Si tienes un negocio, hay un formulario que vas a ver cada vez que tu plantilla crezca o disminuya y es el Modelo TA.2/S, es decir, el modelo con el que se gestiona la solicitud de altas, bajas y variaciones de datos de tus trabajadores.
Es el documento estándar con el que comunicas a la Seguridad Social los movimientos de tu personal. Rellenarlo mal o fuera de plazo puede costarte una sanción, así que en este artículo vamos a desgranar el modelo casilla por casilla para que no tengas dudas este 2026.
¿Quién debe presentarlo y cuándo?
La responsabilidad de presentar el Modelo TA.2 recae siempre sobre el empresario, o sobre ti si vas a contratar a un trabajador siendo autónomo. No es un trámite que deba hacer el empleado.
Ya sabemos que los plazos de entrega son sagrados en la Seguridad Social, pero pueden variar según la acción que queramos hacer con el Modelo TA.2.
Si queremos presentar un documento de alta, debes presentar el modelo antes de que el empleado empiece a trabajar, en un plazo de hasta 60 días antes. Si lo presentas el mismo día pero horas después del inicio, o al día siguiente, se considerará fuera de plazo.
En cambio, si lo que necesitamos es presentar el Modelo TA.2 para una baja o una variación, tienes un margen de 3 días naturales desde la fecha de cese o del cambio de condiciones. Ten en cuenta, que al ser días naturales también cuentan los sábados y los domingos.
Qué datos incluye y cómo rellenarlo
Aunque la gestión sea mayoritariamente telemática a través del Sistema RED, el sistema te va a pedir exactamente la misma información que recoge el modelo físico. Por eso vamos a ver cuáles son los campos esenciales que no te pueden faltar al rellenar el Modelo TA.2 y los errores que se suelen cometer para ahorrarte los bloqueos en la web de la Seguridad Social.
Campos esenciales que no pueden faltar
No te preocupes, porque si te falta alguno de estos datos, el sistema no te va a dejar finalizar el envío igualmente.
Hemos desglosado el formulario en los 4 bloques más críticos que debes tener preparados antes de empezar a rellenar el Modelo TA.2.
Tipo de solicitud
El encabezado es la primera casilla y es la que define todo el trámite. Debes tener claro qué es lo que estás comunicando:
- Alta: para los nuevos ingresos.
- Baja: para todas las finalizaciones de contrato.
- Variación de datos: si lo que necesitas es cambiar una jornada completa a una parcial o si vas a modificar la categoría profesional del trabajador.
Datos del trabajador
Más allá del nombre y los apellidos de tu trabajador, hay dos números vitales que no pueden colocarse de forma errónea:
- IPF (DNI/NIE): la identificación fiscal.
- Nº de Afiliación a la Seguridad Social (NAF): este es el dato más importante. pero ojo, no lo confundas con el número de la tarjeta sanitaria. Si el trabajador nunca ha trabajado antes, necesitará tramitar primero su afiliación con el Modelo TA.1.
Datos del empresario
El sistema necesita identificar quién es el que contrata, por ello necesitas poner correctamente los datos de tu empresa o los tuyos propios como autónomo empleador.
- Código de Cuenta de Cotización (C.C.C.): este es el «DNI de tu empresa» ante la Seguridad Social.
- Provincia: en el caso de que tengas varios centros de trabajo en distintas provincias, asegúrate de usar el C.C.C. secundario que corresponda a la ubicación real del trabajador, no el de la sede central.
Datos relativos a la solicitud
En este último bloque se define la relación laboral y es donde más dudas suelen surgir. Para rellenarlo correctamente solo necesitas ser preciso en estos números:
- Fecha de inicio o cese: debes poner el día, el mes y el año exacto en el que se inicia o se cesa la actividad.
- Tipo de contrato: se introduce mediante códigos numéricos oficiales (ej: 100, 200, 402…). Revisa que coincida con el contrato escrito.
- Grupo de cotización: Pueden ir desde el 01 al 11. Esto determinará las bases de cotización y, en definitiva, cuánto cuesta contratar a un trabajador para tu empresa.
- Ocupación (CNO): esto es crucial para los Seguros Sociales, ya que define el riesgo del puesto, no es lo mismo el riesgo laboral al que se encuentra expuesto un administrativo que un soldador, y afecta a lo que vas a pagar por accidentes laborales.
Errores frecuentes al completar el formulario
Incluso teniendo los datos delante, es fácil cometer fallos que el sistema a veces no detecta automáticamente, pero que sí pueden generar problemas después.
Un error clásico a la hora de completar el Modelo TA.2 es poner la fecha del día en la que estás rellenando el formulario en lugar de la fecha real de efecto, que sería cuando empieza o termina de trabajar el empleado.
Otro error común es asignar una ocupación de “oficina” a alguien que realiza tareas manuales o peligrosas. En este caso, si hubiera una inspección o un accidente laboral, la Seguridad Social te reclamará la diferencia de la cotización con un recargo.
Y por último, otro error común que encontramos al rellenar el Modelo TA.2, es el grupo de cotización. Si el trabajador cambia de funciones o de categoría dentro de la empresa hay que realizar un cambio en su cotización.
Cómo presentarlo (Sede Electrónica vs Sistema RED)
En 2026, el papel es casi historia. La Seguridad Social ha digitalizado la totalidad de sus procesos para garantizar la inmediatez de los datos, por lo que presentar el Modelo TA.2/S físicamente ha quedado relegado a casos muy excepcionales.
A día de hoy, existen dos grandes vías digitales obligatorias para cumplir con esta gestión sin moverte de la oficina: la Sede Electrónica a través de la plataforma Importass y el Sistema RED.
La Sede Electrónica (Importass) es la plataforma diseñada para el ciudadano de a pie. Se utiliza principalmente por empleadores de hogar o personas físicas para trámites puntuales que no requieren una gestión masiva.
Se accede de forma muy fácil con Certificado Digital, Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente y cuenta con un formulario web guiado muy intuitivo que evita que se cometan los errores más básicos.
Por otro lado, si eres una PYME o Autónomo que cuenta con trabajadores a su cargo, la normativa te obliga a comunicarte a través del Sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos).
De forma online, tienes que rellenar los datos del Modelo TA.2 directamente en la interfaz de la Seguridad Social. Pero si gestionas un volumen alto de altas y bajas, tu software de nóminas generará un archivo, habitualmente XML, que se sube masivamente a la plataforma para procesar todos los movimientos de golpe.
Requisitos técnicos y formatos aceptados
Independientemente del canal, la tecnología te exigirá lo siguiente para dejarte pasar:
- Identificación: necesitarás contar obligatoriamente con un Certificado Digital válido, una Cl@ve Permanente o estar dado de alta como «Autorizado RED».
- Formato de archivos: olvídate de escanear el PDF del TA.2 firmado. El sistema no acepta PDFs como entrada de datos; solo acepta la transmisión de datos online o ficheros de sintaxis específica, como los ficheros .FAN/.XML generados por un software de nóminas.
- El PDF oficial: este solo sirve como borrador de consulta o para tenerlo impreso en la carpeta del empleado como resguardo interno, pero no tiene validez de presentación si no va acompañado del justificante digital, es decir, la huella electrónica.
Consecuencias, correcciones y plazos administrativos
Si algo tenemos claro, es que la Seguridad Social no suele conceder segundas oportunidades cuando se trata de plazos vencidos. Su sistema de cruce de datos es automático y detecta los retrasos al instante.
Por ello es fundamental que conozcas el impacto económico y legal de una mala gestión para evitar sorpresas desagradables que afecten tanto a la tesorería, como a la reputación de tu negocio.
Multas, impacto en cotizaciones y cómo subsanar errores
Presentar un alta fuera de plazo tiene consecuencias inmediatas, que pueden ser sanciones económicas, pérdidas de las bonificaciones o pagos de cuotas con recargo.
Las multas pueden variar según la gravedad, ya sean leves, graves o muy graves, pero generalmente estas sanciones económicas pueden oscilar entre los 3.750€ y los 12.000€ por trabajador afectado.
Además, si el contrato que ibas a formalizar tenía derecho a reducciones de cuota o ayudas a la contratación, las pierdes automáticamente al no realizar el alta previa.
Y por último, aunque el trabajador haya empezado tarde a nivel administrativo, tendrás que pagar las cuotas desde el inicio real de la actividad, sumando un recargo del 20% más los intereses de demora correspondientes.
¿Te has equivocado al enviar los datos? No entres en pánico, equivocarse es humano, por eso te dan la opción de corregir los datos en un plazo de 3 días. Si detectas un fallo como un DNI mal escrito o una fecha bailada, dentro de los 3 días siguientes al movimiento, puedes usar la funcionalidad de «Eliminación de movimientos previos» o «Corrección» en el Sistema RED sin penalización.
Si te das cuenta del error pasado el plazo de tres días, el sistema se bloquea. En este caso deberás presentar un escrito a través del registro electrónico de la Sede (CASIA) solicitando la corrección manual por parte de un funcionario, en el que tendrás que aportar pruebas como el contrato firmado o las nóminas, que justifiquen tu el error.
Ejemplos prácticos
La normativa administrativa puede resultar confusa hasta que la aplicamos a la realidad de la gestión diaria. Para que no te queden dudas sobre cómo funcionan los plazos estrictos de la Seguridad Social, te planteamos dos escenarios muy habituales donde un error de cálculo podría derivar en sanción.
Alta antes de inicio de la relación laboral
Vamos a ponernos en la situación de que vas a contratar a María para empezar el lunes 15.
Para ello el jueves 11, tendrías que entrar en Sistema RED y tramitar el alta con «Fecha Real: 15». De esta forma María estaría asegurada desde el minuto 1 del lunes 15 y tú has cumplido con la obligación de comunicar el alta previamente.
Baja por fin de contrato
Ahora vamos a ver la situación contraria. El contrato temporal de Juan termina el viernes 30. Lo que te da un margen de seguridad de 3 días naturales. Esto significa que puedes comunicar la baja hasta el lunes 2.
Aunque tengas ese margen, te recomendamos no apurar al último momento. Tramita la baja el mismo día 30 o déjala programada unos días antes si sabes que la relación laboral va a finalizar en esa fecha.
Descarga del modelo oficial
Aunque te recomendamos la vía telemática, puedes consultar el Modelo TA.2 oficial en PDF para familiarizarte con los campos o para trámites presenciales excepcionales en las oficinas de la TGSS.
[Enlace oficial a la Seguridad Social – Descarga Modelo TA.2/S]
