Los 5 mejores software para digitalizar facturas y tickets

Aumentar la eficiencia y la productividad de todas las áreas de una empresa es clave para alcanzar el éxito. En la actualidad, contar con un software para digitalizar facturas abre las puertas de la automatización a una de las tareas de facturación más pesadas y repetitivas, ahorrando así muchas horas de trabajo y reduciendo los errores humanos.

Esta conocida tecnología se ha generalizado en el mercado por su capacidad para leer todo tipo de tickets y facturas e incorporar los datos al programa de facturación automáticamente. Pero, ¿es cualquier programa con esta funcionalidad apto para aumentar la eficiencia de una empresa?

En este artículo analizaremos cuáles son las características más importantes a tener en cuenta. Además, tras probar los mejores software para digitalizar facturas del mercado, analizamos todos los pros y contras de cada uno de ellos.

Listado comparativo de softwares para digitalizar facturas

¿Qué características debe tener un software para digitalizar facturas?

Un software para digitalizar facturas es una herramienta informática que permite leer el texto y caracteres de una imagen para transformarlos en datos editables. Para ello emplea una tecnología conocida como OCR (Optical Character Recognition).

Los programas OCR para facturas ofrecen la funcionalidad de subir tickets y facturas recibidas, extraer sus datos e incorporarlos al programa contable. Esto elimina la necesidad de picar a mano los datos, y por lo tanto, reduce mucho la posibilidad de error y acelera la entrada de datos, una tarea repetitiva y poco productiva.

A pesar de que esta tecnología ofrece una gran fiabilidad, no todos los software para digitalizar facturas ofrecen las mismas características. Algunas de las funcionalidades más relevantes son:

• Fiabilidad: un programa para digitalizar facturas debe ofrecer una fiabilidad cercana al 100%. Esta precisión es esencial para evitar pérdidas de tiempo adicionales y reducir el riesgo de errores contables.
• Velocidad: además de fiable, el software debe mostrarse ágil tanto a la hora de procesar las imágenes y transformarlas en datos como al incorporar estos datos al programa de facturación.
• Opciones: las opciones ofrecidas en cuanto a la forma de subir los documentos e imágenes de tickets deberían ser variadas para adaptarse a las circunstancias de cada usuario. Algunas de estas opciones para introducir documentos son desde la web, a través del programa de escritorio, vía aplicación móvil o incluso por correo electrónico.
• Cantidad: algunos software para digitalizar facturas restringen demasiado el número de lecturas OCR mensuales. Es importante asegurarse de que el programa elegido se ajusta a nuestras necesidades.
• Formatos: a la hora de subir los documentos e imágenes a digitalizar, el programa debe aceptar los principales formatos, como mínimo PDF, PNG, JPEG y JPG.
• Validación: en ocasiones, la inteligencia artificial no es suficiente para extraer correctamente todos los datos. Por ello, puede ser muy útil contar con un software que ofrezca una combinación de tecnología con validación humana para incrementar la precisión de la información extraída. Además, debería contar con un detector de duplicados eficiente.
• Validez legal: es esencial que los datos digitalizados sean totalmente válidos en el aspecto legal. Así podremos desechar las copias en papel y dejar de almacenarlas durante los 4 años que exige Hacienda, pues su copia digital será suficiente.

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¿Cuáles son los mejores programas para digitalizar facturas?

Tras revisar las diferentes opciones disponibles y probar los principales programas para digitalizar facturas, consideramos que los 5 que analizamos a continuación son los que mejores prestaciones ofrecen.

Para realizar este análisis, hemos analizado la eficiencia de su escáner OCR, usabilidad, facilidad, velocidad y otros aspectos que creemos importantes. Con sus ventajas y desventajas, todos ellos ofrecen diferentes características que los hacen únicos, por lo que elegir entre uno u otro dependerá directamente de las necesidades de cada negocio.

1- Quipu

Quipu es uno de los programas para digitalizar facturas más populares del momento. Ofrece una completa suite de facturación online que facilita y automatiza las tareas más habituales del departamento de contabilidad y administración. Su lector de gastos permite leer todo tipo de tickets y facturas fácilmente.

Lo que nos gusta

• La validación humana de Quipu es, sin duda, un plus a tener en cuenta. Su funcionamiento principal se basa en inteligencia artificial, pero, además, todos los documentos digitalizados pasan también por un revisor humano, asegurando que la extracción de datos es correcta en el 99,9% de los casos.
• También nos ha gustado su variedad de métodos para subir los documentos a digitalizar. Ofrece tres opciones:
  • Vía web, que nos permite subir los tickets arrastrando los ficheros o el botón de subir.
  • A través de su aplicación móvil, utilizando la cámara de nuestro smartphone.
  • Por email, mediante la dirección que nos proporciona el sistema.
• En su plan más básico Quipu ofrece hasta 30 lecturas al mes sin coste adicional, un número superior al de las demás opciones disponibles en el mercado.
• Los documentos digitalizados con el software de Quipu tienen total validez legal frente a la Agencia Tributaria. Tras subir un ticket, podemos desechar la copia en papel sin temor alguno.
• Su gestión de duplicados también ofrece resultados satisfactorios. Tras subir dos veces la misma factura, el software nos ha alertado de la duplicidad de documentos rápidamente.
• Su interfaz de gestión de documentos es intuitiva y sencilla de utilizar.
• Quipu es una gran opción para aquellos usuarios con menos experiencia en programas de digitalización de facturas, gracias a su completo onboarding, que nos enseña paso a paso cómo digitalizar nuestros tickets.
• También cabe destacar el buen comportamiento y diseño de su aplicación móvil (disponible para Android y iOS). El acceso directo para leer gastos situado en el centro de la pantalla principal también es muy acertado.
• Por último, Quipu ofrece una prueba gratuita de 15 días que incluye 10 lecturas. De esta manera, podemos poner a prueba su lector de gastos y ver si encaja con nuestras necesidades.

Qué podría mejorar

• Aunque su compromiso es de 24 horas como máximo, este tiempo de digitalización de tickets y facturas puede parecer demasiado extenso para algunas organizaciones. Este tiempo de procesamiento se debe principalmente a la validación humana, pues Quipu prioriza la fiabilidad y precisión en detrimento de la velocidad.
• Tras digitalizar un ticket desde la app móvil, hemos comprobado que sólo puede aprobarse desde la versión web. Esto es mejorable.

2- Anfix

Anfix es un software de facturación y contabilidad online que tiene como objetivo cubrir las principales necesidades de autónomos y empresas. Entre sus múltiples opciones dirigidas a la automatización de procesos encontramos CleverScan, un lector OCR que permite escanear tickets y facturas fácilmente.

Lo que nos gusta

• CleverScan es una herramienta de inteligencia artificial propia que permite leer, extraer e incorporar datos al software de Anfix mediante 3 opciones: aplicación web, móvil y email.
• Durante nuestras pruebas, la lectura OCR ofrecida por CleverScan ha funcionado de forma eficiente, logrando un buen equilibrio entre velocidad y fiabilidad.
• La app móvil también funciona adecuadamente, ofreciendo la opción de subir imágenes desde la galería o capturando los tickets a través de la cámara.
• Además, Anfix informa de que su tecnología ha sido homologada por todas las Agencias Tributarias de España. Por lo tanto, las copias digitales de tickets y facturas son válidas tanto a nivel fiscal como legal.

Qué podría mejorar

• El diseño de la aplicación web de Anfix podría ser mucho mejor, pues resulta algo confuso. La opción de digitalizar facturas está bastante escondida, teniendo que entrar en documentos pendientes y pulsar un botón difícil de localizar. En general, es un proceso poco intuitivo.

• En ocasiones CleverScan no hace tan bien su trabajo como debería. Aunque su fiabilidad es alta, echamos en falta la validación humana.

• El número de lecturas que ofrece es bajo, incluso en sus planes más caros. El plan básico solo ofrece 60 escaneos anuales, mientras que el más avanzado tan solo lo amplía hasta los 120 (unos 10 al mes).
• Además, tras agotar las lecturas disponibles, solo podemos ampliarlas mediante compra de créditos. Por 15 € obtenemos 50 créditos, un precio bastante caro si lo comparamos con la competencia.

3- Billin

Billin es otro software para digitalizar facturas que permite a empresas y autónomos automatizar contabilizar sus facturas y tickets de gasto fácilmente. Su tecnología OCR, impulsada por inteligencia artificial, tiene sus pros y contras.

Lo que nos gusta

• Nos ha sorprendido la velocidad de su escaneado inteligente, pues en apenas unos segundos es capaz de extraer y digitalizar los datos automáticamente.
• La aplicación web, así como su aplicación para móviles Android y iOS, tiene un aspecto limpio e intuitivo. Es realmente fácil realizar la lectura de gastos.
• Incluso los usuarios con menos experiencia pueden acostumbrarse rápidamente a Billin gracias a sus mensajes de onboarding.
• El número de lecturas en su plan PRO es bueno, con 50 escaneos incluidos cada mes, además de un precio menor al de la competencia. El plan Unlimited es el más caro, pero incluye 250 lecturas al mes, una mejora muy notable.

Qué podría mejorar

• Billin es un claro ejemplo de que no siempre muy rápido equivale a mejor. Su gran velocidad de escaneo pone en peligro su fiabilidad, pues no dispone de validación humana.
• Por ello, en ocasiones la extracción de datos es incompleta. Esto obliga al usuario a revisar cuidadosamente y completar la información manualmente, lo que conlleva un proceso más lento y un mayor riesgo de errores.
• Al parecer, la gestión de duplicados no funciona correctamente o el programa no dispone de esta funcionalidad. Tras subir dos veces el mismo ticket, Billin no ha respondido como esperábamos.

• Aunque su plan básico es muy barato (6,6 €/mes +IVA), la cantidad de lecturas OCR es pequeña, pues tan solo ofrece 5 al mes.

4- Contasimple

Contasimple es otro de los mejores software para digitalizar facturas del mercado. Dirigido a autónomos y pequeñas empresas, ofrece una gran variedad de funcionalidades, entre las que encontramos un lector OCR para facturas.

Lo que nos gusta

• Durante nuestras pruebas su software se ha mostrado bastante fiable, extrayendo la información correctamente, incluso en tickets que no se veían muy bien o estaban arrugados.
• Tal y como indica su nombre, su simplicidad es uno de sus puntos fuertes. Su lector OCR ofrece las opciones justas y necesarias.
• Podemos digitalizar tickets y facturas tanto por vía web como a través de su aplicación móvil, disponible tanto para Android como para iOS.
• Contasimple detalla que su funcionalidad OCR para facturas está validada por la Agencia Tributaria, por lo que no será necesario seguir almacenando los tickets en formato papel.

Qué podría mejorar

• El número de lecturas ofrecidas mensualmente es bastante escaso. Tanto en su plan básico como en el Professional y en el Ultimate, el número de escaneos es de 5 al mes. Solo se puede ampliar mediante la compra de lecturas adicionales, que tienen un precio de 9 € cada 50 lecturas.
• Contasimple no detecta automáticamente los duplicados.
• Tampoco dispone de validación humana.

• La aplicación para smartphones es muy básica, ya que no incluye opciones importantes como la eliminación de una lectura OCR. Tampoco se puede visualizar la imagen capturada en el momento de realizarla, tan solo puede visualizarse una vez ha sido enviada. Además, la imagen se descarga al soporte móvil.
• La opción de hacer una foto al ticket tampoco funciona bien. Desde que presionamos el botón de la cámara hasta que se procesa pasan unos 4 segundos. Si tenemos que subir unos cuantos tickets, el proceso se ralentiza enormemente.

5- Holded

Holded es otro de los software para digitalizar facturas más populares del mercado. Orientado a empresas y emprendedores, su lector OCR permite extraer datos a partir de imágenes fácilmente.

Lo que nos gusta

• Al igual que otros programas, Holded nos ofrece hasta 3 vías para digitalizar facturas, ya sea a través de su app web, app móvil o enviándolas a través del email que se nos indica.
• La gestión de duplicados es uno de sus puntos fuertes. La hemos probado y en efecto, el programa alerta rápidamente del problema.
• La aplicación móvil está disponible para smartphones Android y Apple.
• Este programa OCR para facturas ofrece validez legal para todas las facturas y tickets digitalizados a través de su sistema.

Qué podría mejorar

• El lector OCR no parece funcionar correctamente. Los tickets subidos durante nuestras pruebas no acababan de procesarse tras pulsar el botón de escanear, y el proceso se acababa cancelando por sí solo tras unos minutos. Hemos insistido varias veces y, finalmente, el sistema acaba por leer los tickets, aunque tardando bastante más de la cuenta.

• La aplicación móvil es poco intuitiva y su diseño es complicado. La opción para leer gastos no es fácil de localizar, pues aparece bajo el título de “inbox”. Al intentar subir o capturar una factura, la app se ralentiza demasiado.
• Si comparamos Holded con sus competidores, el precio de sus planes es bastante más caro. Por ejemplo, el plan más barato para empresas supone un coste de 29€, mientras que el más caro se eleva hasta los 199€.
• Al relacionar precio con cantidad de escaneos mensuales, Holded es el peor parado de la comparativa. Los 100 escaneos anuales de su plan más barato para empresas parecen insuficientes, al igual que para autónomos, a los que tan solo ofrece 40.