Puede que hacer una factura sea algo muy sencillo, de hecho lo es si tienes las herramientas adecuadas. Sin embargo, hay que asegurarse de cumplir todos y cada uno de los requisitos necesarios para que esta sea válida y, sobre todo legal. Entre esos requisitos figura, para muchos, el tener que hacer la factura con retenciones.
¿Qué es una factura con retenciones? Vamos a explicar esto, profundizar en qué son esas retenciones, en cómo se aplican e incluso quiénes tienen que hacerlas y quiénes no. Lo vamos a detallar todo para que tengas muy claro en qué consisten. Y lo cierto es que necesitas tenerlo claro, porque cometer errores con las retenciones en tus facturas es tener problemas con Hacienda.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una factura con retención?
- ¿Cuándo debe llevar retención una factura?
- ¿Qué porcentaje de retención debe de llevar la factura?
- ¿Quién debe ingresar las retenciones de IRPF en Hacienda?
- Obligaciones fiscales por emitir facturas con retención
- ¿Cómo hacer una factura con retención?
- Ejemplo de una factura con retención
¿Cómo funcionan el IVA e IRPF en una factura?
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¿Qué es una factura con retención?
Una factura con retención es toda aquella factura en la que se aplica una reducción porcentual en base a lo determinado por el IRPF (Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas). Esta retención queda reflejada con un signo negativo, indicando que su cuantía debe restarse a la base imponible establecida.
Esas cantidades retenidas en las facturas deben de ser ingresadas por tu cliente, en tu nombre, en la Agencia Tributaria por el IRPF. Aunque cabe mencionar que no todos los autónomos están obligados a hacer facturas con retención IRPF, ya que hay excepciones que vamos a ver a continuación.
¿Cuándo debe llevar retención una factura?
Una factura debe llevar retención siempre y cuando su emisor sea un autónomo profesional cuya actividad esté registrada en las secciones 2 ó 3 del Impuesto de Actividades Económicas (Actividades Profesionales y Actividades Artísticas, respectivamente).
Aunque tampoco es siempre así, ya que la retención en facturas solo se aplicará en caso de que se vaya a facturar a otros empresarios y/o profesionales en España. En caso de facturar a particulares o a clientes cuyo domicilio fiscal esté fuera del territorio nacional, no se puede aplicar dicha retención.
¿Qué porcentaje de retención debe de llevar la factura?
El tipo general a seguir cuando se va a aplicar retención en una factura es del 15%, tal y como establece la ley actual. Sin embargo, hay una excepción para profesionales dados de alta recientemente que reduce el porcentaje de la retención del IRPF a un 7%.
Aun así, también hay excepciones para casos y sectores muy concretos. Por eso, vamos a ver a continuación cuáles son los porcentajes a aplicar en las facturas con retención en concepto de IRPF:
- IRPF del 1% – Actividades ganaderas de avicultura y de engorde porcino y algunas actividades relacionadas con el transporte en estimación objetiva.
- IRPF del 2% – Actividades forestales, agrícolas y ganaderas (salvo las anteriores).
- IRPF del 7% – Nuevos autónomos (solo válido durante los 3 primeros años de calendario, siempre y cuando no hayan estado dados de alta como autónomos durante el año previo a la nueva alta).
- IRPF del 15% – Tipo general, aplicable a todos los autónomos de los epígrafes 2 y 3.
¿Quién debe ingresar las retenciones de IRPF en Hacienda?
Por extraño que pueda parecer, es el cliente al que va destinada la factura quien paga la retención de IRPF en Hacienda. Esa cantidad descontada de la base imponible se ingresa a Hacienda en nombre del profesional que ha emitido la factura (mediante el Modelo 111), funcionando así como una especie de “adelanto” de cara a la declaración anual de la Renta.
Obligaciones fiscales por emitir facturas con retención
Al hacer facturas con retención se debe cumplir con la obligación de presentar el modelo 130, salvo algunas excepciones. Pero hay que tener en cuenta que si no aplicas retención en tus facturas también debes presentarlo.
Este documento es el modelo oficial con el que se declara la liquidación del pago a cuenta del IRPF durante el trimestre anterior, a usar por todos aquellos autónomos que trabajen en estimación directa. Acompañará al correspondiente ingreso de las retenciones en Hacienda, aunque este proceso no siempre tiene que llevarse a cabo.
¿Por qué no siempre tiene que llevarse a cabo? Porque, en el caso de aplicar las retenciones en más del 70% de tus facturas, no es necesario presentar el modelo 130. Si todas tus facturas llevan retención, puedes olvidarte de esta obligación fiscal y limitarte a ahondar en el IRPF una vez al año, cuando toque hacer la declaración de la renta anual.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre los obligados a retener IRPF en las facturas te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
¿Cómo hacer una factura con retención?
Hacer una factura con retención es un proceso bastante sencillo. Hay que hacer especial hincapié, antes de empezar, en que la retención del IRPF no debe confundirse con el IVA, ya que este último funciona de una forma totalmente distinta.
La factura con retenciones debe cumplir con todos los requisitos habituales de las facturas. Debe contar con los datos tanto de emisor como del receptor, una numeración adecuada, método de pago, plazo de pago, fecha de la factura y, por supuesto, el o los conceptos adecuadamente detallados.
Una vez se calcula la base imponible, se tiene que añadir un apartado dedicado exclusivamente a la retención del IRPF en el que se indicará el porcentaje a aplicar y, en el campo que corresponda, la cuantía resultante de aplicar el porcentaje (generalmente del 15%) a la base imponible.
Esa cifra que se haya obtenido será la que se reste a la base a la hora de calcular el importe total de la factura. Asimismo, será la cuantía que el cliente tendrá que ingresar a Hacienda en nombre del autónomo que ha emitido la factura a través del modelo 111.
Ejemplo de una factura con retención
Ya hemos visto cómo es el proceso, ahora vamos a trasladarlo a un caso práctico con un ejemplo. Supongamos que trabajas como editor de vídeo y has terminado un trabajo para una empresa por un servicio de grabación, montaje y retoques valorado en un total de 400 €.
Esos 400 € son la base imponible sobre la que se va a aplicar la retención del IRPF y, también, el IVA correspondiente a tu actividad. Cabe mencionar que ya llevas más de 3 años ejerciendo profesionalmente, así que te corresponde un IRPF del 15%.
La factura con retención sería algo así:
| Grabación | 150 € |
| Montaje y edición de vídeo | 250 € |
| Base Imponible | 400 € |
| IRPF (15%) | – 60€ |
| IVA (21%) | 84€ |
| Total a pagar | 424 € |
Los 60 € que figuran como retención del IRPF son el resultado de calcular el 15% sobre la base imponible de 400 €. Esa cuantía, finalmente, se restará a la base a la vez que se suma el importe correspondiente al IVA.
En el caso de facturar una actividad exenta de IVA, se puede omitir ese último paso y limitarse a calcular el total restando el IRPF a la base imponible únicamente.
Como habrás podido ver, no es nada complicado. Sin embargo, se recomienda usar programas de facturación, ya que automatizan todo el procedimiento, evitando los más que probables errores humanos que aparecen cuando se acumulan decenas y decenas de facturas.
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