Todos los autónomos y empresas, por pequeñas que sean, generan cada día sin saberlo miles de datos sobre sus clientes, sus productos, sus ingresos y gastos y, en definitiva, su rentabilidad. Las herramientas de Business Intelligence y analítica son capaces de almacenar todos estos datos, organizarlos y hacerlos comprensibles para cualquier negocio.
A día de hoy, el programa de ayudas Kit Digital permite a los beneficiarios hacerse con uno de estos software de analítica e inteligencia de negocios de forma completamente gratuita. Al contratar este servicio a través de un agente digitalizador como Quipu, los autónomos o pymes podrán analizar al instante qué producto, tienda o cliente es más rentable para tomar las decisiones acertadas y llevar su empresa un paso más allá.
Si todavía no sabes cómo funcionan las ayudas de Kit Digital para Business Intelligence y analítica o cómo instalar uno de estos programas de análisis de datos en tu empresa de forma gratuita, sigue leyendo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es el Kit Digital para Business Intelligence?
- ¿Quién puede beneficiarse de las ayudas para BI y Analítica?
- Requisitos para poder acceder a ayudas para Business Intelligence
- ¿A qué servicios se refiere la categoría de Business intelligence y Analítica?
- ¿Cuál es la cuantía para la ayuda de BI y Analítica?
- ¿Qué ahorro supone contratar un programa de analítica a través de Kit Digital?
- ¿Cómo solicitar el Kit Digital para Business Intelligence?
¿Qué es el Kit Digital para Business Intelligence?
El Kit Digital es un programa de ayudas financiado con los fondos europeos y activo desde hace más de un año y medio. Ahora mismo, estas subvenciones cuentan con cuatro convocatorias a las que pueden acceder los autónomos y pymes -también otras fórmulas de negocio como las sociedades civiles o comunidades de bienes- para digitalizar su empresa.
Las ayudas de Kit Digital funcionan a través de cheques que reciben los beneficiarios y que pueden invertir en doce categorías de servicios diferentes. Algunas de ellas, como puede ser la creación de una página web o la gestión de redes sociales, son muy básicas.
Otras más avanzadas, como los programas de gestión de procesos o los software de Business Inteligence y analítica permiten digitalizar todas las facturas y documentos de la empresa y organizar y analizar todos los datos de clientes, tiendas, ingresos o gastos para poder hacer un seguimiento de la rentabilidad de la empresa.
Ahora mismo hay más de 10.700 agentes digitalizadores que prestan estos servicios a los autónomos y pymes beneficiarios del programa Kit Digital. Cuando la empresa recibe su bono -que puede ser de 2.000, 6.000 o 12.000 euros– puede contratar con ese dinero a uno de estos agentes para que le preste el servicio que haya elegido.
El autónomo beneficiario, tras recibir el cheque, puede contratar a un agente digitalizador y elegir un programa de analítica para poder almacenar, organizar y analizar todos los datos de su negocio.
Estos software permiten informatizar toda la información sobre los ingresos y gastos que genera cada cliente, cada tienda o sede -si la empresa tiene varias-, cada proyecto o cada producto. Así, la empresa puede tener bajo control todas sus finanzas y analizar en una misma tabla la rentabilidad que le aporta cada una de sus acciones, para poder tomar la decisión acertada en cada momento.
¿Quién puede beneficiarse de las ayudas para BI y Analítica?
Las ayudas de Kit Digital para Business Inteligence y Analítica están disponibles para cualquier beneficiario que haya accedido a alguna de las convocatorias activas del Programa.
Ahora mismo, el Kit Digital está dividido en cuatro convocatorias distintas, a las que pueden acceder por lo general los autónomos o pymes que tengan menos de 50 empleados y que cumplan las condiciones generales y específicas del programa. Por ejemplo, no tener deudas con Seguridad Social o Hacienda.
Hasta ahora, las tres primeras convocatorias del Kit Digital han ido siempre dirigidas a autónomos persona física o a empresas establecidas como sociedad mercantil, ya sea SL, SA o alguna fórmula similar.
Con la cuarta convocatoria, el programa de ayudas se ha ampliado también a otros negocios como las sociedades civiles profesionales o con objeto mercantil, las comunidades de bienes o las explotaciones agrarias de titularidad compartida.
Por lo tanto, ahora mismo se permite el acceso a las ayudas de Kit Digital para invertir en soluciones como un programa de Business Intelligence y Analítica a los siguientes tipos de negocio:
- Autónomos persona física dados de alta en el Régimen General de Trabajadores Autónomos (RETA)
- Sociedades mercantiles establecidas como SL- Sociedad Limitada-, SA -Sociedad Anónima-, SLU -Sociedad Limitada Unipersonal o Similares-
- Sociedades civiles profesionales.
- Sociedades civiles constituidas en un contrato con objeto mercantil.
- Comunidades de bienes.
- Explotaciones agrarias de titularidad compartida.
Por el contrario, las distintas convocatorias han ido excluyendo a otras formulas de negocio como:
- Autónomos societarios
- Autónomos colaboradores
- Las uniones temporales de empresas (UTE).
- Las personas físicas o jurídicas que hayan obtenido la condición de beneficiarias en alguna de las Convocatorias del Programa Kit Digital.
- Los Colegios profesionales
- Las sociedades civiles que no tengan objeto mercantil o que no sean sociedades civiles profesionales
- Las comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal
Requisitos para poder acceder a las ayudas para Business Intelligence
Los autónomos y pymes que quieran utilizar las ayudas de Kit Digital para instalar en su negocio un programa de Business Intelligence y Analítica deberán, en primer lugar, estar constituidos bajo una de las fórmulas admitidas en el programa -autónomo persona física, sociedad mercantil, sociedad civíl profesional..- y tener menos de cincuenta trabajadores en plantilla.
Aparte, los negocios tendrán que cumplir los requisitos generales del programa para poder contratar cualquiera de las doce soluciones disponibles, entre las que se encuentran los programas de Analítica.
Las principales condiciones que se han ido estableciendo en las distintas convocatorias son:
- No ser agente digitalizador del programa Kit Digital.
- Estar dado de alta en Seguridad Social y Hacienda con una antigüedad mínima de seis meses.
- No tener la consideración de empresa en crisis.
- Estar al corriente de las obligaciones con Hacienda y Seguridad Social.
- No superar el límite de ayudas mínimis,
- Haber realizado el test de autodiagnóstico digital.
¿A qué servicios se refiere la categoría de Business Intelligence y Analítica?
Los programas de Business Intelligence y Analítica disponibles en las cuatro convocatorias de Kit Digital son softwares capaces de recopilar, almacenar y analizar los datos de todas las operaciones que hace un negocio para organizarlos en tablas y gráficos que sean comprensibles para el empresario.
Las soluciones de analítica permiten a los negocios tener unificada en una misma plataforma toda la información relevante de su empresa: desde la evolución de sus ventas y gastos, hasta los datos más relevantes de sus clientes -reales o potenciales-, de sus productos o de sus tiendas, si tienen varias.
Algunos programas de business intelligence y analítica permiten generar tablas y gráficos actualizados con todos los datos del negocio por categorías. Así el autónomo puede segmentar la información según el tipo de ingresos o gastos, según el cliente, para cada producto y en cada tienda. Además, se pueden hacer comparativas por periodos para ver la evolución de cada categoría.
Como se puede observar en la captura a continuación, la plataforma de Quipu generaría a partir de todas las facturas y datos de operaciones recopilados de la empresa una tabla con varias categorías que se pueden ir seleccionando para analizar todos los datos del negocio y poder tomar mejores decisiones. Por ejemplo, potenciar o retirar un producto, invertir más en una tienda y hasta evitar la pérdida de un cliente o conseguir a uno potencial.
En resumen y de manera general, los servicios que suelen ofrecer los programas de Business Intelligence y Analítica son:
- Conocer la rentabilidad del negocio en cada momento: los programas de Business Intelligence y Analítica permiten subir a la nube todas las facturas de ingresos y gastos para que la solución las organice y recuente automáticamente. Así, el autónomo puede ver en cada momento cuántos beneficios ha obtenido en un determinado periodo.
- Monitorizar la rentabilidad de cada tienda o producto: algunos programas de analítica como el de Quipu permiten agrupar los ingresos y gastos por categorías. De este modo, la empresa puede saber cuál es la rentabilidad de una determinada tienda -si tiene varias-, cuántos beneficios le aporta un cliente o qué rendimientos está teniendo un determinado producto en cada momento.
- Observar las pérdidas y ganancias de cada proyecto: a la hora de poner en marcha un proyecto, ya sea un producto o un servicio que se acaba de lanzar al mercado, los programas de Business Intelligence permiten monitorizar en cada etapa la rentabilidad que está teniendo este proyecto para ver su evolución.
- Tomar decisiones basadas en los datos del negocio: al tener monitorizados todos los datos de productos, tiendas o clientes en cada momento, la empresa puede usar esta información para tomar decisiones y, por ejemplo, corregir posibles fallos en un proyecto, potenciar algunas áreas o incluso retirar a tiempo un determinado producto si no funciona.
¿Cuál es la cuantía para la ayuda de BI y Analítica?
Las ayudas de Kit Digital se reparten a través de los bonos que recibirán los negocios y que podrán invertir en las distintas soluciones disponibles, como puede ser un programa de Business Intelligence y Analítica.
El dinero disponible en cada uno de estos cheques dependerá de la convocatoria a la que pertenezca cada autónomo.
Las subvenciones de Kit Digital van incrementando conforme más empleados tiene un autónomo. Las cuantías que establece el programa para cada uno de los segmentos y convocatorias son las siguientes:
- Convocatoria 1 (segmento I): Dirigida a empresas de más de 10 y menos de 50 trabajadores. Estos negocios recibirán un bono de 12.000 euros que podrán invertir en una solución de analítica y otros servicios disponibles.
- Convocatoria 2 (segmento II): Dirigida a pymes de entre 3 y menos de 10 empleados. Estos negocios recibirán un cheque de 6.000 euros que podrán gastar en un servicio de Business Inteligenece y Analítica, además de otras soluciones.
- Convocatoria 3 (segmento III): Autónomos o negocios sin plantilla o con menos de 3 empleados. Estos trabajadores por cuenta propia recibirán un bono de 2.000 euros que podrán invertir en una solución de Business Inteligence y Analítica. Si contratan un programa como el de Quipu todavía tendrían presupuesto para invertir además en otros servicios.
Por otro lado, en Septiembre se publicó una cuarta convocatoria. En esta línea las ayudas ya no se dividen por segmentos, sino que van dirigidas para todos los negocios de menos de 50 empleados que sean comunidades de bienes, sociedades civiles con objeto mercantil o profesional o explotaciones agrarias de titularidad compartida.
Estos negocios enviarán un único formulario y Red.es les asignará un cheque de entre 2.000 y 12.000 euros en función de los mismos criterios que en las demás convocatorias. Si pertenecen al segmento 1 recibirán 12.000 euros, si forman parte del segmento 2 cobrarán 6.000 euros y si pertenecen al segmento 3 percibirán 2.000 euros.
¿Qué ahorro supone contratar un programa de analítica a través de Kit Digital?
Los autónomos y pymes que accedan al Programa Kit Digital deberán tener en cuenta, por un lado, la cuantía del cheque que hayan recibido para saber cuántos servicios van a poder contratar con su bono digital.
Además, deben tener en cuenta que todos los servicios del Kit Digital tienen un límite de inversión, es decir, una cantidad máxima que puede gastar el beneficiario en esa solución. Para la categoría de analítica, el límite está establecido en 4.000 euros.
En todo caso, lo habitual es que los programas de Business Intelligence y Analítica no cuesten más de 1.500 o 2.000 euros anuales, por lo que todos los beneficiarios podrían acceder en condiciones muy similares a estos servicios.
Por ejemplo, si el beneficiario fuera un negocio con entre tres y diez empleados, le correspondería un bono de 6.000 euros.
Una vez recibido este bono, podría gastarlo en varias de las doce soluciones de digitalización disponibles. Lo recomendable si está al frente de un pequeño negocio que ya empieza a gestionar muchos clientes y tiene varias operaciones en marcha, es que invierta primero en un software de Business Intelligence y Analítica para empezar a tomar conciencia de la información de su empresa y conozca la rentabilidad de sus productos para ganar competitividad e incrementar sus ventas.
Para ello bastaría con ponerse en contacto con el agente digitalizador que escoja para firmar un Acuerdo de Prestación de servicios y que le instale el programa de analítica en su negocio.
Por ejemplo, en el caso de Quipu, la empresa ofrece a través de su ‘Plan Scale’ servicios completos de Business Intelligence y analítica para categorizar datos, hacer un seguimiento analítico de su tesorería o generar informes personalizados de sus operaciones. Escogiendo el plan anual, esta solución le costaría al beneficiario poco más de 1.000 euros. Se pueden consultar las tarifas aquí.
En este caso el autónomo conseguiría gratis su primer año con un programa que le permite analizar todos los datos de su negocio -tiendas, productos, proyectos o clientes- y que además incluye otras soluciones como gestión de procesos o facturación electrónica.
Si, por ejemplo, le correspondiera un bono de 6.000 euros y eligiera el plan Scale para analítica de datos, le sobrarían todavía casi 5.000 euros para invertir en otras soluciones como una página web , o servicios de gestión de redes sociales.
¿Cómo solicitar el Kit Digital para Business Intelligence?
La solicitud del bono de Kit Digital para instalar un programa de analítica es un trámite relativamente sencillo pero que incluye algunas fases obligatorias. Estas etapas serían:
- Registrarse en Acelera Pyme: el primer paso que debe seguir el autónomo para solicitar las ayudas de Kit Digital es crear su propio usuario en Acelera Pyme. Para ello, debe acceder al siguiente enlace de registro. En el tendrá que incluir sus datos personales y los de su negocio.
- Completar el test de autodiagnóstico: cuando Acelera Pyme comunique al autónomo que su usuario está dado de alta, tendrá que completar el test de autodiagnóstico obligatorio. Para acceder al test hay que entrar en este enlace y se abrirá una pantalla con 13 preguntas sencillas como, por ejemplo, si el negocio tiene página web y redes sociales o aspectos sobre su conexión a Internet.
- Tramitar la solicitud del bono: habiendo completado ya el test de autodiagnóstico y conociendo su grado de madurez digital, el autónomo ya puede tramitar su solicitud del bono. Si es autónomo o sociedad mercantil, dependiendo de los empleados que tenga a su cargo, deberá acceder a una de las tres primeras convocatorias en este enlace. Si fuera sociedad civil, comunidad de bienes o explotación agraria, tendría que acceder a la cuarta convocatoria en este enlace.
Cuando ya haya recibido la confirmación de Red.es y tenga su bono digital, el autónomo podrá elegir donde invertir su dinero accediendo al catálogo de agentes digitalizadores, que son las empresas tecnológicas que se van a encargar de instalar el servicio de Business Intelligence y Analítica en el negocio.
Al acceder al catálogo, el autónomo podrá seleccionar a un agente digitalizador filtrando por nombre, código postal o tipo de servicio ofertado. Por ejemplo, si el autónomo está interesado en implementar la solución de analítica en su negocio podría poner ‘”Quipu” directamente en el campo del “nombre”.
A partir del momento en el que el autónomo se ponga en contacto con la empresa que le implantará el servicio, sólo habrá que firmar el Acuerdo de Prestación de Servicios y el agente digitalizador se encargará de prácticamente todas las demás gestiones hasta instalarle el programa.
