Aunque no es uno de los requisitos principales, firmar las facturas es totalmente recomendable seas autónomo o empresa y en este artículo te contamos el por qué. También hablaremos sobre qué dice la Ley sobre la firma de las facturas, cómo se hace y mucho más.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué dice la Ley sobre firmar las facturas?
- ¿Por qué es interesante que las facturas se firmen?
- ¿Cómo se firman las facturas emitidas?
¿Qué dice la Ley sobre firmar las facturas?
El Real Decreto 1619/2012 del 30 de noviembre es el reglamento del gobierno de España donde se contemplan y regulan las obligaciones en cuanto a facturación para cumplir con la legalidad y normativa de facturación. Esta información se aplica a cualquier profesional sea autónomo o empresa y para la contabilidad de cualquier negocio es importante tener en cuenta si se firman las facturas o no y cómo se registran y guardan.
En este Real Decreto podemos encontrar todos los requisitos que tienen que cumplir las facturas ya sean electrónicas o en papel. Este documento debe de cumplir una normativa exigible que garantice su origen y la integridad del contenido y que permita atribuir la factura a su obligado tributario emisor. El contenido y datos obligatorios de una factura son:
- Número de factura.
- Fecha en la que ha sido expedida.
- La razón social e identificación fiscal (NIF) tanto de emisor como receptor.
- Domicilio de ambas partes.
- Base imponible y descripción de los conceptos.
- Tipo impositivo y cuota tributaria.
- Fecha en la que se prestó el servicio si es distinta a la expedición.
- Otros datos como descuentos en la factura.
Como podemos ver, en el artículo 6 del Reglamento de Facturación no se especifica que se tenga que firmar las facturas. Al no ser indispensable, es muy probable que la mayoría de profesionales y empresarios no lo lleven a cabo pero es recomendable por distintos aspectos que os contamos más adelante.
Consiste en buscar automatizar los procesos para agilizarlo y que no suponga un quebradero más de cabeza ya que la firma de facturas puede suponernos cobrar siempre todas nuestras facturas y no tener impagos pendientes de clientes o proveedores.
¿Por qué es interesante que las facturas se firmen?
Tal y como hemos visto en la normativa no es obligatorio que firmes una factura pero sí que se suele recomendar. Por sentido común, cuantos más datos tenga la factura más protegidos estarán tanto emisor como receptor ante cualquier problema. Otros motivos por los que es interesante firmar una factura son:
- Funciona como documento legal: las facturas se firman para que sea más que un documento en el que se listan productos y servicios proporcionados a un cliente y por el que se solicita el pago. Una factura firmada tiene un carácter legal y oficial que otorga mayor compromiso en cuanto a realizar los pagos.
- Acuse de recibo: la firma de facturas nos indica que la persona receptora ha leído y entendido así como aceptado el documento. En caso de impago, será de gran importancia y ayuda contar con la factura firmada ya que se adquiere una obligación legal del pago.
En definitiva, firmar tus facturas por ambas partes será tu garantía de cobro sea cuales sean las circunstancias pues se entiende que el receptor de la misma lo ha revisado y aceptado y tendrá que abonarla bajo las condiciones de pago de la misma.
¿Cómo se firman las facturas emitidas?
Es verdad que es un paso más añadido al proceso de facturación y aunque tenga sus ventajas, no deja de ser una tarea más que llevar a cabo y requiere Si te preguntas cómo se firman las facturas emitidas, debes de saber que tienes dos formas principales de hacerlo:
- A través de un software de firma digital: existen distintos programas de firma electrónica que permite firmar al cliente y proveedor de forma legal y remota tan solo haciendo clic. Con uno de estos programas se pueden firmar incluso de forma automática sea cual sea el documento que emitas. Firmar con tu certificado electrónico aportará una validez, seriedad y compromiso de gran peso.
- De forma física: otra opción para firmar una factura de forma tradicional y física es imprimiendo las facturas, firmándolas a mano, escaneándolas y digitalizarlas para enviarlas al cliente o proveedor. Es algo más tedioso pero muchos son los profesionales los que lo prefieren por facilidad y no tener que depender de ningún programa.
