Los 5 mejores software OCR para facturas

Automatizar procesos empleando tecnología se ha convertido en algo obligatorio para aquellas empresas que desean optimizar sus procesos y escalar sus negocios. En este aspecto, disponer de un programa OCR para facturas es indispensable para ahorrar tiempo, reducir los errores humanos y aumentar la productividad del departamento de contabilidad y finanzas.

Actualmente el mercado nos ofrece un buen número de software que disponen de esta interesante funcionalidad. No obstante, no todos ofrecen el mismo desempeño ni cuentan con ciertas características para que el proceso de digitalización de facturas sea eficiente.

En este artículo revisaremos qué puntos debemos tener en cuenta. Además, tras probar los mejores software OCR para facturas del mercado, te daremos nuestra opinión sobre ellos.

Listado comparativo de softwares OCR para facturas

¿Qué debe de tener un software OCR para facturas?

Un software OCR (Optical Character Recognition) es un programa informático que tiene la capacidad de reconocer los caracteres y símbolos impresos en una imagen para convertirlos en texto editable.

Basándonos en esta definición es fácil deducir que un programa OCR para facturas es una herramienta que permite leer imágenes de facturas y tickets para transformarlas en formatos digitales. De esta forma, se automatiza su introducción en el software de facturación, acelerando su procesamiento y reduciendo los errores causados por la introducción manual.

Con el paso de los años la tecnología OCR ha ido mejorando hasta alcanzar una cuota de precisión bastante alta. Actualmente su capacidad para capturar información y digitalizarla es excelente.

Sin embargo, no todos los programas OCR para facturas ofrecen las mismas prestaciones. Según nuestra opinión, las características y funcionalidades clave que todo software para digitalizar facturas debería tener son las siguientes:

• Métodos: un programa de este tipo debería ofrecer varios medios y métodos para convertir los tickets y facturas. Desde un ordenador vía web mediante la subida de documentos hasta a través de una app y la cámara de un smartphone o envío mediante email.
• Fiabilidad: sin duda uno de los aspectos más importantes para un lector OCR es que este sea fiable. El reconocimiento de caracteres debe tener una precisión cercana al 100 %. En caso contrario, esto puede hacernos perder más tiempo del que ganamos y puede provocar errores de contabilidad graves.
• Agilidad: otro punto clave para cualquier software OCR es la agilidad con la que puede procesar las imágenes. Esta debe ser cuanto más ágil mejor, tanto en la captura de información como en su conversión y subida al sistema de contabilidad.
• Número de lecturas: Es necesario asegurarse de que el software elegido ofrezca un número de escaneos que se ajuste con nuestras necesidades.
• Formatos: el programa OCR para facturas online debe ofrecer una compatibilidad amplia a la hora de subir los documentos a digitalizar. Los principales formatos que debe aceptar son el PDF, JPEG, JPG o PNG.
• Validación: por otro lado, también es importante que el software elegido cuente con una proceso de validación humana, además de la validación de la propia inteligencia artificial. Asimismo, lo ideal es que cuente con una detección de duplicados eficiente.
• Legalidad: si un programa dispone de digitalización con validez legal, no será necesario almacenar las copias físicas hasta 4 años (tal y como demanda Hacienda). La copia digital será totalmente válida.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo digitalizar facturas y tickets te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

¿Cuáles son los mejores programas OCR para facturas?

Durante la elaboración del artículo, hemos revisado el mercado en búsqueda de los mejores programas OCR para facturas. Tras una intensa búsqueda, consideramos que los 5 que te mostramos a continuación son los más completos.

A continuación hemos accedido a cada uno de ellos para probar qué tal funciona su lector OCR, qué ventajas ofrece respecto a su competencia o cuáles son los puntos que creemos pueden mejorar. Te adelantamos que ninguno es perfecto y que todos tienen sus pros y contras. Según tus necesidades y prioridades, deberás optar por uno u otro.

1- Quipu

Quipu es un programa de facturación online dirigido a autónomos y pymes que quieren agilizar y automatizar la gestión contable y administrativa de su negocio. Entre la gran cantidad de funciones disponibles, incluye la posibilidad de leer facturas y tickets empleando su opción de lector de gastos.

Lo que nos gusta

• Una de las mejores características de Quipu es que dispone de validación humana. Esto quiere decir que, además de contar con la inteligencia artificial de la tecnología OCR, también hay un humano detrás de cada factura o ticket que subamos. Esto le proporciona un 99 % de fiabilidad.
• Quipu además nos lo pone muy sencillo a la hora de digitalizar nuestras facturas, ya que nos ofrece 3 opciones diferentes. A través de su aplicación web podemos subir nuestros tickets, ya sea a través del botón de subir o arrastrando los archivos. Asimismo, también podemos capturar la información a través de su app móvil o enviar nuestros documentos al email que se nos proporciona.
• Con Quipu no será necesario que sigamos guardando nuestros tickets de gastos en formato papel, pues los documentos digitalizados cumplen con la normativa decretada por la Agencia Tributaria.
• Durante nuestras pruebas hemos subido dos veces el mismo ticket para comprobar qué tal funciona su sistema de detección de duplicados, y la verdad es que no hay ninguna queja. La gestión ha sido rápida y ha funcionado a las mil maravillas.
• También se debe destacar su interfaz completa y limpia, separando los documentos digitalizados en diferentes áreas: lector, no procesados, pendientes de verificar, historial, papelera y duplicados. Todo queda muy claro.
• Otro punto que nos ha gustado es el completo onboarding que ofrece la herramienta, mostrando un tutorial que nos enseña paso a paso cómo utilizar el lector OCR para facturas.
• Ofrece 30 escaneos al mes con su plan más básico, una cifra bastante superior al de la competencia.
• Por último, su app móvil, que está disponible tanto para Android como para iOS, funciona de una forma óptima. Nos ha gustado el acceso directo que hay en el centro de la pantalla principal, así como su velocidad para capturar y subir un ticket.

Qué podría mejorar

• En algunos casos puede tardar más de la cuenta en digitalizar los gastos, aunque su compromiso es de 24 horas laborables como máximo. No obstante, esto es debido a la validación humana que hay detrás de su programa OCR para facturas. Prioriza fiabilidad frente a velocidad.
• Una vez la factura o ticket se ha digitalizado, la aprobación de los documentos solamente se puede hacer desde la versión web, algo que puede llegar a ser molesto en algunas ocasiones.

• El número de escaneos podría ser mayor, sobre todo porque sus planes son algo más caros que otras alternativas. No es el que menos lecturas ofrece, pero tampoco el que más.

2- Anfix

Anfix es un software de contabilidad y facturación online diseñado tanto para autónomos como para empresas. Su objetivo es agilizar y automatizar los procesos de gestión empresarial más típicos, entre ellos la contabilidad de gastos y facturación a través de una tecnología propia llamada CleverScan.

Lo que nos gusta

• CleverScan es un sistema de inteligencia artificial propio que permite digitalizar facturas y tickets automáticamente. Ofrece 3 opciones: web, app móvil y correo electrónico.
• El lector OCR funciona de manera adecuada, tanto en velocidad como en fiabilidad.
• La aplicación móvil ofrece tanto la opción de hacer fotos al ticket desde nuestra cámara como elegir una imagen de la galería.
• La tecnología CleverScan está homologada por todas las Agencias Tributarias en España. Esto quiere decir que las facturas o tickets registrados tienen validez tanto a nivel legal como fiscal. Podrás tirar el ticket sin problema.

Que podría mejorar

• El diseño de la web es en general confuso y demasiado básico, y lo es mucho más la opción de digitalizar facturas. Hay que ir a documentos pendientes y hacer click en un botón demasiado pequeño.

• La funcionalidad de digitalización CleverScan en ocasiones no extrae correctamente los datos de las facturas o tickets. Aunque la fiabilidad es alta, no dispone de validación humana.

• El número de escaneos en sus planes más económicos es demasiado bajo. Por ejemplo, el plan básico solo tiene 60 escaneos al año (unos 5 al mes), mientras que el avanzado solo tiene 120 al año.
• Una vez nos quedamos sin escaneos, tenemos dos opciones. O aumentar el plan a uno superior o comprar más créditos de CleverScan a un precio que creemos que es demasiado elevado (50 créditos/15 €).

3- Contasimple

Contasimple es otra suite cloud enfocada a la administración de la contabilidad y facturación de pequeñas empresas y autónomos. Este incluye software OCR para digitalizar facturas automáticamente.

Lo que nos gusta

• Su tecnología es bastante fiable. En nuestras pruebas ha funcionado correctamente, incluso es capaz de sacar la información parcial de tickets que se ven mal, están arrugados o están incompletos.
• A primera vista su plataforma puede parecer muy simple, pero esa es precisamente una de sus cualidades. La opción de OCR es clara y sencilla.
• Además de la web, también podemos digitalizar facturas a través de su app, la cual está disponible tanto en Android como en iOS.
• Al igual que otros softwares similares, su tecnología OCR y aplicación móvil está validada por la Agencia Tributaria.

Que podría mejorar

• Lo peor de Contasimple es que tan solo ofrece 5 lecturas al mes, algo muy escaso para la mayoría de negocios. Incluso en su plan Ultimate las lecturas siguen siendo 5 al mes. Si quieres obtener más deberás pagarlas, a razón de 9€ por cada 50 lecturas adicionales.
• No tiene gestión de duplicados.
• La app móvil es muy básica, por ejemplo, no ofrece la opción de eliminar una lectura OCR. Tampoco puedes ver la foto realizada mientras la estás haciendo, algo ilógico. Además, una vez enviada la lectura, la imagen se descarga al soporte del móvil para poder visualizarla.
• El tiempo teórico de validación es de hasta 2 días laborables, demasiado alto. No obstante, hemos de decir que en nuestras pruebas la aprobación ha tardado como máximo 1 día laborable.

• No dispone de validación humana.
• Capturar tickets mediante la cámara del móvil es un proceso bastante lento. Desde que presionas el botón hasta que se procesa la imagen tarda unos 4 segundos. Puede parecer una tontería, pero si tienes que procesar varios tickets, esto se convierte en algo tedioso.

4- Billin

Billin es otro programa OCR para facturas que ofrece un gran número de funcionalidades para gestionar la contabilidad de una empresa o las cuentas de un autónomo. Entre ellas destaca un sistema de IA para contabilizar gastos y facturas rápidamente.

Lo que nos gsuta

• La tecnología de escaneado inteligente es muy rápida, en apenas unos segundos escanea el ticket e introduce todos los datos automáticamente.
• Tanto la web como la aplicación, disponible para Android y iOS, ofrecen un aspecto muy limpio y cuidado. Utilizar la lectura OCR es sencillo e intuitivo.
• Su plan PRO incluye 50 lecturas mensuales gratuitas, una cantidad bastante aceptable. Además, es ligeramente más barato que la competencia. Además, en su plan más caro, el Unlimited, la cantidad asciende notablemente (250/mes).
• Nos ha gustado que incluya algunos mensajes de onboarding facilita la entrada de datos a los usuarios más principiantes.

Que podría mejorar

• A pesar de que su escaneo es muy rápido, esto supone un mayor peligro cuando hablamos de fiabilidad, ya que no dispone de validación humana.
• También hemos notado que no siempre extrae la información correctamente, o al menos de forma completa. Esto implica tener que rellenar manualmente algunos campos, entorpeciendo así la experiencia.

• En su plan básico la cantidad de escaneos al mes está demasiado limitada (5/mes), aunque es verdad que es una opción muy barata (6,60 €/mes +IVA).
• Hemos podido subir dos veces el mismo ticket sin que el programa nos alertara, lo que quiere decir que no tiene gestión de duplicados o no funciona correctamente.

5- Holded

Holded es un software de gestión para pymes y emprendedores que incluye digitalización de facturas a través de tecnología OCR. Después de probarlo estas son nuestras conclusiones.

Lo que nos gusta

• Ofrece 3 opciones diferentes para digitalizar facturas: a través de su web, por la app móvil o enviándola a la dirección de correo electrónico proporcionada.
• Hemos probado su tecnología para gestionar duplicados y podemos decir que funciona correctamente.
• Su app está disponible para Android y iOS.
• Holded informa a sus usuarios que todas las facturas y tickets escaneados con su software OCR para facturas tiene validez legal.

Que podría mejorar

• Su tecnología OCR no parece que funcione demasiado bien. Desde la web, al intentar introducir una factura y pulsar el botón de escanear, se ha pasado un par de minutos intentándolo, para finalmente, no ser capaz de extraer los datos. Tras pulsarla de nuevo, ha acabado leyéndola, aunque tardó unos minutos.

• Por otro lado, la aplicación móvil es bastante confusa y complicada. Es difícil encontrar la opción para leer archivos, y cuándo lo haces, esta se traba demasiado. No hay un acceso directo claro y la funcionalidad se llama “Inbox”, por lo que es difícil de deducir.
• Su precio es demasiado elevado si lo comparamos con sus competidores. Tiene dos tipos de planes. Los de empresas empiezan en 29€ y el más caro es de 199€. Para autónomos solo tiene un plan gratuito y otro de pago por 15€ al mes.
• Si relacionamos precio con número de escaneos, Holded es el peor parado de la comparativa. Por ejemplo, el plan más barato para empresas solo incluye 100 escaneos al año, mientras que para autónomos se limita a 40. Insuficiente.