Los 5 mejores software de control de gastos de empresa

En la actualidad, contar con un software de control de gastos se ha convertido en una obligación para aquellas empresas que aspiran a una gestión excelente de sus cuentas. Sus funcionalidades de automatización y centralización de datos, fácil gestión de tickets de gasto o visibilidad total en tiempo real se han vuelto clave. Todo ello permite ahorrar tiempo y aumentar la productividad de los equipos de finanzas a la par que facilitar la vida a los empleados.

Sin embargo, entre tantas opciones disponibles, es complicado decidir cuál es la que mejor se ajusta a las necesidades de nuestra empresa. Por ello, en este post, y tras haber probado algunas de las opciones más populares, vamos a recomendarte los mejores software de control de gastos para empresas, con el objetivo de facilitar tu elección y acertar en tu toma de decisiones.

Listado comparativo de los mejores software de gestión de gastos

¿Qué debe de tener un programa de gestión de gastos de empresas?

Un software de control de gastos es una herramienta digital que permite simplificar y automatizar la gestión de los gastos realizados por los empleados, más concretamente de aquellos desembolsos provocados por reuniones, desplazamientos, proyectos o viajes de trabajo.

Este tipo de programas permiten efectuar un seguimiento exhaustivo de los gastos, elaborar informes detallados, categorizar gastos o ajustar el presupuesto fácilmente, así como adaptarse a las políticas de gasto de cada empresa y cumplir con la normativa fiscal.

Gracias a este tipo de sistemas, las empresas pueden eliminar gran parte de los procesos manuales, aumentando la eficiencia de las gestiones y reduciendo significativamente los errores de contabilidad.

Sin embargo, para obtener todas las ventajas que ofrecen los software de control de gastos, es importante seleccionar una herramienta completa, fácil de utilizar y que ofrezca todas las funcionalidades clave para las empresas:

• Digitalización de facturas: el programa seleccionado debe contar con tecnología OCR que permita digitalizar los tickets de gastos fácilmente, ya sea desde la cámara de un smartphone, subiendo los tickets a través de la aplicación web de escritorio o incluso vía correo electrónico.
• Conciliación bancaria automática: comparar los registros internos de una empresa con los extractos bancarios proporcionados por su banco es un procedimiento crucial para reducir errores y proporcionar una visión más precisa del estado financiero de la empresa.
• Creación de tarjetas de crédito: todo sería mucho más sencillo si cada proyecto o empleado tuviera una tarjeta de crédito personalizada que se conectara directamente con el software de gestión de gastos. Hoy esto es posible y facilita muchísimo tanto el control como la aprobación.
• Presupuesto por proyecto o empleado: otra funcionalidad muy útil es la posibilidad de crear presupuestos de gasto personalizados para proyectos y empleados. Esto puede ahorrarnos mucho tiempo en la aprobación, seguimiento y gestión posterior.
• Integración con otros software de gestión: por supuesto, otra de las claves es que el programa seleccionado cuente con conexión con otros programas contables y facturación, como por ejemplo un ERP o cualquier otro software de gestión que utilice la empresa.
• Informes personalizables: un buen software de control de gastos debe contar también con funcionalidades que permitan generar informes de una forma rápida y personalizada. De esta forma, podremos tomar decisiones basadas en datos y optimizar la inversión por área, categoría, empleado o cualquier otro aspecto relevante.
• Gestión de pagos: otro punto importante es la automatización de algunos tipos de pagos del dinero que el empleado adelanta por su cuenta. Lo ideal sería contar con un sistema con la capacidad de agregarlos como suplemento adicional a las nóminas de los empleados.
• Aprobación de pagos: en ocasiones los empleados necesitan aprobación por parte de los managers a la hora de realizar ciertos pagos. Con esta funcionalidad, el flujo de notificación y aprobación se torna mucho más ágil.
• Solicitudes de presupuesto: en otras situaciones el presupuesto de un proyecto debe incrementarse por finalización del saldo inicial. El empleado debería poder solicitar y el encargado revisar los movimientos para aprobar o no el incremento.
• Alertas y recordatorios: posibilidad de configurar alertas y recordatorios que avisen cuando se supera un límite de gasto, cuando se está cerca de llegar al presupuesto destinado o cuando se acerca la fecha límite para presentar un informe de gastos.
• Seguridad y privacidad: teniendo en cuenta la delicadeza que supone este tema, el software debe contar con las medidas de seguridad y privacidad necesarias para garantizar que los datos sensibles de la empresa y de los empleados están protegidos.

1. Quipu

Quipu es un software de pre-contabilidad online que se orienta a autónomos y PYMEs. Ofrece una suite completa a través de la cual es posible gestionar la facturación, la tesorería, los impuestos y los bancos. En definitiva, se centra en automatizar las gestión contable y administrativa del día a día de un negocio.

Quipu cuenta con una funcionalidad específica para la digitalización de gastos que combinado con sus funcionalidades de facturación, tesorería y conciliación bancaria la hacen una opción ideal para el control de gastos del negocio.

Lo que nos gusta

• Quipu cuenta con tecnología OCR de gran precisión para la digitalización de tickets y gastos. Además, cuenta con validación humana con lo que consigue un 99% de acierto en la extracción de los datos.
• Ofrece 3 opciones para la digitalización de tickets y facturas: vía web, vía app o vía mail.
• La tecnología de Quipu cuenta con total validez legal frente a la Agencia Tributaria.
• Al tener integrada la facturación, se evita tener un software paralelo para esta tarea. Desde un mismo software podrás realizar ambas tareas, facturación y gestión de gastos.
• Con la funcionalidad de tesorería, podrás visualizar el flujo de caja en tiempo real. Podrás saber qué impacto tiene cada gasto y tomar la mejor decisión.
• Gracias a la conexión con las cuentas bancarias y a su funcionalidad de conciliación bancaria, es muy sencillo realizar el match entre el gasto y la salida de dinero del banco.
• Quipu ofrece integraciones con los softwares de gestión y de contabilidad más comunes del mercado, como por ejemplo A3 o Sage.

Que podría mejorar

• Uno de los inconvenientes es que por el momento no es posible crear tarjetas de crédito físicas o virtuales para que los empleados puedan utilizarlas.
• No cuenta con un sistema de aprobación de gastos por parte de los managers como otros softwares. Los empleados no pueden solicitar la aprobación de los gastos desde el propio software.
• El acceso al software por lo general es por parte del equipo de contabilidad/administración, por lo que los empleados no pueden llevar un control de sus propios gastos ni realizar peticiones de gastos.
• Aunque no tiene una funcionalidad concreta para establecer límites de gasto por departamento o equipo, sí que es posible establecer un presupuesto mensual en su módulo de tesorería. A partir de la conexión con el banco y de la categorización de cada gasto es muy sencillo saber en que partidas se está gastando más de lo inicialmente presupuestado.
• Aunque no es una solución 100% para la gestión de gastos, la combinación de varias de sus funcionalidades puede ser una gran opción para empresas que no quieran en invertir en diferentes softwares.

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2- Factorial Expenses

Factorial Expenses es el módulo de gestión de gastos de la suite de RR. HH de Factorial. Su principal atractivo es que cuenta con un gran número de funcionalidades orientadas a automatizar gran parte de las tareas de contabilidad y gestión relacionadas con los gastos de empleados y proyectos. Su diseño, moderno e intuitivo, unido a su fácil puesta en marcha, nulo mantenimiento y accesibilidad multiplataforma, lo convierte en una de las mejores opciones disponibles.

Lo que nos gusta

• Factorial Expense cuenta con tecnología OCR avanzada que permite la digitalización de tickets. Los empleados pueden realizar fotos a los tickets de gastos con su smartphone y enviarlos a través de la app, facilitando así la comunicación y gestión de los mismos.
• Los tickets digitalizados están certificados por parte de la Agencia Tributaria, por lo que son totalmente legales.
• También incluye la posibilidad de generar tarjetas de gastos asociadas a un proyecto o empleado, tanto virtuales vía app como físicas, y de manera instantánea.
• Se puede establecer un presupuesto límite a cada una de las tarjetas, empleados o equipos, así como activarlas o desactivarlas según las necesidades de cada momento.
• Gracias a este sistema es posible evitar que los empleados tengan que adelantar los pagos de su propio bolsillo, algo que suele resultar bastante molesto para ellos.
• El control de cada compra realizada desde la tarjeta se refleja en tiempo real y de forma automatizada en el software, liberando tanto a empleados como gerentes de la tarea de introducción manual de datos.
• El software de Factorial Express incluye un completo panel de control de gastos para managers. Cada vez que un empleado registre un pago, el mánager podrá aprobarlo o rechazarlo en tan solo unos segundos.
• Tanto empleados como managers pueden comunicar las diferentes incidencias que puedan surgir a través de las notas de gasto. Los empleados pueden explicar el origen de sus peticiones o registros, así como los managers pueden explicar por qué se deniegan o solicitar más información en caso de que sea necesario.
• Factorial ofrece una completa aplicación para dispositivos móviles, disponibles tanto para smartphones iOS como Android.

Qué podría mejorar

• Una de las principales pegas del software de control de gastos de Factorial es que no integra la facturación. Esto significa que aunque puedes llevar un control exhaustivo de los gastos de tu empresa, necesitarás otro software para gestionar la facturación y los pagos a proveedores.
• De la misma forma, tampoco integra la gestión de la tesorería, es decir, no podemos visualizar nuestro flujo de caja o realizar proyecciones de futuro. Al igual que antes, necesitaremos otro software para gestionar estas tareas.
• Echamos en falta la conciliación bancaria automática de los gastos, una función esencial a la hora de comparar los registros internos de una empresa con los extractos bancarios proporcionados por su banco.
• A pesar de que ofrece la opción de generar informes de gastos personalizados, creemos que no es tan completa como debería.
• No existe una funcionalidad que permita la gestión de gastos recurrentes, como suscripciones o pagos periódicos.
• No se contempla que su módulo de control de gastos pueda integrarse con otros ERPs, ni siquiera vio API. La única opción que ofrece es la descarga de datos vía Excel.

3- Fuell

Fuell es una solución integral de gestión de gastos que combina la emisión de tarjetas corporativas con un software de control de gastos avanzado. Fuell se distingue por su facilidad de uso y su capacidad para adaptarse a empresas de todos los tamaños. Se trata de una solución sofisticada que permite optimizar el flujo de control, solicitud, registro y aprobación de gastos.

Lo que nos gusta

• Una de sus mayores virtudes es la posibilidad de generar tarjetas de créditos físicas y virtuales de manera ilimitada. Además, como Fuell es el emisor de la tarjeta y el propietario del software de gestión, no es necesario realizar conciliación bancaria. Todo ello sin costes de emisión ni mantenimiento.
• En cada una de las tarjetas emitidas puede establecerse un límite de gasto puntual o recurrente, así como límites de gasto por empleados o equipos. También permite solicitar cambios en el presupuesto y aprobarlos rápidamente.
• Cuenta con tecnología OCR que permite leer automáticamente los tickets, de los cuales podemos tirar su versión en papel al contar con homologación por parte de la AEAT.
• Cuenta con un completo panel de control desde donde los managers pueden controlar y gestionar fácilmente los pagos registrados, con trazabilidad y analítica de gastos en tiempo real.
• Incluye una funcionalidad que permite automatizar la recuperación del IVA. Con más de 500.000 comercios en su base de datos, permite convertir tickets en facturas a partir de los gastos introducidos.
• Otro punto diferencial es que ofrece compatibilidad con los ERP’s más populares del mercado, como por ejemplo Sage, Odoo, Zoho, Oracle Netsuite o Xero.
• La app de Fuell, disponible tanto para Android como para iOS, ofrece un diseño moderno, intuitivo y fácil de manejar.

Qué podría mejorar

• A pesar de que incluye funciones de analítica y generación de informes, hemos podido comprobar que no son tan completos como debería, sobre todo si lo comparamos con otros softwares de gestión de gastos de la competencia.
• Al igual que sucede con otros software similares, este no ofrece integración con la parte de facturación ni de la gestión de la tesorería, por lo que no podemos disponer de toda la información financiera en un mismo lugar.
• Aunque la tecnología OCR para lectura de tickets funciona generalmente bien, en ocasiones es un poco lenta o falla, teniendo que repetir de nuevo la lectura.
• Algunas partes del software, como por ejemplo la parte de asignación de presupuestos a empleados, no es muy intuitiva, aunque el diseño en general sí que lo es.

4- Payhawk

Payhawk es otra solución global de gestión de gastos que combina tarjetas de empresa con un software de seguimiento de gastos. Con disponibilidad en 32 países, es conocida por su interfaz de usuario intuitiva y su amplia gama de funciones. Su asociación con VISA, políticas personalizables e integraciones nativas lo convierten en una de las mejores opciones para empresas grandes y medianas.

Lo que nos gusta

• Se trata de un software de control de gastos ideal para empresas que desplazan personas de la plantilla al extranjero, ya que ofrecen una funcionalidad específica para reembolsar los gastos anticipados por los empleados en su moneda local.
• También permite realizar intercambio de monedas con una tasa del 0 % en 7 divisas y tasa de cambio del 1,99 % para el resto de divisas.
• Incluye tecnología OCR para lectura de tickets aprobada y certificada por la AEAT.
• Acepta tickets en más de 60 idiomas. Además, admite reembolsos rápidos a bajo coste y a todo el mundo.
• Al igual que otras soluciones, Payhawk también permite la generación de tarjetas de crédito virtuales y físicas. Los gastos de estas se registran automáticamente en la aplicación, la cual también dispone de conciliación bancaria.
• Las empresas pueden crear límites de gastos personalizados, tanto para empleados como para equipos de trabajo.
• También se puede activar y desactivar tarjetas, posibilidad de crear flujos de aprobación de gasto o solicitar fondos adicionales.
• La gestión multientidad se trata de una opción muy útil para empresas que tengan sedes en varios países, ya que así es posible controlar el flujo de gastos y aprobaciones de toda la empresa de forma centralizada.
• Payhawk se puede integrar con otras soluciones de gestión empresarial, principalmente con ERP, herramientas de contabilidad e impuestos, soluciones para viajes de negocios y programas de seguridad y productividad.
• Ofrece un apartado específico para mantener el control de los pagos relacionados con suscripciones recurrentes, desde el pago de herramientas SaaS hasta el alquiler de oficinas.
• Su sistema de extracción automatizada de datos obtiene toda la información relevante de los recibos y los convierte en facturas, cumpliendo con todos los requisitos necesarios para la deducción fiscal del IVA.
• Aplicación disponible para dispositivos Android y iOS.

Qué podría mejorar

• Al igual que otros software del mismo estilo, Payhawk tampoco incluye la facturación, aunque es algo que puede solucionarse gracias a sus grandes opciones de integración con otras herramientas.
• Aunque calcula el flujo de caja, su funcionalidad no es tan potente como las de otras herramientas. Sigue siendo necesario conectarlo con un software de contabilidad.
• Este software de control de gastos incluye un buen número de funcionalidades que están orientadas a grandes empresas. Por lo tanto, no está tan recomendado para PYMES.
• Uno de los aspectos que podría considerarse una desventaja de Payhawk es su coste. Aunque ofrece una amplia gama de características y funcionalidades avanzadas, el software tiene un precio que puede ser elevado para algunas empresas.

5- Spendesk

Por último, otro de los mejores software de control de gastos es Spendesk, una solución 7 en 1 que permite centralizar los datos de las áreas contables más importantes de una empresa. Proporciona todo tipo de herramientas para automatizar y controlar los gastos, facilitando la emisión de tarjetas de pago para empleados, la gestión de facturas, la aprobación de gastos, y el seguimiento de los presupuestos en tiempo real.

Lo que nos gusta

• Spendesk proporciona una visión clara y en tiempo real de los gastos de la empresa, facilitando una gestión financiera más eficiente y permitiendo a los responsables aprobar o rechazar registros de gasto fácilmente.
• Permite emitir tarjetas de empresa virtuales y físicas que facilitan el manejo de gastos para los empleados, al mismo tiempo que proporcionan control total para la empresa.
• Las empresas pueden configurar presupuestos específicos para diferentes equipos, proyectos o categorías de gastos, lo que permite mantener un control estricto y asegurar que se alineen con las metas y políticas financieras de la empresa.
• A diferencia de otras herramientas, Spendesk sí incluye una solución de gestión de facturas completa que permite a los equipos enviar pedidos de compra al responsable del presupuesto y al departamento financiero al mismo tiempo. También ofrece conciliación bancaria y programación de pagos de facturas.
• Cuenta con tecnología OCR para leer tickets de gastos a través de la cámara de cualquier smartphone. Tras registrar un gasto, los empleados pueden reclamar el reembolso al instante desde la app.
• Sus aplicaciones móviles para Android y iOS, así como su interfaz web, ofrecen un aspecto inmejorable.

Qué podría mejorar

• A pesar de que ofrece integraciones nativas con otras plataformas destacadas como Slack, Xero o NetSuite, la realidad es que son mucho menores que otros programas. Eso sí, al parecer están trabajando en una API que las empresas podrán utilizar.
• En ocasiones su tecnología OCR no acaba de hilar fino, por lo que se pierde algo de tiempo introduciendo algunos datos de forma manual.
• Hemos comprobado que sus informes analíticos, a pesar de ser visualmente bonitos y fáciles de generar, son muy básicos y menos potentes que los de sus competidores.