Plantilla del libro de registro de bienes de inversión en Excel

¿Tienes claro que es un libro de registro de bienes de inversión? Se trata del elemento de la contabilidad de un negocio que recoge los bienes de inversión adquiridos en un momento determinado, con información como la fecha de la entrega y las posibles regularizaciones aplicadas.

Para manejar correctamente todos estos datos y poder presentarlos con garantías a Hacienda, en Quipu te ofrecemos una plantilla Excel especialmente diseñada.


 
 
 


¿Qué son los bienes de inversión?

A efectos fiscales, se considera un bien de inversión a todo aquel activo corporal, mueble o inmueble, que por su naturaleza y función está destinado a utilizarse en la actividad empresarial o profesional durante un período superior a un año. Por lo general, para que la normativa tributaria los clasifique como tales, su valor de adquisición debe superar los 300 euros.

Algunos ejemplos de bienes de inversión muy comunes en el día a día de los negocios incluyen la maquinaria industrial, los equipos informáticos, el mobiliario de oficina o los vehículos afectos a la actividad.

¿Quién está obligado a llevar el libro registro de bienes de inversión?

Están obligados a llevar este registro todos los sujetos pasivos del IVA que tengan que practicar regularizaciones de las deducciones por la adquisición de este tipo de activos. Además, en el ámbito del IRPF, los autónomos que tributen en estimación directa (tanto normal como simplificada) y deduzcan amortizaciones deben contar con este documento.

Mantener actualizado el libro registro de bienes de inversión de la AEAT es fundamental para justificar correctamente las cuotas deducidas y evitar sanciones en caso de una inspección tributaria.

Diferencias: Libro de bienes de inversión de IVA vs IRPF

Aunque a menudo se unifican en un solo documento para facilitar la gestión contable, existen ligeras diferencias en los requisitos de información según el impuesto que se esté regularizando. El libro a efectos del IVA se centra en el control de las cuotas soportadas, las prorratas y las regularizaciones anuales durante el período correspondiente.

Por su parte, el libro destinado al IRPF pone el foco en el valor de adquisición, el método de amortización aplicado y la cuota de amortización deducible en cada ejercicio fiscal.

Ejemplo: ¿Cómo utilizar el modelo de libro de registro de bienes de inversión?

La mejor manera de entender cómo trabajar con este libro es contar con un ejemplo de registro de bienes de inversión. De esta manera, sabrás cuáles son sus conceptos más importantes y cómo organizarlos. Recuerda que debes seguir este formato dividido en columnas en tu documento para evitar que la Agencia Tributaria te sancione al presentarlo.

• En la columna de autoliquidación, tiene que constar el año del ejercicio (con los 4 dígitos). Además, en el período, indicarás 0A, porque se trata de amortizaciones imputadas anualmente.
• En actividad, definirás el tipo con 1 o 2, según tu negocio se encuadre en un epígrafe empresarial o profesional, respectivamente. También tendrás que especificar el grupo/epígrafe IAE del bien anotado.
• El tipo de bien a declarar se especificará con el número identificativo establecido.  Por otro lado, la descripción del bien debe incluir el identificador (referencia catastral, matrícula…) y la definición literal completa. También habrá que añadir la fecha de inicio de su utilización; esta puede coincidir con la de la factura, pero no necesariamente, por lo que no debe tomarse como regla general.
• Igualmente, es necesario hacer constar el valor de adquisición (es decir, el total de la factura) y el amortizable, que se corresponde con la base imponible de la factura de compra.
• En cuanto a la amortización del bien, el libro tiene que registrar el método usado, el porcentaje y si se trata de una amortización acumulada al inicio/final, pendiente o con cuota resultante.
• También tendrás que especificar información sobre la factura, como la serie-número, el número de recepción, el de recepción final, el NIF y el nombre del expedidor. En el caso de que se venda el elemento, será necesario identificar la correspondiente factura con su serie, número y número final.
• Finalmente, deberás indicar el motivo de la baja del bien y su fecha. Asimismo, y en casos de prorrata del IVA, la fecha de comienzo de utilización, la prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede. Además, en caso de transmisión durante el período de regularización, debe anotarse la baja con la referencia al asiento de facturas expedidas y la regularización correspondiente.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre el libro de registro de bienes de inversión te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

El control del libro de bienes de inversión en Excel vs Quipu

¿Por qué invertir en un software de facturación específico, si se puede llevar el control de los bienes de inversión del negocio en Excel? Más de un propietario se ha hecho esta pregunta, y la verdad es que la respuesta es muy sencilla: este programa presenta diversos problemas a la hora de hacer esta tarea:

• El formato de Excel dificulta interpretar los datos introducidos, por los problemas de visualización que presenta. Por ejemplo, no permite expandir tablas.
• Tampoco es capaz de almacenar datos históricos, lo que provoca en muchas ocasiones su pérdida. En consecuencia, se complica la posibilidad de identificar tendencias financieras y hacer predicciones. En el mismo sentido, hay que señalar que puede generar problemas con la administración, al no poder disponer de la información que se solicite en una inspección.
• Igualmente, debes tener en cuenta que en Excel hay que introducir los datos manualmente. Esto exige muchos recursos de tiempo y dinero. Además, es posible que provoque errores humanos que compliquen la contabilidad.
• Los datos se modifican fácilmente en Excel. Por lo tanto, debes ser consciente de que esto puede acarrearte problemas de seguridad contable.

En cambio, si usas un modelo de registro de bienes de inversión como la plantilla de Quipu, podrás disfrutar de sus principales ventajas:

• Tendrás toda la información debidamente almacenada, por si la necesitas para posibles inspecciones.
• Podrás encontrar todos los datos relativos a los bienes de inversión de tu negocio fácilmente. De esta manera, tendrás la opción de saber cómo se han llevado a cabo las posibles regularizaciones.
• Rastrearás el inventario de bienes y su amortización.
• Tendrás el control de las facturas pagadas.
• Llenarás la plantilla de manera rápida y eficiente, sin tener que invertir horas y recursos humanos en el proceso.
• Reducirás la posibilidad de errores a la hora de cumplimentar el libro.

Descarga nuestra plantilla de Excel de bienes de inversión

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Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los bienes de inversión?

Son aquellos activos corporales, muebles o inmuebles que, por su naturaleza y función, están destinados a utilizarse en la actividad empresarial o profesional durante más de un año. Suelen tener un valor de adquisición superior a 300 euros.

¿Cómo puedo contabilizar bienes de inversión?

Para contabilizarlos correctamente debes anotarlos en el libro registro, indicando el número de factura, la fecha de inicio de uso, el valor de adquisición, la base imponible y el método y porcentaje de amortización aplicado.