FACe. Para ello, el negocio puede hacerlo a través de alguna herramienta o solución que remita la factura de manera automatizada a FACe o desde el portal de FACe desde la sección de “Factura” >>“Remitir Factura”.
- Justificante: una vez presentada la factura, es importante descargar el justificante de
presentación con el código seguro de verificación (CSV). Esto le permitirá cotejar la originalidad del documento en cualquier momento
¿Cómo firmar las facturas electrónicas a otras empresas?
Aunque la Ley Crea y Crece ya recoge la obligación de emitir facturas electrónicas en operaciones entre empresas (B2B), todavía no se ha aprobado el reglamento específico de facturación digital en el sector privado.
A expensas de este reglamento, lo previsible es que los pasos a seguir para firmar electrónicamente estas facturas sean los mismos que con la Administración. De hecho, se necesitarán los mismos certificados. Sólo que, en este caso, seguramente los autónomos deberán remitir sus facturas a través de una nueva plataforma pública de Hacienda.
Una vez aprobado el reglamento se creará una plataforma pública de validación similar a Face, que es la herramienta que ya existe para facturas con el sector público.
Esta plataforma de facturación servirá para que los autónomos puedan emitir y firmar digitalmente sus facturas electrónicas sin necesidad de pagar por ello, pero también para que Hacienda pueda tener controlados los plazos de pago de las empresas a sus proveedores o incluso para evitar posibles fraudes en la emisión de facturas.
Por lo tanto, se prevé que Hacienda lance junto a la solución pública una orden parecida a la que ya existe con la plataforma de facturas con la Administración pero en este caso para operaciones B2B. Esta normativa precisará exactamente los requisitos técnicos para que las facturas sean válidas y dará acceso a un enlace para firmarlas y validarlas al igual que ocurre con Face.
