Las facturas en Excel, Word o PDF siguen siendo muy habituales entre los autónomos y pequeñas empresas. Sin embargo, estos formatos de facturación podrían tener los días contados.
En los últimos años, se han puesto en marcha dos leyes en nuestro país, la Ley antifraude y la Ley Crea y Crece, que en poco tiempo implantarán la obligación de emitir facturas en formatos electrónicos y a través de softwares homologados.
Cuando estas dos leyes entre en vigor, todos los autónomos y empresas quedarán obligados a emitir sus facturas por medios digitales y quedará prohibido utilizar determinados formatos como el Excel o el Word.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué leyes afectan directamente a la facturación?
- ¿Cómo afecta la Ley Antifraude a la facturación con Excel?
- ¿Hasta cuándo es posible facturar con Excel?
- ¿Qué opciones habrá para facturar en un futuro?
¿Se prohibirán las facturas en Excel o PDF?
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¿Qué leyes afectan directamente a la facturación?
En los últimos años, España ha introducido una serie de leyes dirigidas a combatir el fraude fiscal y a promover el crecimiento empresarial. Entre las más destacadas se encuentran la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, que han establecido nuevas obligaciones para los empresarios en materia de facturación electrónica.
Aunque ambas regulan la manera en la que tendrán que facturar los autónomos y empresas en los próximos años, lo hacen de forma distinta. Mientras que la Ley Antifraude regula los requisitos técnicos que deberán cumplir los programas que utilizan los empresarios para facturar, la Ley Crea y Crece prevé la obligación de emitir facturas por medios electrónicos.
Ley Antifraude
La Ley Antifraude, también conocida como Ley 11/2021, de 9 de Julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal es una de las normativas más importantes que se han aprobado en nuestro país para aumentar el control tributario sobre las empresas e incentivar el cumplimiento voluntario de sus obligaciones fiscales.
Con esta normativa, por ejemplo, entraron en vigor medidas tan conocidas como el nuevo límite de 1.000 euros para operaciones entre empresas y entre negocios y particulares. La Ley Antifraude también introdujo otras medidas que han pasado un poco más desapercibidas para los autónomos y empresas, como el desarrollo -todavía pendiente- de los requisitos que debe cumplir un software de facturación electrónica para ser legal.
Cuando entre en vigor la Ley antifraude, todos los negocios tendrán que emitir sus facturas a través de programas homologados. Estos software sólo podrán emitir determinados formatos de factura, por lo que cambiará la forma que tienen los autónomos y empresarios de facturar a sus clientes.
La Ley Crea y Crece
La Ley Crea y Crece es el nombre que se le da a la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, una normativa que nació con el objetivo de agilizar la creación y crecimiento de las empresas, combatir la morosidad comercial, reducir trámites legales para el crecimiento económico y ofrecer nuevos instrumentos de financiación empresarial para las pymes.
Una de las medidas más importantes de esta ley es que instaurará la facturación electrónica obligatoria. Es decir, todos los autónomos y empresas, independientemente de su tamaño, quedarán obligados a emitir facturas por medios electrónicos cuando facturen a otros profesionales.
Aunque la Ley Crea y Crece ya está en vigor, la obligación de emitir facturas electrónicas depende de la aprobación del reglamento de facturación. A día de hoy (verano de 2024), este reglamento todavía no se ha aprobado.
Además, hace ya más de diez años que se aprobó la Ley de factura electrónica para la Administración. Aunque esta norma sólo afecta a empresas que facturan con Ayuntamientos u organismos públicos, ya marcó por primer vez la obligación de facturar por medios electrónicos y bajo determinados parámetros.
De hecho, desde hace más de diez años, las empresas que facturan a la Administración tienen prohibido utilizar formatos como Excel, Word o PDF, ya que deben usar siempre Facturae. Se espera que para el resto de autónomos y empresas -los que trabajan con el sector privado- ocurra lo mismo en pocos años.
¿Cómo afecta la Ley Antifraude a la facturación con Excel?
A día de hoy hay varias leyes en marcha que cambiarán por completo las obligaciones de facturación de los autónomos y pequeños empresarios. Por un lado, la Ley Crea y Crece obligará a utilizar facturas electrónicas al trabajar con otros empresarios. Sin embargo, la Ley Antifraude va más allá e implantará la obligación de que cualquier factura que se emita con un programa deba estar homologada y cumplir unos determinados requisitos.
En resumidas cuentas, la Ley Crea y Crece obligará a usar facturas electrónicas y la Ley antifraude limitará el tipo de facturas electrónicas que se pueden utilizar. Y esto último afectará directamente a los autónomos que a día de hoy continúan emitiendo facturas en Excel, Word o PDF.
Una factura en Excel o Word es un documento generado utilizando estas aplicaciones de Microsoft Office, donde se detallan los bienes o servicios prestados, así como el importe a pagar. Estas herramientas permiten a los usuarios crear plantillas personalizadas que pueden ser fácilmente modificadas para adaptarse a diferentes transacciones comerciales.
Sin embargo, la ley de medidas contra el fraude fiscal exige que todas las facturas sean emitidas de forma electrónica y que se almacenen en un formato que garantice “su integridad y autenticidad”. El Excel, el Word y el PDF son formatos que no cumplen con estas medidas de seguridad y trazabilidad y, por lo tanto, quedarán prohibidos cuando entre en vigor el nuevo reglamento para los programas de facturación.
Concretamente, la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, establece en su artículo 29 apartado 2 la obligación de facturar con un sistema que garantice la trazabilidad de todas las facturas.
La letra “j” de este apartado dice que será obligatorio para “los productores, comercializadores y usuarios -es decir, los empresarios-, que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. (…)“.
Esta normativa impediría directamente la posibilidad de emitir facturas en PDF, Excel o Word por varios motivos. Entre ellos:
Integridad y trazabilidad
Uno de los principales requisitos de la Ley Antifraude es que las facturas deben poder ser auditadas y verificadas en cualquier momento por la Agencia Tributaria. Esto requiere que los sistemas de facturación cuenten con mecanismos que aseguren la inalterabilidad de los datos, algo que las hojas de cálculo de Excel no pueden garantizar.
El uso de Excel permite modificar los datos de las facturas sin dejar rastro, lo que supone un riesgo significativo en términos de fraude fiscal. Las normativas actuales exigen que cualquier modificación en una factura quede registrada, algo que no es posible con Excel sin la implementación de soluciones adicionales de seguridad.
Homologación
La Ley Antifraude establecerá a través de un reglamento los requisitos para que los programas de facturación y las facturas que emiten sean legales. Esto se hará a través de una homologación que será obligatoria para todas las facturas.
Si bien en la actualidad no se ha abierto el proceso de homologación de estos programas, lo que está claro es que no serán válidos programas como Word o Excel, ya que su formato no es compatible con los formatos de facturación electrónica.
Registros y autenticidad
El uso de Excel para la facturación no cumple con las nuevas normativas en términos de control y verificación de las operaciones. Las herramientas de facturación deben ser capaces de generar informes y registros de manera automatizada y segura, requisitos que Excel no puede satisfacer sin un soporte adicional de software especializado.
La Ley Antifraude exige que las facturas electrónicas sean emitidas mediante sistemas que generen un archivo XML firmado digitalmente, lo que garantiza su autenticidad e inalterabilidad. Excel, por su naturaleza, no puede generar este tipo de archivos de manera nativa, lo que lo descalifica como herramienta de facturación válida bajo las nuevas normativas.
¿Hasta cuándo es posible facturar con Excel?
La posibilidad de que los autónomos y pymes puedan seguir utilizando Excel, Word o PDF para facturar está directamente vinculada a la entrada en vigor de los distintos reglamentos de la Ley Crea y Crece y la Ley antifraude. Especialmente esta última.
A día de hoy, aunque ambas leyes están en vigor, todos los autónomos y empresas tienen permitido facturar a través de Excel y los demás formatos de Microsof Office, excepto si trabajan con la Administración.
Esto es porque la obligación de emitir facturas electrónicas y de utilizar programas homologados para facturar depende de la entrada en vigor de dos reglamentos: el reglamento de facturación y el que regula los requisitos que deben cumplir los programas para emitir factura electrónica. Ninguno de los dos están aprobados.
La mayoría de las medidas de la ley Antifraude -por ejemplo, la limitación de los pagos en efectivo- entraron en vigor al día siguiente de la publicación de la normativa en el BOE, es decir el 11 de julio.
Sin embargo, la Disposición Final Séptima de la Ley 11/2021 fijó una entrada en vigor distinta para los apartados 4 y 21 del artículo 13, es decir, las novedades que afectan a la prohibición de los programas de doble uso y la nueva homologación que prohibiría el uso de Excel, Word o PDF como soporte para las facturas.
Esta homologación se desarrollará a través de un reglamento que se sacó a consulta pública el 21 de febrero de 2022 y que aún está pendiente de aprobar. Cuando quede aprobado este reglamento, todos los programas de facturación deberán cumplir una serie de requisitos para ser legales, entre los que se encuentra la prohibición de usar formatos distintos a XML o similares.
Por ello, y aunque todavía es legal usar facturas con Excel, PDF o Word, lo más conveniente para adelantarse a este reglamento es adquirir un software de facturación reconocido y que se actualice constantemente a todas las normativas que van entrando en vigor, como el de Quipu.
¿Qué opciones habrá para facturar en un futuro?
En los próximos años, los autónomos y empresarios dejarán de poder utilizar Excel, Word o PDF para facturar y deberán optar por una de las opciones que marcará la normativa.
1. Programas de facturación electrónica privados
La principal opción que marca tanto la Ley antifraude como la Ley Crea y Crece para cumplir con sus respectivos reglamentos es utilizar un programa de facturación electrónica privado.
El nuevo reglamento de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas especifica claramente que la facturación electrónica podrá realizarse mediante plataformas privadas de facturación electrónica, mediante la solución pública de facturación electrónica o mediante la combinación de ambas vías.
Por lo tanto, los autónomos y empresas tienen la opción y el derecho de utilizar cualquier programa de facturación privado que cumpla con los requisitos legales, como el software de Quipu, que se actualizará al futuro reglamento de facturación cuando supere la fase de consulta pública y se apruebe en Consejo de Ministros.
2. Programa público de facturación de Hacienda
Por otro lado, si lo desean, todos los autónomos podrán utilizar de manera opcional la solución pública de Hacienda para emitir sus facturas electrónicas o incluso complementar su uso con un software de facturación privado.
El programa público de facturación de Hacienda permitirá emitir, recibir y almacenar facturas electrónicas de manera segura y conforme a la normativa. Además, ofrecerá soporte técnico y recursos para ayudar a los empresarios a adaptarse al nuevo sistema.
En un principio, la plataforma se articulará a través de una aplicación o formulario gratuito que pondrá a disposición de las pequeñas empresas y profesionales para permitir a estos operadores la generación de facturas electrónicas.
Previsiblemente, este formulario se activará en la propia sede electrónica de la Agencia Tributaria y tendrá un funcionamiento similar al sistema FaCe que está habilitado desde hace varios años por Hacienda para que los autónomos que trabajan con la Administración pública puedan enviar las facturas electrónicas obligatorias.
3. Programa público de facturación para la administración
Otra opción disponible es el programa público de facturación específicamente diseñado para las administraciones públicas.
La primera vez que se reguló la obligación de usar factura electrónica fue con la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación de registro contable de facturas en el Sector Público.
Esta norma estableció a finales de 2013 un periodo transitorio para que los negocios empezaran a emitir facturas electrónicas en sus operaciones con ayuntamientos u otras entidades públicas como la Administración General del Estado o incluso las universidades.
Para cumplir con esta obligación está disponible Factura-e, una aplicación creada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, se utiliza para enviar facturas a la Administración General del Estado.
