Los libros de registro suponen una cantidad de tiempo y una responsabilidad de los que no siempre disponemos o que no podemos garantizar.
Por ello hoy no solo vamos a ver qué es el libro de registro de ventas e ingresos, sino que además vamos a explicar cómo hacerlo de forma correcta y sencilla.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es un libro de registro de ventas e ingresos?
- ¿Quién debe presentar el libro de registro de ventas e ingresos?
- ¿Qué datos obligatorios debe incluir?
- ¿En qué formato hay que llevar el libro de registro de ventas e ingresos?
- ¿Cómo hacer un libro de registro de ventas e ingresos?
- ¿Durante cuánto tiempo debe guardarse?
- Descarga un ejemplo de un libro de registro de ventas e ingresos en Excel
¿Qué es un libro registro de ventas e ingresos?
En el libro de ventas e ingresos se recogen todas las transacciones de la actividad que suponen una entrada de efectivo. Hacienda requiere este registro, ya que es la forma más rápida y sencilla de poder hacer un seguimiento de las entradas de dinero de un negocio.
Una de las particularidades de este documento es que todas las transacciones que se incluyan deben estar ordenadas en orden cronológico, reflejando a simple vista en qué orden se llevaron a cabo.
¿Quién debe presentar el libro de registro de ventas e ingresos?
El libro de registro de ventas e ingresos deben presentarlo las PYMEs y los autónomos, aunque estos últimos solo están obligados en caso de tributar en régimen de estimación directa normal o simplificada.
No llevar estos libros puede acarrear sanciones económicas y otros problemas burocráticos.
¿Qué datos obligatorios debe incluir?
Para que un libro de registro de ventas e ingresos tenga total validez legal sus páginas deben incluir una serie de datos obligatorios para estar en perfecto estado:
- Fecha de cada transacción, ya que estas deben estar insertadas en orden cronológico.
- Numeración de la factura que identifica la transacción en cuestión, acompañado de su serie de ser necesario.
- Un concepto aclaratorio que no deje lugar a dudas sobre cuál ha sido el objeto de la transacción económica.
- Cuantía de cada venta o ingreso.
- El porcentaje de IVA repercutido que habrá que devolver a Hacienda al término del trimestre mediante el modelo 303.
Además, en el libro de registro de ventas e ingresos deben quedar perfectamente identificados tanto el vendedor o prestador de servicios como quien los adquiere, así como otros datos de índole económica como el desglose del IVA agregado o la forma de pago en cada caso, siendo necesario también que aparezca el importe de cada transacción antes de la aplicación de impuestos.
¿En qué formato hay que llevar el libro de registro de ventas e ingresos?
Es obligatorio presentar este documento en formato digital, y para ello existen hasta 3 opciones diferentes:
- CSV: un documento de texto con todos los valores separados por puntos y comas. Probablemente el sistema más caótico para autónomos y pymes.
- XLSX: así es como se denomina al formato Excel, que trabaja con tablas fácilmente configurables y personalizables de forma muy visual e intuitiva cuando se domina.
- SII: de este modo es como se denomina al sistema de Suministro Inmediato de Información del IVA, aunque para poder utilizarlo hay que cumplir con ciertos requisitos que no suelen estar al alcance de los pequeños emprendedores.
Lo más habitual es utilizar el formato XLSX o utilizar un programa automático que descargue los datos en el formato que se le indique.
¿Cómo hacer un libro de registro de ventas e ingresos?
El libro de ventas e ingresos puede hacerse de forma manual con Excel, estructurando los datos obligatorios explicados en anteriores apartados de forma clara y limpia. No obstante, cualquier baile de números puede invalidar la totalidad del documento.
Lo más apropiado es utilizar una solución que genere dicho documento automáticamente a partir de las facturas emitidas de tu negocio.
Como ya hemos explicado, este documento debe mostrar de forma rápida y directa todas las transacciones que han supuesto una inyección económica para el negocio para justificarlas a ojos de la Agencia Tributaria si esta así lo requiere.
💡 Genera el libro de registro de ventas e ingresos en 3 simples pasos
Con el programa de facturación Quipu podrás despreocuparte y generar el libro de registro de ventas e ingresos de forma automática en tres simples pasos:
1️⃣ Regístrate (menos de tres minutos).
2️⃣ Importa en Excel o digitaliza de forma automática los ingresos y gastos de tu negocio.
3️⃣ Descarga el libro de registro de ventas e ingresos que se genera automáticamente listo para presentar a la Agencia Tributaria.
▶️ Interactúa en las siguientes pantallas para aprender a descargarlo
¿Durante cuánto tiempo debe guardarse?
En principio debería bastar con guardar el libro de registro de ventas e ingresos durante 4 años, que es el tiempo en el que los impuestos prescriben. Sin embargo, en este caso nos encontramos con que el Código de Comercio menciona que este tipo de documentos debe guardarse durante 6 años.
¿Entonces cuánto tiempo ha de guardarse el libro de registro de ventas e ingresos? En vista de la disparidad de criterios, y de lo fácil que resulta almacenar un libro de registro de ventas e ingresos en la nube de Quipu sin emplear espacio en el ordenador, nuestro consejo siempre es aportar por el máximo tiempo (en este caso, los 6 años), ya que en caso de reclamación será más complicado tener que justificarse.
Nuestro software genera automáticamente este documento obligatorio para todo negocio y permite acceder al mismo en cualquier momento y desde cualquier lugar.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre nuestra plantilla del libro de registro de ventas e ingresos te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Descarga un ejemplo de un libro de registro de ventas e ingresos en Excel
Si antes de contratar un software especializado quieres probar a “hacer la guerra por tu cuenta” aquí te dejamos una plantilla de Excel para hacer tu libro de ventas e ingresos de forma manual.
Para descargar la plantilla solamente tienes que rellenar el siguiente formulario con tu nombre y correo electrónico:
💡 QUIPU TIP: Recuerda actualizarlo correctamente y en tiempo real con cada transacción que derive de tu actividad, ya que cualquier olvido o equivocación a la hora de introducir un dato podría conllevar una sanción por parte de Hacienda.
