¿Qué fue antes, el huevo o la gallina? Esta pregunta ha protagonizado el que probablemente sea el debate más largo de la historia. Hay otra pregunta que también suele generar debate, sobre todo en el entorno de los autónomos y las empresas: ¿Qué va antes, el albarán o la factura?
Los que ya tienen experiencia saben la respuesta de sobra, ya que ambos documentos forman parte de su día a día en lo profesional. Sin embargo, los que se adentran en este terreno por primera vez no suelen tener del todo claro qué diferencias hay entre una factura y un albarán, sobre todo porque a veces tienen muchos elementos en común.
En este artículo vamos a encargarnos de que este debate quede zanjado cuanto antes. Porque aquí no hablamos de huevos y de gallinas, hablamos de facturas, de albaranes y de su relevancia a nivel fiscal y mercantil. No solo debes conocerlos, ¡debes dominarlos!
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es un albarán?
- ¿Qué datos debe de llevar un albarán?
- ¿Qué es una factura ordinaria?
- ¿Qué datos debe de llevar una factura ordinaria?
- Principales diferencias entre un albarán y una factura
- ¿Cuándo utilizar un albarán o una factura?
¿Qué es y cómo hacer un albarán?
📹 Vídeo explicativo: En el siguiente vídeo explicamos en detalle cómo hacer un albarán, para qué sirve, su validez legal y cuáles son sus diferencias con una factura ordinaria:
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¿Qué es un albarán?
Un albarán es un documento mercantil que corrobora la llegada de un producto a su destinatario, o la correcta realización de un servicio. Lo emite el proveedor y lo firma el cliente, dejando constancia de que los servicios contratados se han llevado a cabo correctamente.
Gracias a él, el vendedor sabe que su producto ha llegado correctamente al destinatario y que puede por tanto generar la factura correspondiente a la venta o a la contratación. Asimismo, el cliente corrobora que la mercancía está en perfectas condiciones, o que el servicio funciona como es debido.
Eso sí, aunque pueda servir como justificante de una transacción, nunca justifica el pago de dicho servicio o mercancía. No tiene validez fiscal.
¿Qué datos debe de llevar un albarán?
De forma similar a las facturas, un albarán tiene que contener todos los datos del cliente y del proveedor. Sin embargo, no es necesario que figuren todos los datos del cliente, a veces basta con solo indicar su nombre y/o dirección.
Sí debe quedar reflejado con claridad quién es el proveedor y, por supuesto, recopilar las mercancías o servicios que se han contratado. Estos son los datos concretos que deben figurar en un albarán válido:
- Indicación clara de que es un albarán.
- Nombre, NIF y domicilio del vendedor o entidad vendedora.
- Nombre, NIF y domicilio del comprador (no siempre es necesario).
- Número de albarán, con una serie propia.
- Fecha de emisión del documento.
- Lugar de entrega y fecha de la entrega de la mercancía.
- Descripción de los productos entregados con sus correspondientes cantidades.
- Firma del receptor.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo hacer un albarán paso a paso te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
¿Qué es una factura ordinaria?
Una factura ordinaria, o factura completa, es un documento con fines tributarios que acredita la realización de una operación comercial. Concreta el precio de los productos o servicios ofrecidos por un proveedor y por los que el cliente debe pagar en la fecha indicada en ella.
Las facturas sí tienen validez fiscal, por tanto deben conservarse. Además son obligatorias para las empresas y profesionales, ya que justifican cada operación económica que estos realizan.
¿Qué datos debe de llevar una factura ordinaria?
Una factura ordinaria debe reflejar todos los datos relacionados con la operación a la que está vinculada. Además, es obligatorio que cumpla unos requisitos clave para ser válida a ojos de Hacienda, amén de ser transparente para que el cliente sepa con claridad cuánto paga y por qué lo hace.
Estos son los datos que debe tener una factura completa:
- Número de factura, siguiendo una serie propia y correlacionada con el resto para facilitar su identificación.
- Fecha de emisión de la factura.
- Fecha de vencimiento de pago.
- Nombre, NIF y domicilio del vendedor o entidad vendedora.
- Nombre, NIF y domicilio del comprador.
- Método y condiciones de pago.
- Concepto con productos y/o servicios junto con sus respectivos precios.
- Importe total de pago e impuestos vinculados.
Principales diferencias entre un albarán y una factura
Ya hemos visto las claves de ambos documentos, ahora vamos a ver qué diferencias hay entre un albarán y una factura:
- El albarán no tiene validez fiscal, no se puede usar para justificar impuestos o exenciones fiscales. La factura sí.
- Las facturas incluyen precios e impuestos, en los albaranes estos datos no deben aparecer, salvo que sean albaranes valorados.
- La factura siempre se emite después del albarán.
- El albarán no deja constancia del pago, solo de la entrega del servicio o la mercancía.
- Las facturas son necesarias para la contabilidad del profesional o del negocio, los albaranes lo son para el control de stock y el inventario.
- Un albarán no tiene por qué conservarse, pero la factura sí debe permanecer guardada al menos durante 5 años.
¿Cuándo utilizar un albarán o una factura?
Ya hemos visto cuáles son sus diferencias principales, y eso ya va dejando claro cuándo se tiene que usar cada documento. Lo curioso es que ambos van de la mano, porque la factura no se entrega hasta después de haberse enviado el albarán.
El albarán se debe utilizar siempre que se haga el envío de una mercancía o se brinde un servicio. Va junto a cualquiera de estos para que el cliente firme el documento e indique que está conforme y que todo ha llegado como debía, o que el servicio cumple con las condiciones establecidas.
La factura, en cambio, se hace cuando ya se ha validado el albarán. Después de comprobarse que todo ha procedido de forma adecuada, se emite la factura para que el cliente pague por los productos o servicios contratados.
Este es el orden natural del día a día de cualquier autónomo o empresa, y no se puede ni se debe alterar. ¡Sin el albarán es imposible reclamar el pago con la factura!
