Llevar la contabilidad de una empresa, además de ser obligatorio, es una acción muy importante para llevar un control y seguimiento de la evolución de las entradas y salidas de dinero, así como tener una visión clara de la situación financiera de la misma.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la contabilidad de una empresa?
- Importancia de la contabilidad y del análisis contable
- ¿Para qué sirve la contabilidad?
- ¿A quién va dirigida la contabilidad?
- ¿Cómo llevar la contabilidad en una empresa?
- Consejos para llevar al día la contabilidad en una empresa
¿Qué es la contabilidad de una empresa?
Una de las tareas más importantes que debe hacer la administración de una empresa es llevar al día la contabilidad. La contabilidad es el registro y control de todos los movimientos económicos que ha realizado la empresa durante un periodo concreto, por lo que resulta imprescindible para conocer el estado del negocio además de obligatorio para poder informar y presentar los libros contables ante el Estado.
Vamos a ver quién usa la contabilidad y cómo llevar la contabilidad en una empresa.
Importancia de la contabilidad y del análisis contable
Durante un ejercicio contable se producen gran cantidad de movimientos económicos. Más allá de los ingresos y los gastos de la empresa, se debe tener en cuenta todos aquellos bienes y activos que posee una empresa, por lo que no basta con llevar un registro de los movimientos en la cuenta de la empresa en un fichero Excel.
Para llevar un buen registro de la contabilidad, es importante rellenar los libros contables obligatorios para la empresa. Para ello, es importante centralizar la información de las diferentes cuentas de la empresa en un mismo espacio que, además de cumplir con las obligaciones con la Agencia tributaria, te permite conocer el estado y la situación financiera de la empresa en cualquier momento.
Contabilidad pequeña empresa
La contabilidad no es una cosa única de las grandes empresas. Conocer el estado del negocio en todo momento es imprescindible para cualquier negocio, incluídas las pequeñas y medianas empresas.
¿Para qué sirve la contabilidad?
Principalmente, llevar la contabilidad en una empresa sirve para conocer el estado del negocio así como cumplir con las obligaciones con el Estado.
Conocer el estado del negocio
Llevar al día la contabilidad del negocio es una tarea imprescindible para todas las empresas. Más allá de las obligaciones fiscales y contables que deben cumplir, llevar al día el registro de las cuentas de la empresa permite tener visibilidad en todo momento de la situación del estado del negocio.
Centralizar los movimientos de la empresa en un mismo espacio y contar con información actualizada en tiempo real permite a la empresa mejorar la toma de decisiones así como actuar de forma inmediata.
Presentar impuestos
La Agencia Tributaria exige, de forma trimestral, que la empresa presente los modelos tributarios obligatorios, como el modelo 303 de IVA, el modelo 111 de IRPF o el modelo 115 de alquileres. Además, de forma anual también demanda que se presenten los modelos tributarios anuales, como el 180, el 190, el 347 o el 390 para conocer cómo le ha ido a la empresa el año previo y cuál es la situación del negocio.
Todos y cada uno de ellos se deben entregar en los plazos fijados por la Agencia Tributaria y sin ningún error. En el caso que se entreguen más tarde de lo debido o con algún error en el modelo tributario, la empresa recibiría una sanción de la Agencia Tributaria. Si quieres evitar errores y entregar a tiempo los impuestos de la empresa para ahorrarte multas o sanciones, puedes usar un Programa de Facturación como Quipu, que te rellena los impuestos automáticamente para que puedas presentarlos a la Agencia Tributaria.
Presentar los libros contables
La presentación de los libros contables es obligatorio para todas las empresas. De forma anual, se debe informar al Estado de los movimientos o transacciones que se han producido dentro de la empresa durante el año contable. No obstante, se debe llevar el registro de los libros contables al día, ¡Nunca sabemos cuando vamos a tener una inspección de Hacienda! Además, la información que estos contienen debe ser correcta y verídica, ya que la Agencia Tributaria te puede sancionar si hay algún error en los libros.
El libro diario o el libro mayor o el libro de registro de facturas son algunos de los que nos pueden pedir en cualquier momento. Por ejemplo, en Quipu puedes crear el libro de registro de facturas haciendo clic en el botón para exportar tu facturación, de modo que puedas tenerlo en un único fichero.
¿A quién va dirigida la contabilidad?
La contabilidad de la empresa no es cosa única del asesor fiscal ni del contable del negocio. Hay cuatro actores a los que les interesa conocer el estado de la contabilidad del negocio: la empresa, los socios de la empresa, el asesor de la misma y el Estado.
La empresa
Toda persona en una empresa tiene interés en conocer el estado del negocio en cualquier momento. Llevar al día la contabilidad del negocio permite tener visibilidad acerca de lo que está sucediendo en el negocio, lo cual supone una ventaja para la empresa ya que permite tomar mejores decisiones en un futuro, así como prever posibles bajadas y subidas, disminuyendo la incertidumbre.
Contar con información actualizada acerca de todas las cuentas de la empresa facilita la gestión de la misma, siempre y cuando la información esté almacenada de forma segura y accesible siempre que se requiera.
El Estado
El Estado y, principalmente, la Agencia Tributaria, tienen interés en conocer las transacciones o movimientos de la empresa con clientes y proveedores. Principalmente, quieren conocer la capacidad de la empresa para pagar impuestos en función del volumen de facturación del negocio.
Por ello, exigirá la presentación de los modelos tributarios de la empresa así como la presentación de los libros contables obligatorios para la empresa mediante los cuales la empresa informa al Estado de la situación de la misma durante el previo año contable.
Para que el Estado pueda estar al día de la situación de la empresa, puede exigir la participación de la misma en el Sistema de Información Inmediata (SII), ya obligatorio para muchas empresas y de acogida voluntaria para todas las restantes.
El asesor fiscal o contable
El asesor es aquella persona que debe conocer el estado de las cuentas de la empresa para poder indicar qué es lo mejor para que la empresa en todo momento. Esperar a final del trimestre para conocer si la empresa está generando pérdidas o beneficios es impensable hoy en día, por lo que se necesitan herramientas que nos permitan llevar una correcta gestión de la contabilidad que nos permite definir cuándo actuar y poder hacer los cambios necesarios a tiempo.
Usar una plataforma en la nube como Quipu permite al asesor y empresa estar en contacto así como conocer datos actualizados en tiempo real del negocio, lo cual ofrece tanto a la empresa como a la asesoría una situación de ventaja para poder actuar siempre que sea necesario.
Accionistas, socios e inversores
Accionistas, socios e inversores de la empresa son los principales interesados en la contabilidad del negocio. Conocer el equilibrio financiero del negocio y la estabilidad de la misma es crucial para ellos.
Son ellos quienes demandan informes contables de la empresa para poder conocer el estado del negocio con el fin último de comprar más acciones de la empresa o invertir más dinero en ella.
¿Cómo llevar la contabilidad en una empresa?
Llevar la contabilidad del negocio puede ser un dolor de cabeza si no sabes cómo se hace. Existen Programas como Quipu que te ayudan a hacer la contabilidad de tu negocio, para que sea una tarea fácil y sencilla. Con Quipu, puedes conocer la situación de tu negocio en tiempo real, para que tengas toda tu información almacenada en la nube y con gráficos actualizados.
De este modo, puedes tener toda tu información digitalizada y almacenada de forma segura en la nube, accesible dónde y cuándo quieras. Además, Quipu te ayuda a cumplir con tus obligaciones fiscales, ya que te permite rellenar los modelos tributarios de tu negocio, para que puedas cumplir con la Agencia Tributaria.
En una misma plataforma, puedes registrar todos los movimientos de las diferentes cuentas de tu empresa, así como visualizar gráficos con la información de tus clientes y proveedores, actualizados en tiempo real, para que puedas conocer el estado del negocio en todo momento.
Gestionar tu negocio con un Programa de Facturación te permite tener la información segura y accesible siempre que quieras. Además, mediante el acceso restringido, podrás asignar roles a diferentes personas, para que puedan consultar el estado de las cuentas o bien editar la información.
Consejos para llevar al día la contabilidad en una empresa
Para poder llevar al día la contabilidad así como hacer trámites de una forma fácil y rápida, puedes seguir los siguientes tips o consejos.
Centraliza la información de tu actividad
Tener toda la información en un mismo espacio es imprescindible para poder conocer el estado de las cuentas a tiempo real. Tener en cuenta todos los movimientos de una empresa es esencial para poder determinar el estado de la misma.
Usa gráficos
Representar la información de manera gráfica ofrece ventajas para poder conocer el estado del negocio a simple vista. Es mucho más sencillo entender un gráfico
Contar con un asesor
Tener a un experto que lleve el control de las cuentas de la empresa facilita la gestión de la misma, ya que puede asesorarte en todo momento qué es la mejor acción que puedes realizar para garantizar el buen estado del negocio.
