Facturas las hay de todos los gustos y colores. Cada trabajador por cuenta propia o profesional en general debe estar más que familiarizado con ellas, como también con unas que son un tanto especiales, que se repiten cada cierto tiempo tanto en importe como en plazos.
Ese tipo de factura en concreto es algo que da pie a un proceso con nombre y apellidos: facturación periódica. ¿Qué es eso de la facturación periódica? ¿Cuándo se debe utilizar? ¿Ofrece algún tipo de ventaja?
Todas esas preguntas te habrán venido a la cabeza de repente, y más si estás buscando información al respecto. No te preocupes, porque aquí te vamos a explicar todo lo que debes saber, desde qué significa hacer una facturación periódica hasta cómo se puede hacer y con qué herramientas.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la facturación periódica?
- ¿Para qué sirven las facturas periódicas?
- Ventajas de la facturación periódica
- ¿Cómo generar facturas periódicas en Quipu?
¿Qué es la facturación periódica?
Aunque se trate de algo bastante extendido, no todo el mundo sabe qué es la facturación periódica, y lo cierto es que es un concepto bastante simple. De hecho, es algo muy habitual para autónomos y para empresas.
Muchas veces sucede que se tiene un cliente que siempre pide la misma cantidad de bienes o servicios, lo que obliga a repetir el mismo modelo de factura una y otra vez. El proceso de buscar la plantilla, replicarla y enviar la factura se convierte en algo cíclico y sin cambio alguno más allá de fechas y numeraciones.
Eso es exactamente lo que significa la facturación periódica. Es el proceso por el cual se manda el mismo tipo de factura al mismo destinatario con una periodicidad que puede ser mensual, bimestral, trimestral, etc. Es algo que, además, se puede automatizar si se cuenta con un programa de facturación.
¿Para qué sirven las facturas periódicas?
Viendo qué son, es fácil intuir para qué sirven las facturas periódicas. Este sistema se usa para poder emitir facturas de forma automática y periódica. Indica las fechas de inicio y de fin, el total de pago y la periodicidad correspondiente y se generan automáticamente.
Sirven, principalmente, para no tener que repetir el proceso de elaborar una misma factura una y otra vez. ¿Y en qué casos pueden ser de utilidad? Ya hemos visto alguno que otro. Pueden ser necesarias para clientes que han contratado tus servicios por una bolsa de horas fija al mes (por ejemplo, un programador), para otros con los que se ha pactado una compra fija de productos mensual (un proveedor para un restaurante) o incluso si se brinda un servicio de alquiler de equipos fijo.
Se necesitan en todas las situaciones en las que el servicio se repita, o el producto, en una misma cantidad y con periodicidad. Hay muchos casos así, aunque dependen de la naturaleza de la actividad profesional y las necesidades del cliente.
Ventajas de la facturación periódica
¿Por qué implantar un sistema de facturas periódicas? Como hemos mencionado, no se pueden aplicar a todos los clientes. No obstante, en aquellos en los que sí se puede aplicar se consigue no una, sino varias ventajas bastante considerables:
- Ahorras tiempo: no tienes que desperdiciar minutos de tu vida buscando la factura, copiando los datos, comprobando la información y enviándola. Evitas desperdiciar tiempo que puedes aprovechar en otras tareas.
- Anulas el riesgo de olvidar la factura: si no programas el envío de facturas periódicas y optas por hacerlo de forma manual, cabe la posibilidad de que se te olvide enviarlas. ¡Y eso es un serio problema!
- Ganas más dinero: el tiempo es oro, y más para un autónomo. Todo ese tiempo que perderías preparando, revisando y enviando la factura lo puedes invertir en otras labores, incluso en trabajos para otros clientes. Y eso, al final, se traduce en más ingresos.
- Evitas posibles errores: los programas de facturación que permiten realizar facturación periódica automatizan todo, desde los datos del cliente, hasta las fechas de envío y los importes. Te puedes despreocupar y, además, tener la certeza de que no habrá errores. ¡El factor humano queda fuera!
- Te adelantas: puedes olvidarte por completo de pensar mes a mes cómo hacer esas facturas, a qué clientes tienen que ir y cuáles son los importes correspondientes. Dejas todo esto atado con mucha antelación, de hecho, puedes programar las facturas para el periodo de tiempo que quieras, incluso años.
