Los 5 mejores softwares para la gestión de cobros

¿Utilizar un programa de gestión de cobros eficiente y tecnológicamente avanzado o seguir apostando por el Excel, la calculadora y los tickets en papel?

En la época actual, donde el tiempo se ha convertido en nuestro recurso más valioso, y la competencia es cada vez más atroz, ya no hay ninguna duda: la primera opción es la más acertada.

Ni siquiera ni en un pequeño negocio sigue teniendo sentido gestionar los cobros de forma tradicional. Ahora, este tipo de software contables son tan accesibles que cualquiera se lo puede permitir, tanto a nivel económico, con cuotas bajísimas o incluso gratuitos, como a nivel técnico, con interfaces intuitivas y fáciles de usar.

Digitalizar y automatizar esta tediosa, pero necesaria tarea, se ha convertido en algo sencillo y al alcance de todos.

Si ya has decidido dar el paso y apostar por un software, ahora lo más importante es elegir el que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio. Para ayudarte, hemos seleccionado los 5 mejores programas de gestión de cobros, teniendo en cuenta factores como su facilidad de uso, funcionalidades, la integración con otros sistemas o su relación calidad-precio.

Tabla comparativa de los mejores software de gestión de cobros

Funcionalidades de la gestión de cobros

Un programa de gestión de cobros tiene como objetivo simplificar y automatizar el proceso de seguimiento de cobro y pago de facturas pendientes. Ofrecen a las empresas información de su flujo de caja actualizada para mantener una visión clara de su situación financiera. El objetivo: reducir el estrés y la carga de trabajo asociados con el seguimiento manual de pagos, liberando tiempo muy valioso.

Gracias a las funcionalidades que ofrecen es posible automatizar gran parte de dichas tareas, que de realizarlas manualmente, nos llevarían mucho tiempo y esfuerzo. Entre las funcionalidades que debería tener una herramienta como esta, destacan:

• Monitorización de facturas y tickets cobrados: esta función permite llevar un registro detallado de todas las transacciones, facilitando el seguimiento de los pagos recibidos y pendientes.
• Registro de facturas y tickets recibidos: debe ofrecer un lector de tickets y facturas recibidas que permita digitalizar los datos de gasto de forma rápida, precisa y fiable.
• Recordatorio de vencimientos: el sistema debería enviar alertas automáticas cuando se acerca la fecha de vencimiento de una factura, ayudando a prevenir retrasos en los pagos o incluso facturas impagadas, mejorando de esta forma el flujo de caja.
• Conciliación bancaria: esta función permite importar los extractos bancarios y compararlos con los registros contables de la empresa, facilitando la detección de discrepancias y errores. Ayuda a mantener la precisión en los registros financieros y ahorra tiempo en el seguimiento.
• Conciliación bancaria automática: yendo un paso más allá, esta función no solo compara los registros, sino que también realiza automáticamente la conciliación. Esto significa que el sistema puede identificar y emparejar transacciones, ajustar discrepancias menores y marcar aquellas que requieren atención manual.
• Conexión con multitud de bancos: es importante que ofrezca conexión con diferentes entidades bancarias. Debe incluir tanto bancos nacionales, como europeos e internacionales. También debería proporcionar una API para facilitar la integración con otros sistemas.
• Previsión de caja: esta función permite proyectar los flujos de caja futuros basándose en las facturas pendientes de cobro y pago. Ayuda a anticipar posibles problemas de liquidez y facilita la planificación financiera a corto y medio plazo. Además, puede incluir escenarios hipotéticos para evaluar el impacto de diferentes situaciones en la tesorería de la empresa.
• Generación de informes y análisis: la herramienta debe tener la capacidad de crear informes sobre el estado de los cobros, incluyendo estadísticas sobre pagos puntuales, retrasos y morosidad. Estos informes ayudan en la toma de decisiones financieras y en la planificación estratégica.

¿Cuáles son los mejores softwares de gestión de cobros?

Como en cualquier otro ámbito, no todos los programas de gestión de cobros son iguales. Cada uno tiene sus propias características, ventajas y desventajas que los hacen más o menos adecuados según las necesidades de cada empresa.

A continuación, y tras haber analizado y probado algunos de las aplicaciones más populares del mercado, te dejamos una lista 5 de los mejores softwares de gestión de cobros.

1. Quipu

Quipu es una suite de gestión contable para autónomos y Pymes que, además de ofrecer funciones de facturación, gestión de gastos y contabilidad, cuenta con un módulo que permite realizar de forma sencilla e intuitiva la gestión de cobros. Con una curva de aprendizaje poco inclinada, una gran atención al cliente y buenos planes de precios, Quipu permite:

• Seguimiento de facturas: monitorizar en tiempo real el estado de cada factura, desde su emisión hasta su cobro. Permite clasificar, filtrar y ordenar las facturas según su estado (pendientes, vencidas, cobradas), mostrando toda la información de
• Escaneo de facturas y tickets: ofrece una función de escaneo que permite capturar y digitalizar facturas y tickets fácilmente. Esto agiliza el proceso de registro de gastos, reduce errores de entrada manual y facilita la organización de documentos contables. La herramienta utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y cuenta con validación humana.
• Recordatorios automáticos de pago: envía notificaciones a los clientes cuando se acerca la fecha de vencimiento de sus facturas, ayudando a reducir los retrasos en los pagos y mejorando el flujo de caja.
• Previsión de caja: esta función permite a las empresas anticipar su situación financiera futura, basándose en los cobros y pagos programados. Ayuda a identificar posibles déficits de efectivo con antelación, permitiendo a las empresas tomar decisiones, confianza gracias a la posibilidad de crear diversos escenarios futuros.
• Conciliación bancaria automática: facilita la comparación entre los registros contables y los movimientos bancarios, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Los datos se sincronizan y emparejan con los registros de forma automática en tiempo real, aunque también permite importar movimientos manualmente.
• Centralización de bancos: Quipu dispone de un amplio catálogo de bancos nacionales e internacionales para la sincronización automática de movimientos. Con más de 300 entidades bancarias, admite casi todos los bancos españoles, así como muchos bancos europeos y algunos internacionales.
• Propuestas de conciliación masiva: permite conciliar múltiples transacciones de forma rápida y eficiente, acelerando el proceso de forma notable. Esto puede ser muy útil especialmente para empresas con un alto volumen de transacciones.
• Informes de tesorería: genera informes detallados sobre el flujo de caja, incluyendo proyecciones futuras basadas en las facturas pendientes y los pagos programados. Estos informes ayudan a anticipar posibles problemas de liquidez y facilitan la toma de decisiones financieras.
• Exportar movimientos: permite exportar los datos de movimientos bancarios y conciliaciones en formatos como CSV o Excel, facilitando su uso en otros sistemas o para análisis adicionales.

2. Anfix

Anfix es otro software de gestión empresarial que ofrece una solución integral para la gestión de cobros. Con una interfaz intuitiva y una amplia gama de funcionalidades, Anfix ofrece un gran número de funcionalidades adaptadas a las principales, las necesidades de pequeñas y medianas empresas. Entre sus características más notables para la gestión de cobros se incluyen:

• Seguimiento de facturas en tiempo real: permite monitorizar el estado de cada factura desde su emisión hasta su cobro, ofreciendo todo tipo de etiquetas y filtros que nos ayudan a entender mejor el flujo de caja actual.
• Notificaciones en tiempo real: cada vez que se produce un cambio en el estado de una factura, como un cobro recibido o un vencimiento próximo, el sistema envía alertas instantáneas. Las notificaciones se pueden personalizar según las preferencias del usuario, permitiendo filtrar por importancia o tipo de evento.
• Conciliación bancaria inteligente: ofrece conexión con múltiples entidades bancarias, permitiendo la importación automática de movimientos y facilitando la conciliación. El sistema cruza los movimientos bancarios con las facturas o tickets registrados para que el usuario tan solo tenga que aceptar la propuesta de conciliación.
• Gestión de múltiples cuentas bancarias: permite vincular y gestionar varias cuentas bancarias desde una única interfaz, lo que facilita el seguimiento de todos los movimientos financieros de la empresa.
• Informes personalizados: permite generar informes sobre el estado de los cobros, incluyendo análisis de antigüedad de deudas, proyecciones de flujo de caja y estadísticas de pagos. Estos informes son completamente personalizables.

3. Contasimple

Contasimple, tal y como indica su nombre, destaca por ser un programa de gestión de cobros que prioriza la sencillez por encima del resto de aspectos. Esto no significa que sea un programa incompleto, todo lo contrario.

Más allá de sus opciones de facturación, contabilidad y presentación de impuestos, ofrece todo lo necesario para que cualquier emprendedor o pequeña empresa pueda gestionar sus cobros y pagos de forma eficiente y sin complicaciones. Entre sus características más destacadas para la gestión de cobros se encuentran:

• Seguimiento de facturas: permite realizar un seguimiento detallado el estado de cada factura, desde su emisión hasta su cobro, con opciones de filtrado y clasificación con un sistema de colores que facilita la identificación rápida del estado de cada factura.
• Cambio de estado manual: permite actualizar manualmente el estado de las facturas, lo que es útil en situaciones donde el pago se realiza fuera del sistema o cuando se necesita ajustar el estado por cualquier razón.
• Lector de tickets: ofrece un sencillo lector de tickets y facturas recibidas que utiliza la tecnología OCR. Puedes subir el documento en distintos formatos o realizar una foto con la app móvil. Sin embargo, el número de lecturas es muy limitado.
• Conciliación automática: Contasimple ofrece una función de conciliación automática que compara los movimientos bancarios con las facturas emitidas y recibidas. No obstante, esta es una opción que solo está disponible bajo pago adicional en todos sus planes.
• Gestión de recibos: permite gestionar recibos bancarios desde la propia aplicación, tanto puntuales como recurrentes. También permite la configuración de remesas bancarias.
• Informes de tesorería: Contasimple genera informes sobre el estado de los cobros y pagos, incluyendo análisis de flujo de caja actual. Se tratan de informes simples para aquellos que no necesitan tanta información.

Hay que tener en cuenta que Contasimple no ofrece recordatorios de pago automáticos, una función bastante útil, que sin embargo, no está presente. Tampoco ofrece integración con otro software de gestión, lo que podría ser una desventaja para empresas que buscan una solución más completa e integrada. A pesar de estas limitaciones, Contasimple sigue siendo una opción atractiva para autónomos y pequeñas empresas que valoran la simplicidad.

4. Billage

Otro de los mejores softwares de gestión de cobros y pagos del mercado es Billage. Se trata de un programa muy completo que ofrece una amplia gama de funcionalidades para la gestión financiera de pequeñas y medianas empresas. Entre sus características más destacadas, se ofrecen varias funcionalidades dirigidas a la gestión de cobros y pagos.

• Seguimiento: Billage permite realizar un seguimiento detallado de todas las facturas emitidas y recibidas, proporcionando una visión clara del estado de cada transacción. El sistema clasifica automáticamente las facturas según su estado y ofrece un código de colores muy útil.
• Recordatorios automáticos: también ofrece un sistema de notas que se puede personalizar en cada documento de compra o venta, añadiendo recordatorios automáticos y avisos visibles que se pueden visualizar en formato calendario.
• Conciliación bancaria: ofrece una función de conciliación bancaria que permite comparar los movimientos bancarios con las facturas registradas en el sistema. Admite tanto importación manual de registros como conciliación automática. Se echa en falta un sistema de previsualización para ver las fechas de documento rápidamente.
• Captura de gastos: cuenta con una función de captura de gastos que permite escanear y digitalizar facturas y tickets fácilmente. La herramienta utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)+IA para extraer automáticamente los datos. Aunque generalmente funciona bien, comete errores y el número de lecturas es limitado.
• Informes de flujo de caja: Billage genera informes de flujo de caja, por lo que de un vistazo se puede obtener una visión clara de la situación financiera de la empresa. Sin embargo, las proyecciones de cobros pendientes no son muy completas.
• Integración con otras plataformas: ofrece integración con otras plataformas, tanto de eCommerce como PrestaShop o WooCommerce, como de pasarelas de pagos como PayPal o Stripe. Las integraciones son algo limitadas.

5. Billin

Por último, otro de los mejores programas de gestión de cobros es Billin, el cual ofrece una buena solución integral para la gestión financiera de pequeñas y medianas empresas. Con una interfaz intuitiva y fácil de usar, Billin se destaca por su enfoque en la automatización de procesos y la mejora de la eficiencia en la gestión de cobros. Entre sus características más destacadas encontramos:

• Seguimiento de facturas: Billin ofrece un panel de control intuitivo que muestra el estado actualizado de todas las facturas emitidas. Los usuarios pueden ver fácilmente qué facturas están pendientes, vencidas o pagadas, con varias opciones de filtrado y clasificación.
• Lector OCR: incorpora un avanzado lector OCR con IA que permite escanear facturas y tickets físicos, convirtiendo la información en datos digitales. Aunque funciona muy rápido, su fiabilidad de conversión no es la mejor del mercado.
• Recordatorios automáticos de pago: el sistema permite enviar recordatorios personalizados a los clientes sobre facturas pendientes o próximas a vencer.
• Conexión con bancos y tarjetas: aunque Billin permite conectarse con bancos y tarjetas, solo permite hacerlo para almacenarlos como métodos de pago. No permite importar movimientos, ni siquiera de forma manual, por lo que la conciliación bancaria no es posible.

En general es una aplicación muy simple que puede ser útil para autónomos o pequeñas empresas, pero en general, se echa en falta muchas opciones que otras herramientas sí que ofrecen. La falta de opciones avanzadas para la gestión de cobros, como la conciliación bancaria automática o un sistema de previsión de caja detallado, limita su utilidad para empresas en crecimiento o con necesidades financieras más complejas.