Un libro de facturas es un documento en el que se deja constancia de las facturas y justificantes contables relacionadas con las operaciones de compra o venta de bienes o servicios llevados a cabo en un período completo. Junto al libro de facturas emitidas, existe la obligatoriedad de llevar un libro registro de facturas recibidas.
Este documento permite al obligado llevar un control exhaustivo de todas las facturas que ha recibido por parte de sus proveedores, pero también facilita a Hacienda el llevar a cabo sus funciones de inspección y comprobación.
En este artículo vas a aprender más sobre:
- ¿Qué es el libro de registro de facturas recibidas?
- ¿Para qué sirve el libro de registro de facturas recibidas?
- ¿Quién debe llevar el libro de facturas recibidas?
- ¿Qué contenido debe tener el libro de registro de facturas recibidas?
- ¿En qué formato debe de estar este libro?
- Sanción por no llevar el libro de facturas recibidas.
¿Qué es el libro de registro de facturas recibidas?
Es un registro en el que se debe dejar constancia de todas las facturas o justificantes contables y documentos de aduanas que ha recibido una empresa o profesional en el ejercicio de su actividad.
Dicho de otra manera, en este libro vamos a inscribir una a una las facturas que corresponden a la adquisición de bienes o servicios destinados a la actividad económica, y que se han generado durante un determinado ejercicio contable. Con el objetivo de que Hacienda pueda comprobar, en caso de resultar necesario, que ha habido una correcta declaración respecto al IVA soportado.
Aunque la regla general es que las facturas se anotan una a una, la legislación permite en ciertos casos realizar un asiento global de las que se han recibido en una misma fecha y proceden del mismo proveedor. Como límite, el asiento global no puede superar los 6.000 euros de base imponible, y cada factura dentro del mismo no puede rebasar los 500 euros (IVA excluido).
También es posible que una misma factura esté inscrita en varios asientos correlativos. Esto ocurre cuando la misma recoge operaciones gravadas con diferentes tipos de IVA.
Con carácter general, las facturas que se anotan son:
- Las de compra de bienes y contratación de servicios.
- Las de adquisiciones de bienes intracomunitarios sujetos a IVA.
- Las facturas expedidas por quién realizó la entrega del bien o la prestación del servicio en los casos de inversión del sujeto pasivo.
- Las facturas rectificativas recibidas.
¿Pará qué sirve el libro de registro de facturas recibidas?
Los registros contables y fiscales obligatorios son imprescindibles para cumplir con Hacienda, pero también tiene una finalidad práctica que beneficia a quien está obligado a llevarlos.
- Control de gastos: dejar constancia de todas las facturas recibidas de proveedores, es una manera sencilla de controlar los gastos que tiene la empresa. Esto puede ayudar a hacer una gestión más eficiente de las finanzas, y en la toma de decisiones.
- Cumplimiento fiscal: la principal razón de ser del libro registro de facturas recibidas es cumplir con la obligación legalmente impuesta. Porque la información contenida en este libro sirve para declarar correctamente el IVA, y también le permite a Hacienda hacer comprobaciones e inspecciones de manera más rápida y eficaz.
- Gestión de pagos: una revisión a los asientos prácticados permite ponerse al día sobre las obligaciones que ya se han cumplido y las que están pendientes de pago. Esto evita posibles retrasos en los pagos y la aplicación de intereses de demora.
- Respaldo de transacciones: el libro deja constancia de que se ha adquirido un bien o se ha contratado un servicio, lo cual puede ser de mucha utilidad si hay algún problema con el proveedor.
¿Quién debe llevar el libro de facturas recibidas?
Esta obligación recae sobre las empresas, sin importar el tipo de actividad que lleven a cabo o el tamaño de las mismas.
Para los autónomos, la obligación de llevar el libro registro de facturas recibidas se impone a los autónomos a los que se aplica el régimen simplificado de IVA. Quienes hayan optado por el régimen de estimación objetiva no necesitan llevar ni este ni otros libros registro fiscales y contables, bastará con que guarden los justificantes y otros documentos que acrediten las operaciones realizadas.
En el caso de las empresas y autónomos que sí tienen obligación de llevar este libro, también existe la obligación de conservar los documentos que justifican los asientos practicados, y todo esto debe guardarse durante un plazo de cuatro años. Tiempo que comienza a contar desde el día siguiente a aquel en el que se agotó el plazo para presentar la autoliquidación de IVA.
¿Qué contenido debe tener el libro de registro de facturas recibidas?
No hay demasiados cambios con respecto a lo que se exige en el libro registro de facturas expedidas. La normativa tributaria nos dice que en los asientos tienen que constar los siguientes datos:
- Número de recepción u orden de entrada.
- Número de factura.
- Fecha de expedición.
- Fecha de realización de las operaciones (si fuera diferente de la anterior).
- Nombre y apellidos, razón social o denominación completa y NIF del obligado a su expedición (el proveedor).
- Base imponible.
- Tipo impositivo.
- Cuota tributaria.
- Cuota deducible.
- Total a pagar.
En los supuestos de asiento resumen global, se dejará constancia de la siguiente información:
- Número inicial y final de las facturas.
- Suma global de la base imponible correspondiente a cada tipo impositivo.
- Cuota impositiva global.
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¿En qué formato debe de estar este libro?
La legislación tributaria establece los datos que debe contener el asiento de cada factura recibida, pero no impone un modelo único de formato a la hora de llevar el libro registro.
En la práctica, lo habitual es llevarlo en formato electrónico, ya sea a través de hojas de cálculo o de un software específico. Porque, en caso de comprobación o inspección parte de Hacienda, esta solicitará al obligado que le entregue una copia digital de su libro.
Lo importante es que el formato utilizado permita acreditar la autenticidad e integridad de los datos, y que resulte accesible para los especialistas de Hacienda que tienen que realizar las correspondientes revisiones.
Sanción por no llevar el libro de facturas recibidas
No llevar cualquiera de los libros contables y fiscales que impone la normativa, da lugar a una multa pecuniaria fija de 150 euros.
Pero en cada caso se valorarán las circunstancias concretas para valorar la gravedad de la infracción cometida. Esto puede hacer que la multa pase a ser proporcional y se exija al obligado el pago de un 0,5% del importe correspondiente a cada factura que no se ha inscrito debidamente.
Llevar el libro registro de facturas recibidas al día no cuesta nada, y mucho menos si se utiliza un software de última generación. Por eso, evítate problemas en tu negocio y asegúrate de que tienes todos tus libros fiscales y contables en orden.
