Las 3 mejores apps para guardar facturas

Utilizar una app para guardar facturas es muy útil para aquellos negocios que necesitan disponer de su información de facturación en cualquier lugar. Empresas que, debido a su actividad, movilidad de sus empleados o tipo de estructura, requieren una gestión ágil y eficiente de sus documentos contables, incluso desde su smartphone o tablet.

En este artículo echaremos un vistazo a las mejores apps para guardar facturas del momento, explicando qué ofrece cada una de ellas. Analizaremos sus funcionalidades y veremos en qué puntos destacan y en qué podrían mejorar, con el único objetivo de facilitar tu toma de decisiones.

Tabla comparativa de app para guardar facturas

Antes de ver las funcionalidades de cada app para guardar facturas, hemos realizado la siguiente tabla comparativa con los datos más destacables de cada app.

¿Qué funcionalidades debe de tener una app para guardar facturas?

Podríamos decir que una app para guardar facturas es un tipo de aplicación móvil que ofrece funcionalidades relacionadas con la gestión de facturas y documentos contables. El objetivo es proporcionar una herramienta integral para la gestión financiera de una empresa.

Entre las funcionalidades esenciales que debe tener una app de este tipo, podemos destacar:

• Captura y digitalización de facturas: la capacidad de escanear facturas físicas y tickets de gasto directamente desde la cámara del dispositivo móvil o documento adjunto es una de sus funciones clave. Debe ser precisa y fiable en el reconocimiento de texto (OCR) y capaz de extraer automáticamente la información relevante( fechas, importes, datos del proveedor, etc.).
• Crear documentos contables: la aplicación debe permitir la creación y edición de facturas, presupuestos y otros documentos contables directamente desde el dispositivo móvil. La información debe ser accesible y ofrecer un formato visible que se vea bien en cualquier tamaño de pantalla.
• Organización y clasificación: la app debe permitir categorizar y etiquetar las facturas de manera eficiente, facilitando su posterior consulta, búsqueda y análisis.
• Formatos: la aplicación debe ser capaz de manejar y exportar facturas en diversos formatos, como PDF, JPEG,CSV o XML, para facilitar su uso en diferentes contextos y sistemas. Esto es importante para no tener problemas a la hora de compartir documentos con clientes, proveedores o asesores fiscales.
• Almacenamiento seguro en la nube: es fundamental que la aplicación ofrezca un almacenamiento seguro y respaldado en la nube, garantizando la protección y disponibilidad de los datos en todo momento.
• Validez legal: las facturas digitalizadas y almacenadas en la app deben tener validez legal y fiscal, cumpliendo con las normativas vigentes en materia de facturación electrónica.
• Multiplataforma: la app debería ser una parte de un todo mayor, permitiendo la sincronización con software de contabilidad y gestión empresarial más completo. Esto facilita la integración de los datos capturados en el móvil con el sistema central de la empresa, asegurando una gestión financiera coherente y actualizada. Además, la aplicación debería ser compatible con diferentes sistemas operativos y dispositivos.
• Integración con servicios bancarios: la capacidad de conectarse directamente con cuentas bancarias para conciliar gastos y pagos automáticamente es una característica avanzada que puede ahorrar mucho tiempo y reducir errores en la contabilidad.

¿Cuáles son las mejores apps para guardar facturas?

Vistas las principales funcionalidades que debe tener una app para guardar facturas, es momento de analizar algunas de las mejores opciones disponibles en el mercado.

A continuación, presentamos tres aplicaciones destacadas que ofrecen una amplia gama de funcionalidades y se adaptan a diferentes necesidades empresariales. Tras probar varias apps, hemos seleccionado estas por su facilidad de uso, características avanzadas y valoraciones positivas de los usuarios.

1. Quipu

Quipu es un software de facturación y tesorería diseñado especialmente para autónomos y pequeñas o medianas empresas. Ofrece una gran variedad de funcionalidades enfocadas a optimizar y automatizar diferentes procesos contables y financieros.

Su software principal es accesible desde cualquier navegador de escritorio, y adicionalmente, ofrece una app móvil, la cual ofrece la posibilidad de acceder a numerosas opciones del software principal desde cualquier dispositivo.

Lo que nos gusta de Quipu

• La pantalla principal es simple e informativa, ofreciendo la información de ingresos y gastos de un solo vistazo. También se puede aplicar filtros temporales para consultar información anual, mensual o trimestral, así como información referente a IRPF o IVA.
• El lector de ingresos está muy visible en el centro del menú inferior. Con tan solo tocarlo podemos hacer una foto a un ticket o importarlo desde nuestra galería de fotos. Este se procesará automáticamente y recibiremos un aviso cuando esté listo.

• Todas las facturas y tickets tienen validez legal, ya que su digitalización se realiza siguiendo la normativa de la Agencia Tributaria.
• Lo mejor del lector OCR de esta app para guardar facturas es su fiabilidad, cercana al 99 %.
• Además, incluye validación humana, lo que significa que cada factura o ticket subido será revisado por un equipo especializado. Esto elimina prácticamente cualquier error en la captura de datos.
• La aplicación ofrece en su plan más barato 30 escaneos, en el intermedio 250 escaneos y en el plan más avanzado, 350 escaneos. Comparado con la competencia, la oferta es mucho mejor. Además, se pueden contratar lecturas adicionales que no caducan.
• La opción de facturación, visible en el menú inferior, permite crear facturas, presupuestos y albaranes de manera rápida y sencilla. También puedes consultar y gestionar todas tus facturas emitidas y recibidas desde la app.
• Desde la app también podemos gestionar fácilmente nuestros contactos y acceder a distintas opciones de configuración.
• La app, la cual ofrece una experiencia de usuario general muy agradable y sencilla, está disponible tanto en iOS como en Android.

Que podría mejorar

• Debido a la revisión humana de la captura de tickets y facturas, el procesamiento de documentos puede tardar un poco, aunque suelen estar disponible rápidamente y siempre en menos de 24 horas laborables.
• La aprobación final de los documentos no se puede realizar desde la aplicación móvil. Deberás acceder a la versión web para completar el proceso.
• La aplicación es más bien un complemento al software principal, ya que algunas funcionalidades más avanzadas solo están disponibles en la versión de escritorio. Esto puede limitar ligeramente la experiencia móvil para usuarios que esperan tenerlo todo en su smartphone.

2. Contasimple

Contasimple es otro popular software de facturación diseñado para autónomos y pequeñas empresas. Ofrece una amplia gama de funcionalidades que facilitan la gestión diaria de las finanzas empresariales, incluyendo la captura de gastos y creación de facturas.

Lo que nos gusta

• Al igual que su versión web, lo mejor de la app móvil de Contasimple es su interfaz intuitiva y fácil de usar. La aplicación ofrece una navegación fluida entre sus diferentes funciones, permitiendo a los usuarios acceder rápidamente a las herramientas que necesitan.
• La pantalla principal nos muestra un resumen sencillo pero claro de la situación financiera de la empresa. Podemos ver fácilmente los ingresos, gastos y beneficios del período actual, así como de períodos anteriores.
• En cuanto a la lectura de tickets, durante nuestras pruebas su funcionamiento ha sido correcto. Extrae bien la información y la digitaliza sin errores en la mayoría de los casos, incluso en tickets que estaban borrosos o arrugados. Además, todos los archivos creados tienen validez legal ante la Agencia Tributaria.

• Podemos gestionar los diferentes documentos contables con facilidad, tanto facturas emitidas y recibidas como presupuesto o albaranes. La app permite crear, editar y enviar facturas directamente desde el dispositivo móvil, lo que resulta muy útil para empresarios y autónomos que se mueven continuamente.
• Está disponible tanto para iOS como para Android, lo que permite a los usuarios acceder a sus datos financieros desde cualquier dispositivo móvil.

Lo que no nos gusta

• El número de capturas y digitalizaciones de ticket de gasto que podemos hacer mensualmente es muy escaso. En cualquiera de los planes disponibles, solo se ofrecen 5 capturas de prueba. Tras eso tienes que comprar un paquete adicional de 50 lecturas por 9€.
• A pesar de que los resultados son buenos, el funcionamiento de la captura es bastante mejorable. Al realizar la captura tarda como unos 4 segundos en procesar la imagen, lo cual puede resultar tedioso si se necesita escanear múltiples documentos rápidamente.
• Además, la app no ofrece la opción de editar manualmente los datos extraídos del ticket, eliminar las subidas realizadas o visualizar la foto realizada antes de subirla. Tampoco no cuenta con validación humana de tickets.
• La app móvil, aunque funcional, carece de algunas características avanzadas que sí están disponibles en la versión de escritorio.

3. Billin

BIllin es otro software de facturación para empresas y autónomos que adicionalmente ofrece una app móvil para guardar facturas. La aplicación de Billin permite a los usuarios crear, capturar, almacenar y compartir documentos contables de manera rápida y sencilla, así como acceder a información financiera clave desde cualquier lugar. Veamos tanto sus pros como sus contras.

Lo que nos gusta de Billin

• Visualmente la app de Billin es muy agradable. Está bien construida, tiene un diseño limpio y es fácil de manejar.
• La pantalla de inicio proporciona un resumen claro de la situación financiera, mostrando gráficos y cifras clave que permiten tener una visión general rápida del estado del negocio. También incluye algunos accesos directos útiles.
• Al igual que las demás apps para guardar facturas, podemos emitir, almacenar, consultar y modificar los diferentes documentos contables.
• La captura de tickets y facturas ofrece un escaneado inteligente que extrae la información relevante de manera automática. Además, la app permite editar manualmente los datos extraídos en caso de que sea necesario, lo que añade flexibilidad al proceso.

• El número de lecturas es bastante generoso en su plan PRO, alcanzando las 50 lecturas gratuitas al mes.
• Otro punto positivo es que la app te guía constantemente durante el proceso de captura y gestión de documentos. Ofrece consejos útiles y explicaciones claras en cada paso, lo que facilita su uso incluso para usuarios menos experimentados en contabilidad

Lo que podría mejorar

• Aunque el escaneo de tickets es rápido, su fiabilidad es algo menor que el resto de apps. Durante nuestras pruebas hemos tenido que escanear un par de veces un ticket para que capturara la información, gastando número de lecturas. Tampoco dispone de validación humana.
• A causa de esto, es posible que en algunas capturas debas introducir algunos datos manualmente, algo que resta mucha eficiencia al proceso, sobre todo si tienes que introducir varios tickets.
• La opción de capturar ticket con la cámara no es tan intuitiva como las otras apps, ya que está escondida en un submenú dentro de la sección de gastos. Esto puede resultar confuso para los usuarios nuevos que buscan esta funcionalidad.
• La gestión de duplicados no funciona adecuadamente o no está disponible. En ocasiones, la app no detecta automáticamente cuando se está subiendo un ticket o factura que ya existe en el sistema, lo que puede llevar a entradas duplicadas si el usuario no está atento.
• Cada vez que tocamos el botón de atrás en el menú de navegación del móvil, en lugar de volver a la pantalla anterior o a la pantalla principal, la app nos manda al escritorio de nuestro smartphone. Es un fallo que afecta negativamente a toda la experiencia de usuario