Las empresas y autónomos que emiten facturas simplificadas o tickets seguramente se han visto en la situación en la que un cliente solicita una factura de canje. Aunque se trata de un documento sencillo, existen muchas incógnitas sobre cuándo y cómo se tienen que hacer este tipo de facturas tan populares como necesarias para algunos profesionales.
Hoy vamos a resolver todas tus dudas acerca de las facturas de canje. Veremos en qué consisten, sus requisitos, pasos para hacerla, un ejemplo básico y responderemos varias preguntas frecuentes para que sepas todo sobre este tipo de facturas sustitutivas.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una factura de canje?
- ¿Cuáles son los requisitos de una factura de canje?
- ¿Cómo hacer una factura de canje?
- ¿Cómo contabilizar una factura de canje?
- Ejemplo de una factura de canje
- Otras preguntas frecuentes sobre las facturas de canje
¿Qué es una factura de canje?
La factura de canje (también llamada factura de sustitución) es un documento que se emite para sustituir o completar una factura simplificada o ticket. Se trata de un documento que, a modo de “copia mejorada”, completa la información de una factura simplificada emitida anteriormente.
La factura de canje resulta muy útil como justificante para las operaciones de recuperación del IVA o porque son la única forma de pedir una factura ordinaria cuando se nos ha pasado el plazo, por eso es común que muchos clientes las pidan. Aunque pueden tener objetivos similares, las facturas de canje no se consideran facturas rectificativas.
¿Cuáles son los requisitos de una factura de canje?
La solicitud y emisión de una factura de canje se basa en varios requisitos que los profesionales deben conocer para no tener problemas asociados con estos documentos.
- Se puede solicitar una factura de canje para una factura simplificada con un plazo máximo de 4 años desde la emisión de la misma.
- Las facturas de canje pueden ser solicitadas por cualquier empresa o autónomo que recibió la factura simplificada por un bien o servicio, así como aquellas empresas autorizadas que efectúan el llamado servicio de recuperación de IVA para profesionales.
- Es necesario presentar la factura simplificada original o en su defecto la copia digital certificada de la misma con una aplicación homologada por la AEAT.
- En el caso de que la solicitud la realice una empresa externa, tendrán que presentar también una autorización del cliente que recibió la factura simplificada, así como una declaración de procedencia de los tickets donde se responsabilicen del destinatario final de esa factura.
¿Cómo hacer una factura de canje?
Emitir facturas de canje es similar a la emisión de cualquier factura ordinaria. Sin embargo, hay algunos aspectos a tener en cuenta para que sea válida. Te resumimos cómo hacer una factura de canje en 4 pasos sencillos:
Revisa la documentación requerida
Antes de emitir una factura de canje, es importante revisar que se cumplen los requisitos para la emisión de este tipo de facturas que ya comentábamos en el punto anterior. En resumen, debe solicitarse por un cliente o empresa autorizada, siempre en el plazo establecido y con la documentación necesaria (factura original y autorizaciones pertinentes)
Asigna a tu factura de canje una numeración propia
Como las facturas de canje no tienen la misma implicación contable que una factura ordinaria, debemos numerarlas con su serie correlativa propia para poder diferenciarlas. Por ejemplo, si realizas tu primera factura de canje en el año 2022, puedes etiquetarlas con la letra “C” y numerarla como sigue: C 01/2022.
Añade las dos fechas que corresponden
Como las facturas de canje aluden a una factura anterior, es necesario que se indiquen dos fechas distintas para esclarecer estos datos. Por un lado tenemos que añadir la fecha de la factura de canje, que coincidirá con el día de su emisión. Por otro lado, añadiremos fecha de la factura simplificada original o fecha de referencia del ticket, donde indicaremos la fecha en la que se realizó la transacción, además de una referencia para identificarla.
¿Cómo contabilizar una factura de canje?
Las facturas de canje son distintas a las facturas ordinarias y, al tratarse de una operación fiscal ya cerrada, no tienen efecto en la contabilidad de la empresa que la emite.
Como el ingreso ya se contabilizó, no es necesario incluirlas de nuevo en el registro de la contabilidad. De la misma forma, no hay que hacer ningún ajuste o modificación de la base imponible o del IVA.
Ejemplo de una factura de canje
Vamos a suponer un ejemplo básico para visualizar todo lo que hemos visto sobre las facturas de canje. Imagina que eres dueño de un restaurante de lujo donde en Julio del año pasado serviste una comida de empresa a 35 comensales por un valor de 1.575 euros. Pasados unos meses, un representante de esta empresa acude a tu restaurante y solicita una factura de canje para poder hacer la liquidación del IVA en su empresa.
En primer lugar, como responsable del restaurante tendrás que asegurar que el cliente ha traído la factura simplificada original. A partir de ahí, simplemente tendrás que emitir una nueva factura que esté numerada correctamente (indicando que se trata de una factura de canje y con una numeración propia) y, por otro lado, añadir las dos fechas de la factura. Una vez hecho esto, ya podrás terminar con el proceso entregando la nueva factura al cliente, que quedaría como algo así:
Otras preguntas frecuentes sobre las facturas de canje
Muchos profesionales tienen dudas sobre cómo proceder cuando un cliente solicita una factura de canje, principalmente por desconocimiento o por miedo de no estar haciendo las cosas correctamente y poder tener problemas con Hacienda.
Vamos a ver algunas preguntas frecuentes sobre las facturas de canje para que termines el artículo y no tengas ninguna duda de cómo funcionan este tipo de facturas.
¿Las facturas de canje son legales?
Sí, las facturas de canje son legales, de forma que los clientes profesionales tienen el derecho a solicitarlas y los profesionales a los que se les solicita pueden emitirlas sin ningún tipo de inconveniente legal.
El uso de las facturas de canje se recoge en el Reglamento de Facturación (art. 15.6) y es ahí mismo donde se establece que no se consideran facturas rectificativas.
¿Qué fecha deben de tener las facturas de canje?
Una factura de canje debe contar con una fecha de emisión correcta, es decir, que coincida con la fecha en la que se emitió esa misma factura. Sin embargo, como es una factura que alude a una factura simplificada anterior, también debe incluir en algún punto una referencia a esta factura original con su fecha.
¿Qué numeración deben de llevar las facturas de canje?
Las facturas de canje no son facturas que afecten a la contabilidad, es por eso que deben tener una numeración propia y con una serie de números correlativa que no se confunda con la numeración de otras facturas ordinarias.
¿Es obligatorio emitir facturas de canje?
Sí, todas las empresas y profesionales tienen la obligación de emitir una factura de canje siempre que la solicitud de la misma se haya realizado conforme a los requisitos que ya hemos comentado en este artículo.
¿Cuál es el plazo para solicitar las facturas de canje?
Las facturas de canje deben ser solicitadas en el plazo de 4 años después de la emisión de la factura simplificada o ticket original que se pretende sustituir o completar.
