Comienza la cuenta atrás. Si eres autónomo y facturas a otros autónomos o empresas, en poco tiempo tendrás que adaptarte a la nueva obligación de emitir factura electrónica cuando realices operaciones con otros negocios.
Para ello, necesitarás un software de facturación. La buena noticia es que todos los autónomos y pymes pueden acceder al programa Kit Digital, una ayuda que cubre las inversiones para digitalizar el negocio a través de herramientas como la factura electrónica.
Si todavía no sabes en qué consisten las ayudas de Kit Digital para implementar la factura electrónica y quieres aprovechar esta subvención para adelantarte a la futura normativa, sigue leyendo.
En este artículo aprenderás:
- ¿En qué consiste la ayuda de Kit Digital para autónomos?
- Plazos para que la factura electrónica empiece a ser obligatoria
- Plazos para solicitar la ayuda de Kit Digital
- ¿Cómo solicitar la ayuda de Kit Digital para implementar la factura electrónica?
- ¿Qué ahorro supone acogerse a las ayudas de Kit Digital?
- Requisitos para cobrar las ayudas de Kit Digital
¿En qué consiste la ayuda de Kit Digital para autónomos?
El Kit Digital es un programa financiado a través de los fondos Next Generation EU que se ha articulado en España a través del Plan de Transformación, Recuperación y Resiliencia.
El objetivo de esta ayuda es doble: por un lado, incentivar que los autónomos y pequeñas empresas -de hasta 50 empleados- puedan dar el paso a la digitalización. Por otro lado, reinvertir esos fondos en el tejido empresarial, ya que el dinero que reciban los beneficiarios irá dirigido a pagar a los agentes digitalizadores, pymes del sector tecnológico que prestarán sus servicios e instalarán algunas de las soluciones disponibles del programa, por ejemplo, la factura electrónica.
El funcionamiento de las ayudas de Kit Digital es sencillo. El autónomo debe rellenar un formulario para solicitar la subvención a través de Red.es, la entidad encargada de gestionar este programa. Una vez recibida la solicitud, este organismo dependiente del Gobierno tramitará y pagará la subvención al trabajador por cuenta propia a través de un bono de 2.000, 6.000 o 10.000 euros, la cantidad dependerá de los empleados que tenga el negocio beneficiario.
Cuando la ayuda esté aprobada, el autónomo ya contará con un cheque que podrá gastar en contratar una de las doce soluciones disponibles para digitalizar su negocio.
Los servicios disponibles del Programa Kit Digital que pueden prestar los agentes digitalizadores son:
- Factura electrónica.
- Sitio Web y Presencia básica en Internet.
- Comercio electrónico.
- Gestión de redes sociales.
- Gestión de clientes.
- Business Inteligence y analítica.
- Servicios y herramientas de oficina virtual.
- Gestión de procesos.
- Comunicaciones seguras.
- Ciberseguridad.
- Presencia avanzada en Internet.
- Marketplace.
Para cada una de estas soluciones se ha establecido un límite que puede gastar el autónomo y que se puede consultar en cada una de las convocatorias: para autónomos y pymes con menos de tres empleados; pequeños negocios con entre tres y diez empleados y empresas con más de diez trabajadores.
En el caso de que, por su categoría, el autónomo reciba una cuantía elevada por la ayuda y no pueda destinar todo el bono a la solución que más le guste, cabe la posibilidad de elegir varios servicios.
En todo caso, distintos expertos y representantes de las principales asociaciones del colectivo recomiendan a los autónomos invertir siempre la máxima cantidad del bono en la solución de factura electrónica si no se dispone todavía de un software.
Al instalar uno de estos programas, el trabajador por cuenta propia ahorrará dinero al adaptarse a la factura electrónica, algo que va a terminar siendo obligatorio ya que la Ley Crea y Crece establece que todas las empresas tendrán que empezar a emitir facturas electrónicas dentro de uno o dos años en todas sus operaciones comerciales.
Plazos para que la factura electrónica empiece a ser obligatoria
La Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de empresas fijó por primera vez la obligación para las empresas de emitir factura electrónica en todas sus operaciones con otros negocios.
Concretamente, en su artículo 12, la norma dice que “todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
Sin embargo,y aunque la Ley Crea y Crece entró en vigor el 28 de septiembre de 2022, la norma prevé distinta fecha para la obligación de emitir factura electrónica.
Según la Ley 18/2022, la factura electrónica entre empresas se establecerá en dos plazos distintos que empezarán a contar desde la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación, que ya ha salido a consulta pública pero todavía no está aprobado.
Una vez se apruebe este reglamento -se espera que esto ocurra, como tarde, este verano de 2023-, los negocios contarán con un periodo transitorio de uno o dos años, dependiendo de su facturación.
- Empresas con más de ocho millones de euros de facturación anual: Estos negocios deberán empezar emitir factura electrónica en todas sus operaciones con otras empresas un año después de la aprobación del reglamento, es decir, a partir de finales de 2024.
- Resto de autónomos y empresas: los negocios que facturen menos de ocho millones de euros anuales, deberán implementar la factura electrónica dos años después de la aprobación del reglamento, es decir, a partir de finales de 2025.
Es cierto que los autónomos tendrán un plazo especial de un año más -tres años después de la aprobación del reglamento- para cumplir con la obligación de comunicar el estado de las facturas que reciban a sus proveedores. Sin embargo, esto sólo afecta a los receptores, ya que los autónomos tendrán que empezar a emitir sus facturas por medios electrónicos al mismo tiempo que el resto de pymes con facturación inferior a ocho millones de euros, es decir, a partir de finales de 2025.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre la Ley Crea y Crece y la factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Plazos para solicitar la ayuda de Kit Digital que afecta a la factura electrónica
Tarde o temprano, todos los autónomos y empresas deberían contar con un programa para emitir facturas electrónicas ya que, de lo contrario, difícilmente podrán adaptarse a la nueva obligación que marca la Ley Crea y Crece.
Ahora mismo, todos los software de facturación son capaces de emitir facturas por medios electrónicos, pero hasta que no se apruebe el reglamento, no se podrán emitir como tal facturas electrónicas -interconectadas con la Administración, con actualizaciones de estado de pago, etc.).
Por ello, es importante adquirir un software que cumpla los requisitos legales y se adapte rápidamente a las nuevas normativas, como por ejemplo el de Quipu. Así, nada más entrar en vigor el reglamento, el programa se actualizará y el autónomo podrá empezar a emitir las nuevas facturas electrónicas.
De momento, los autónomos y pymes que aún no hayan solicitado el Kit Digital todavía están a tiempo de aprovechar las ayudas para implementar la factura electrónica en su negocio. El Gobierno alargó recientemente el plazo de solicitudes de acceso al Programa.
Ahora mismo los autónomos y empresas de las tres categorías -menos de tres empleados; entre tres y diez; y entre diez y cincuenta trabajadores en plantilla- tienen un año y medio para solicitar las ayudas de Kit Digital. Concretamente, estas subvenciones para implementar la factura electrónica y otras herramientas digitales estarán disponibles hasta el próximo 31 de diciembre de 2024.
En todo caso, teniendo en cuenta que la aprobación de la ayuda y la implementación del servicio por parte del agente digitalizador puede tardar varios meses, se recomienda a los autónomos solicitar cuanto antes esta ayuda para poder contar con un programa de facturación antes de que empiece la obligación de emitir facturas electrónicas para todos los autónomos y empresas.
¿Cómo solicitar la ayuda de Kit Digital para implementar la factura electrónica?
Los autónomos que todavía no hayan solicitado el Kit Digital pueden hacerlo de forma sencilla. Te explicamos cómo solicitar la ayuda del Kit Digital en dos sencillos pasos:
- Registrarse en la plataforma Acelera Pyme -que es donde realizarán todas las gestiones relacionadas con su ayuda-. El registro se hace a través de un formulario con algunos campos sobre los datos básicos del solicitante, como nombre y apellido, correo electrónico o teléfono móvil.
- Una vez hecho el registro, es el momento de hacer el test de autodiagnóstico digital, un paso obligatorio para la solicitud de la ayuda. Se trata de un breve cuestionario que se puede completar en apenas diez minutos donde el autónomo podrá conocer el nivel de madurez digital de su empresa en distintos ámbitos. Son sólo 13 preguntas acerca de aspectos muy básicos como la conexión a Internet de la empresa o si el negocio tiene página web y redes sociales.
Una vez completado el proceso de solicitud, Red.es comunicará en poco tiempo al autónomo si se le ha concedido la ayuda. En la misma notificación, el beneficiario también sabrá la cuantía del bono que se le ha concedido, que uede ser:
- 2.000 euros: si no tiene empleados en plantilla o tiene menos de tres
- 6.000 euros: si tiene más de tres y menos de diez trabajadores a su cargo
- 10.000 euros: si tiene entre diez y cincuenta empleados a su cargo.
Si ya tiene concedido el cheque, el autónomo podrá elegir donde invertir su dinero accediendo al catálogo de agentes digitalizadores, que son los que se encargarán de implementar la solución seleccionada en su negocio.
Al acceder al catálogo, el autónomo podrá seleccionar a un agente digitalizador filtrando por nombre, código postal o tipo de servicio ofertado. Por ejemplo, si el autónomo está interesado en implementar la factura electrónica en su negocio podría poner ‘”Quipu” directamente en el campo del ‘nombre’. La página le redirigirá al apartado donde la empresa en cuestión, en este caso Quipu, muestra sus servicios ofertados. Si selecciona factura electrónica, entrará directamente en la página del digitalizador donde obtendrá información sobre la solución y podrá empezar el proceso para invertir la ayuda.
A partir de este punto, el agente digitalizador se encargará de prácticamente todas las demás gestiones. Las fases serían las siguientes:
- El agente digitalizador se pone en contacto con el beneficiario de la ayuda para negociar, firmar y formalizar el Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización
- Tras formalizar el acuerdo, comienza la primera fase de prestación del servicio
- Después de esta primera fase, el agente digitalizador emite una factura donde el autónomo sólo tendrá que pagar el IVA, que no está incluido en la ayuda, pero que podrá deducirse en su declaración trimestral
- Tras el pago del IVA, el Agente Digitalizador prestará la segunda fase de implantación del servicio que tendrá que estar finalizada una vez transcurrido un año desde que comenzó la implementación.
¿Qué ahorro supone acogerse a las ayudas de Kit Digital?
Las ayudas de Kit Digital dependen del tamaño que tenga cada negocio. Si el autónomo, por ejemplo, no tiene empleados o tiene menos de tres, le correspondería un bono de 2.000 euros.
Una vez recibido este bono, podrá invertirlo en una o varias de las doce soluciones de digitalización disponibles. Lo recomendable si todavía no tiene un software de facturación sería que invirtiera la primera parte de su cheque en uno de estos programas.
Basta con ponerse en contacto con el agente para que comience el proceso e instale el software en su negocio. Por ejemplo, en el caso de Quipu, la empresa ofrece planes que van desde los 156 euros al año -el plan “starter”- hasta los 588 euros anuales -el plan avanzado o ‘Premium-. Puedes ver más información de las tarifas aquí.
En ambos casos, el autónomo conseguiría su primer año de programa de facturación de manera completamente gratuita.
Si, por ejemplo, le correspondiera un bono de 2.000 euros y eligiera el plan básico, le sobrarían todavía 1.844 euros para invertir en otras soluciones como una página web o gestión de redes sociales. Si invirtiera en el plan más avanzado, le sobrarían aún con todo 1.568 euros.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre el Kit Digital para autónomos te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Requisitos para cobrar las ayudas de Kit Digital
Para acceder a las ayudas de Kit digital y tener cubiertas las inversiones en herramientas como la factura electrónica, los autónomos tienen que cumplir algunos requisitos básicos como:
- Ser una pequeña empresa, microempresa o autónomo.
- Cumplir los límites que definen cada una de las tres categorías de empresa. Es decir, tener entre cero y tres empleados, entre tres y diez o entre diez y cincuenta.
- Estar en situación de alta con la antigüedad mínima que se establece en cada convocatoria. En la mayoría de los casos consistiría en estar dado de alta antes de la apertura de cada convocatoria. Todas ellas se lanzaron entre marzo y octubre de 2022.
- No estar considerado como empresa en crisis.
- Estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
- No superar el límite de ayudas de pequeña cuantía (mínimas).
