La factura ordinaria y el presupuesto son dos documentos que permiten a los clientes conocer el precio de un bien o servicio. Es por eso que la diferencia entre presupuesto y factura es un tema que muchas veces puede generar confusión en algunos profesionales. Pero ojo, porque no son lo mismo.
En el blog de Quipu nos encanta resolver dudas. Sigue leyendo y resuelve las tuyas sobre la diferencia entre presupuesto y factura, conoce los detalles sobre cada uno de estos documentos, qué datos debe de incluir cada uno y en qué casos debes utilizar una factura o un presupuesto según tus objetivos profesionales.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una factura ordinaria?
- ¿Qué datos debe de llevar una factura ordinaria?
- ¿Qué es un presupuesto?
- ¿Qué datos debe llevar un presupuesto?
- Principales diferencias entre una factura ordinaria y un presupuesto
¿Qué es una factura ordinaria?
La factura ordinaria, también conocida como “factura normal” o “factura”, es un documento que sirve para reflejar una operación comercial. Todas las empresas y profesionales autónomos que realicen compraventa de productos o servicios tendrán que documentar sus operaciones con una de estas facturas. En resumen: una factura ordinaria sirve como comprobante legal de una compra o una venta.
De la misma forma, los consumidores también recibimos facturas ordinarias a nuestro nombre cuando adquirimos algunos productos y servicios. Es por eso que las facturas ordinarias se consideran también como una solicitud de pago que se hace a un cliente. Este será un punto clave para saber la diferencia entre factura y presupuesto.
¿Qué datos debe de llevar una factura ordinaria?
Las facturas ordinarias tienen el objetivo de documentar las operaciones comerciales y existen una serie de datos obligatorios que se deben incluir para que sean válidas legal y comercialmente. De no ser así, podríamos enfrentarnos a sanciones de la Agencia Tributaria.
Estos son los datos obligatorios que debe incluir una factura ordinaria:
- Número de factura
- Fecha de emisión
- Datos fiscales para identificar al emisor y el receptor de la factura
- Concepto
- Base imponible
- Tipo impositivo
- Importe total
- Información del registro mercantil: sólo obligatorio para empresas
Incluir todos estos datos correctamente es sumamente importante para todas las operaciones que requieran una factura ordinaria.
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es un documento para informar a un cliente potencial de los detalles de un producto o servicio antes de su entrega. A través del presupuesto, el cliente potencial puede conocer en qué consiste el trabajo, cuánto cuesta y cómo se desarrollará. En los casos de relaciones tempranas, el presupuesto puede ser también una carta de presentación para que los proveedores puedan mostrar su valor diferencial.
Una de las cosas que marca la diferencia entre presupuesto y factura es que el presupuesto es un documento de carácter voluntario y, por tanto, no tiene validez comercial o jurídica. Sin embargo, aunque no sea un requisito legal, es un documento muy útil para establecer las bases de la operación y así evitar posibles malentendidos.
¿Qué datos debe llevar un presupuesto?
El presupuesto es un documento que sirve para informar a un cliente potencial sobre los detalles de nuestro trabajo. De la misma forma, es también una herramienta para persuadirlo, ya que puede ser que comparen nuestro presupuesto con otras opciones en el mercado.
Aunque no existen datos obligatorios (a nivel legal) en un presupuesto, sí que existen una serie de datos que se deben incluir para persuadir al cliente de que tome una decisión de compra. Algunos datos clave que no deben faltar en un presupuesto son:
- Datos fiscales sobre el proveedor y el cliente
- Fecha del presupuesto y su validez
- Descripción del producto o servicio que se entrega
- Fechas de ejecución de los servicios o entrega de productos
- Importe de los gastos asumidos por el proveedor
- Importe final, incluyendo la base imponible, tipo impositivo (IVA) y los posibles descuentos
- Forma preferida de pago
- Anexos, importante para operaciones con información adicional de contexto.
Principales diferencias entre una factura ordinaria y un presupuesto
Ahora que hemos visto en qué consiste cada documento y qué datos se incluyen es más fácil entender cuál es la diferencia entre factura y presupuesto. Los dos documentos nos sirven para informar a un cliente de los detalles de nuestro trabajo, pero lo hacen de formas distintas.
Estas son las principales diferencias entre una factura ordinaria y un presupuesto:
- Validez legal: ésta es quizá la diferencia más importante entre los dos documentos. Mientras que la factura ordinaria es un requisito legal y tiene validez jurídica, un presupuesto es meramente informativo y no tiene ninguna validez a efectos legales.
- Datos a incluir: este punto también marca la diferencia entre un presupuesto y una factura. La factura ordinaria tiene una serie de datos de carácter obligatorio, principalmente relativos a cumplir los requisitos de Hacienda (importes, datos fiscales, etc). Aunque el presupuesto coincide en alguno de estos datos, ninguno de ellos es obligatorio (aunque algunos son muy recomendables) y la información que se presenta sirve para detallar las características del producto o servicio que se entrega.
- Objetivo: la factura ordinaria funciona como una solicitud de pago al cliente. Por su parte, el objetivo del presupuesto es más persuasivo, pues trata de convencer al cliente de la bondad del trabajo.
- Cuándo se envía: esto está relacionado con el punto anterior. Mientras que la factura normalmente se emite cuando la operación comercial ya está acordada, el presupuesto es más común en relaciones comerciales más tempranas o en lanzamiento de nuevos productos o servicios, donde hay que convencer al cliente.
