En los últimos años, la facturación electrónica ha estado en el punto de mira de todos los autónomos y pymes. Sin embargo, esta obligación no es nueva. Desde hace más de una década, los negocios que prestan sus servicios a ayuntamientos y otras administraciones tienen que facturar por medios electrónicos a estas entidades públicas.
Aunque la obligación de emitir factura electrónica a los ayuntamientos existe desde 2015, esta norma sigue generando dudas entre los autónomos y pymes que trabajan para la Administración.
En este artículo aprenderás
- ¿Qué dice la Ley sobre el uso de factura electrónica con ayuntamientos?
- ¿Qué negocios están obligados a usar factura electrónica con ayuntamientos?
- Límites para emitir facturas electrónicas con la Administración
- ¿Cómo hacer una factura electrónica a un ayuntamiento?
- Diferencias entre la factura electrónica con ayuntamientos o con el sector privado
- ¿Cuándo será obligatorio emitir factura electrónica en el sector privado?
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¿Qué dice la Ley sobre el uso de factura electrónica con ayuntamientos?
En los últimos años, con la aprobación de la Ley Crea y Crece, los autónomos comenzaron a tomar conciencia de la importancia de la factura electrónica en sus operaciones. Esta norma estableció la futura obligación de facturar por medios electrónicos para todos los negocios que trabajen con otras empresas.
Sin embargo, la obligación de emitir facturas electrónicas no es nueva y tampoco se circunscribe solamente a la Ley Crea y Crece aprobada en 2022. De hecho, hace ya más de diez años que algunos negocios tienen la obligación de facturar por medios electrónicos en determinados tipos de operaciones.
La primera vez que se reguló la obligación de usar factura electrónica fue con la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación de registro contable de facturas en el Sector Público.
Esta norma estableció a finales de 2013 un periodo transitorio para que los negocios empezaran a emitir facturas electrónicas en sus operaciones con ayuntamientos u otras entidades públicas como la Administración General del Estado o incluso las universidades.
Desde hace más de una década, determinados negocios que trabajan con estas administraciones públicas están obligados a utilizar un programa de facturación o la solución pública del Gobierno “Facturae” para emitir facturas a las entidades públicas.
Como se verá a continuación, la norma no sólo establece el deber de usar factura electrónica al trabajar con ayuntamientos y otras administraciones. También dice cuáles son los negocios que tienen que usar estas facturas, los requisitos que han de cumplir o cómo deben emitirlas.
¿Qué negocios están obligados a usar factura electrónica con ayuntamientos?
Aunque en los últimos años se ha hablado de la Ley Crea y Crece, que regula la obligación de emitir factura electrónica en operaciones B2B, esta norma todavía está a expensas de un reglamento y, por lo tanto, no afecta aún a ningún negocio.
La norma que sí afecta a miles de sociedades desde 2015 es la de impulso de la factura electrónica y creación de registro contable de facturas en el Sector Público.
Según esta norma, sólo las empresas que facturan con la Administración -ayuntamientos, administración general o autonómica, universidades…-están obligadas a emitir factura electrónica.
En su artículo 4, esta ley recoge que estarán obligados al uso de la factura electrónica y a su presentación los siguientes proveedores de ayuntamientos u otras administraciones:
- Sociedades anónimas
- Sociedades de responsabilidad limitada
- Personas jurídicas en general y entidades que carezcan de nacionalidad española
Por lo tanto, los autónomos persona física todavía no están sujetos a la obligación de emitir factura electrónica, ni en operaciones B2B, ni con la Administración.
Además, tampoco todas las empresas constituidas como sociedad están siempre obligadas a emitir factura electrónica. La Ley 25/2013 puntualiza que las Administraciones públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.
Límites para emitir facturas electrónicas con la Administración
De este modo, se da da la posibilidad a cada administración de desarrollar reglamentariamente y decidir si excluyen a los pequeños negocios de emitir facturar electrónica si el importe es inferior a 5.000€.
Algunas administraciones han aplicado esta exención y las sociedades no deben de emitir factura electrónica por debajo de 5.000€, mientras que otras no lo han hecho y la factura electrónica será obligatoria para todas las empresas. En todo caso, la empresa, deberá consultar si la administración a la que factura aplica alguna exención.
Muchas de las administraciones han desarrollado un reglamento y han previsto el importe mínimo de la factura electrónica en 5.000 euros (IVA incluido), por lo que los empresarios sólo deberán usar este tipo de factura si realizan un trabajo por un importe superior.
Sin embargo, otras administraciones no han desarrollado este límite en sus reglamentos o incluso han establecido un importe mínimo inferior.
¿Cómo hacer una factura electrónica a un ayuntamiento?
Para elaborar una factura electrónica, el autónomo necesitará en primer lugar un programa privado que permita emitir este tipo de facturas cumpliendo con los requisitos que establece la normativa. También cabe la posibilidad de usar la plataforma pública del Gobierno factura-e.
Es importante que si se contrata un servicio de facturación electrónica para crear facturas destinadas a las Administraciones Públicas, el autónomo se asegure de que está actualizado y cumple los requisitos que exige la normativa para este tipo de facturas, como es el caso de Quipu.
En cuanto a estos requisitos y elementos que se deben incluir, una factura electrónica es como cualquier otra factura y deberá incorporar algunos datos mínimos como pueden ser:
- Numeración para identificar cada factura con un número correlativo.
- Fecha de emisión que marca el momento en el que se emite el documento.
- Datos de identificación fiscal sobre el emisor y el receptor de la factura.
- Concepto(s), para detallar qué se está vendiendo o comprando.
- Base imponible, para conocer el importe de la venta sin impuestos.
- Tipo impositivo (impuestos), para tributar correctamente.
- Importe total, para dejar las cuentas claras.
Además, al ser una factura emitida por medios electrónicos deberá contar con otros elementos particulares como puede ser la firma electrónica.
En este sentido, la Ley dice que las facturas de sociedades dirigidas a las administraciones públicas “deberán entregarse en formato electrónico y siguiendo los requisitos de la FacturaE, es decir, una factura electrónica estructurada en el formato XML”.
Concretamente y según esta norma, las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones públicas tienen que cumplir tres requisitos específicos:
- Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 o 3.2.1)
- Estar firmadas electrónicamente. Esta firma electrónica deberá estar basada en un certificado reconocido. También se admitirá un sello electrónico siempre y cuando identifique a la sociedad que selle la factura electrónica, a través de su denominación o razón social y su número de identificación fiscal
- Indicar el destinatario de la factura electrónica
Diferencias entre la factura electrónica con ayuntamientos o con el sector privado
A día de hoy conviven dos normativas distintas acerca de la obligación de los autónomos y pymes de emitir factura electrónica: una es la Ley 25/2013, que se aplica desde hace diez años, y otra es la Ley Crea y Crece, que todavía no está en marcha.
En primer lugar, la Ley 25/2013 es la que obliga desde 2015, cuando terminó el periodo de adaptación y entró en vigor la norma, a las sociedades que trabajan con la Administración a emitir factura electrónica. Esta ley afecta sólo a empresas, no a autónomos persona física.
La norma que sí afectará a todos los negocios, incluidos los autónomos, es la Ley Crea y Crea. Esta normativa, que se aprobó en 2022, estableció por primera vez la obligación de emitir facturas electrónicas para todos los trabajadores por cuenta propia o empresas que realicen operaciones B2B.
A día de hoy, esta última norma depende de la aprobación de un reglamento que todavía está a expensas por lo que, de momento, sólo los negocios que trabajan con la Administración están obligados a facturar por medios electrónicos.
¿Cuándo será obligatorio emitir factura electrónica en el sector privado?
Aunque a día de hoy la factura electrónica sólo afecta a empresas que trabajan con ayuntamientos u otras administraciones, esto podría cambiar pronto. En septiembre de 2022 se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE) la Ley Crea y Crece, una normativa que dice que “todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
Esta obligación de la factura electrónica en operaciones en el sector privado no se aplica de inmediato, sino que se articula un período transitorio para que los autónomos puedan adaptarse.
Este periodo sólo dará comienzo cuando se apruebe el nuevo reglamento de facturación. De momento esta norma sólo ha salido a consulta pública (el 7 de Marzo de 2023).
Una vez aprobado dicho reglamento, – los autónomos y pymes tendrán dos plazos para adaptarse a la obligación:
- Si facturan más de 8 millones de euros al año, dispondrán de un año desde la fecha de aprobación del reglamento para empezar a usar factura electrónica
- Si facturan menos de 8 millones de euros al año, dispondrán de dos años desde la aprobación del reglamento para empezar a usar factura electrónica.
Aparte de esto, los autónomos tendrán un plazo especial de tres años desde la aprobación del reglamento para cumplir con algunas obligaciones de la facturación electrónica como comunicar el estado de las facturas que reciban de sus proveedores.
