Existen determinados casos en los que las empresas y profesionales autónomos deben emitir un duplicado de factura a petición de sus clientes. Esta operación está permitida por la normativa vigente en España. Sin embargo, sólo puede hacerse si se cumplen una serie de requisitos.
La normativa en este ámbito es estricta y suscita muchas dudas entre los profesionales: ¿Cuándo podemos emitir este tipo de duplicados?, ¿es lo mismo que una copia de factura?, ¿existe una obligación de dar duplicado de factura?, ¿podría ser delito hacer este duplicado?, ¿qué plazos existen para solicitarlo?.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es un duplicado de factura?
- ¿Cuándo se puede emitir un duplicado de factura?
- ¿Cómo hacer un duplicado de factura?
- Preguntas frecuentes sobre los duplicados de facturas
¿Qué es un duplicado de factura?
Un duplicado de factura sirve para que un cliente o receptor de una factura pueda documentar una operación o transacción realizada. Este documento debe ser realizado por el mismo emisor de la factura original y debe incluir los mismos datos. Además, en una factura duplicada se debe especificar claramente que se trata de un duplicado de factura.
Si la factura duplicada cumple estos requisitos, este documento tendrá la misma eficacia y validez que la factura original.
¿Cuándo se puede emitir un duplicado de factura?
La normativa española que regula la emisión de facturas se recoge en el Real Decreto 1619/2012. En el artículo 14 de esta Ley se explican las normas para saber cuándo se puede emitir un duplicado de factura. Según este artículo, sólo se podrán emitir duplicados en los siguientes casos:
- Cuando existan varios destinatarios en una misma entrega de bienes o servicios. Si esto ocurre, tanto la factura original como los duplicados deberán indicar cuál es la porción de base imponible y cuota repercutida de cada uno.
- Cuando exista una pérdida de la factura original por cualquier causa.
¿Cómo hacer un duplicado de factura?
Ahora que ya sabemos en qué consiste un duplicado de factura y cuándo se puede emitir, veamos algunas claves para saber cómo hacer este duplicado:
Un duplicado de factura debe incluir los mismos datos de la factura original. Numeración, conceptos, precio, IVA, retenciones de IRPF…todos estos elementos de la factura tienen que ser exactamente los mismos que en el documento original, sin excepciones.
Además, en el encabezado o en cualquier lugar visible, se debe indicar de forma clara que se trata de un duplicado de factura. Este requisito no admite sinónimos, pues la normativa apunta que se debe hacer constar la expresión “duplicado”.
Preguntas frecuentes sobre los duplicados de facturas
Muchos profesionales tienen varios dolores de cabeza a la hora de gestionar un duplicado de factura y la verdad es que existen varias razones para tener dudas. En primer lugar, el concepto de duplicado de factura puede ser confundido con una copia de factura. Además, también existen dudas sobre la obligación de expedir este documento, así como de la legalidad de emitirlos o de cobrar por su emisión.
En Quipu nos han hecho llegar distintas preguntas frecuentes relacionadas con este procedimiento y que queremos resumir en este punto para despejar todas las dudas.
¿Cuál es la diferencia entre copia y duplicado de una factura?
Aunque los conceptos parecen idénticos, realmente estamos hablando de dos documentos distintos. La diferencia entre copia de factura y duplicado de factura depende de quién va a guardar el nuevo documento.
Mientras que el duplicado de factura es un documento que se entrega al cliente o receptor de la factura (a petición del mismo), la diferencia es que la copia de una factura no se entrega al cliente y se queda en manos del emisor. Solicitar copia de factura es, por tanto, solicitar un duplicado (a no ser que la solicitud sea internamente en la empresa).
Los datos a incluir en una copia y un duplicado son los mismos. La copia de una factura también debe contener los mismos datos que la factura original. La única diferencia es que con el objetivo de distinguirla y evitar confusiones debe incluir la expresión “Copia” (en lugar de “duplicado”).
¿Es obligatorio dar un duplicado de factura?
Es probable que algunas personas soliciten un duplicado de factura en caso de pérdida del documento original, especialmente si lo necesitan para justificar la transacción, lo que nos pondría en una obligación de dar duplicado de factura para satisfacer la demanda de nuestro cliente. Si esto ocurre, no es obligatorio expedir un duplicado, aunque sí que es muy recomendable hacerlo. Esto es principalmente porque crear un duplicado de factura es una tarea sencilla y, de no hacerlo, podría afectar a la relación con el cliente o la reputación de la empresa.
¿Es delito duplicar una factura?
El hecho de hacer un duplicado de factura es legítimo siempre que se haga siguiendo los requisitos que se establecen en el RD 1619/2012. Sin embargo, no atender estos requisitos (así como otros de la normativa tributaria) podría considerarse un delito fiscal o suponer sanciones económicas
¿Es legal cobrar por un duplicado de factura?
Todas las empresas y autónomos están obligados a expedir y entregar facturas (originales) por la entrega de sus bienes o servicios. Para saber si una empresa puede cobrar por un duplicado de factura, habría que atender a los requisitos administrativos de cada empresa y, a partir de ahí, establecer cuáles son las razones por las que se podría cobrar un duplicado.
¿Cuál es el plazo para solicitar un duplicado de factura?
Si atendemos al criterio de la Administración Tributaria, las empresas y autónomos tienen el deber de guardar todas sus facturas durante, al menos, 4 años. Este plazo podría ser mayor dependiendo de las leyes que se apliquen en cada empresa.
De esta forma, aunque no existe un plazo específico sobre la solicitud de un duplicado de factura, es importante considerar que algunas empresas pueden deshacerse de la factura con el paso del tiempo, y esto podría dificultar mucho la emisión del duplicado. De esta forma, lo más recomendable es solicitar un duplicado de la factura dentro de los 4 años siguientes a la expedición de la factura original.
