Uno de los principales gastos que todas las empresas tienen que asumir en el día a día de su actividad son los suministros. Estos gastos, que abarcan desde los servicios básicos como electricidad, agua y telecomunicaciones hasta otros consumos no almacenables, representan gastos recurrentes que las empresas deben manejar con cuidado para asegurar una correcta asignación de costes y una representación fiel de su situación financiera.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué son los suministros dentro de una empresa?
- Aspectos previos a tener en cuenta
- Cuentas contables relacionadas con los suministros
- Asientos contables relacionados con los suministros
- Ejemplo de contabilización de suministros
¿Qué son los suministros dentro de una empresa?
Los gastos por suministros en una empresa se refieren a todos los costes asociados con los servicios básicos necesarios para mantener operativas las instalaciones de la empresa, y que no tengan la categoría de almacenables.
Son, en consecuencia, gastos recurrentes y esenciales para el día a día de cualquier negocio. Entre ellos, se incluyen:
- Electricidad: gasto fundamental para iluminación, funcionamiento de equipos y maquinarias, sistemas de computación, y más. Es uno de los gastos más significativos para la mayoría de las empresas.
- Agua: necesario para servicios sanitarios, limpieza, y en algunos casos, como parte del proceso productivo de la empresa.
- Gas: utilizado para calefacción, procesos industriales o para cocinar en empresas que ofrecen servicios de alimentación.
- Internet y telecomunicaciones: fundamental para las operaciones comerciales en la era digital, incluyendo comunicaciones internas y externas, gestión de datos, marketing digital, entre otros.
- Servicios de recolección de residuos y reciclaje: necesarios para mantener las instalaciones limpias y cumplir con regulaciones ambientales.
Aspectos previos a tener en cuenta
De acuerdo con las normas de registro y valoración del Plan General Contable, un suministro se considera un gasto cuando el servicio ha sido efectivamente consumido o utilizado por la empresa durante el periodo contable en cuestión. Este principio se alinea con el criterio de devengo, el cual establece que los gastos deben reconocerse en el momento en que se generan los ingresos que estos ayudan a producir, independientemente del momento en que se realice el pago efectivo del gasto.
En este sentido, se debe hacer una entrada contable para reconocer el gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias (628) y, al mismo tiempo, aumentar las obligaciones en el balance general, específicamente en la cuenta de “Acreedores por prestación de servicios” o una cuenta similar, dependiendo de la naturaleza del suministro.
Cuando se efectúa el pago del suministro, se registra una salida de efectivo en la cuenta bancaria o de caja de la empresa, y se reduce la obligación registrada en la cuenta de “Acreedores por prestación de servicios”, reflejando así la salida de recursos financieros y la disminución de la deuda de la empresa.
Cuando estos elementos se adquieran para ser almacenados (en depósitos, etc.) para ser consumidos posteriormente, se incluirán en la cuenta de Compras de otros aprovisionamientos (602). En esta cuenta tampoco se incluirá el servicio telefónico, que se contabilizará en la cuenta de Otros servicios (629).
Cuentas contables relacionadas con los suministros
- 628 – Suministros: es la cuenta que se utiliza para contabilizar gastos ocasionados por consumo de electricidad y cualquier otro gasto que no tenga la condición de almacenable.
- 410 – Acreedores por prestación de servicios: es la cuenta contable que se utiliza para registrar las obligaciones que tiene una empresa por pagar a terceros por servicios que han sido recibidos, pero aún no han sido pagados. Esta cuenta forma parte del pasivo corriente en el balance general de la empresa, ya que representa deudas a corto plazo, generalmente pagaderas en menos de un año.
- 572 – Bancos: cuando los suministros se abonan al contado, la cuenta de bancos se utilizará como contrapartida de la cuenta de acreedores por prestación de servicios, en el haber, para abonar.
Asientos contables relacionados con los suministros
El primer asiento relacionado con los suministros, que además es el más habitual, es en el que se recibe la factura relacionado con los suministros y, posteriormente, esta se abona:
El primer asiento, a la recepción de la factura, se contabilizará el siguiente asiento:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
| 628. Suministros | XXX | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | YYY | |
| 410. Acreedores por prestación de servicios | | XXX + YYY |
En el momento del pago, se contabilizará:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
| 410. Acreedores por prestación de servicios | XXX + YYY | |
| 572. Bancos | XXX + YYY |
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Ejemplo de contabilización de suministros
Imaginemos que una empresa ha recibido su factura de electricidad correspondiente al mes de enero, por un total de 2.500 € (sin IVA), pero aún no ha realizado el pago. Posteriormente, la empresa procede a pagar esta factura en febrero.
A la recepción de la factura de electricidad (enero):
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
| 628. Suministros | 2.500 € | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | 525 € | |
| 410. Acreedores por prestación de servicios | | 3.025 € |
En el momento del pago, en el mes de febrero, se contabilizará:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
| 410. Acreedores por prestación de servicios | 3.025 € | |
| 572. Bancos | | 3.025 € |
