¿Sabías que la Seguridad Social puede devolverte las cuotas o cualquier ingreso si ha habido algún error o te has confundido al pagar las cotizaciones?
Tanto los autónomos y empresas como la Seguridad Social pueden cometer errores al pagar o cobrar las cotizaciones. De hecho, estos fallos son habituales en situaciones como una baja, al cambiar la base de cotización o al cerrar el negocio. En estos casos no es raro que la Tesorería siga pasando el cobro a la cuenta bancaria de la empresa.
La solicitud de ingresos indebidos es una vía que ofrece la Seguridad Social a todos los autónomos y empresas para corregir estos errores y permitirles recuperar sus cuotas, las cotizaciones de sus trabajadores o cualquier otro pago que hayan hecho de más.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la devolución de cuotas por parte de la Seguridad Social?
- ¿Para qué sirve la devolución de cuotas indebidas con la Seguridad Social?
- ¿Qué autónomos pueden beneficiarse de la devolución de cuotas de la Seguridad Social?
- ¿En qué supuestos se puede solicitar la devolución de cuotas de la Seguridad Social?
- Tipos de interés por la devolución de ingresos indebidos
- ¿Cuál es el plazo para solicitar la devolución de cuotas a la Seguridad Social?
- ¿Cómo solicitar la devolución de cuotas a la Seguridad Social?
- Consejos para agilizar la devolución de cuotas
¿Qué es la devolución de cuotas por parte de la Seguridad Social?
La devolución de cuotas por parte de la Seguridad Social o “solicitud de ingresos indebidos” es el proceso por el cual los trabajadores autónomos y empresas pueden recuperar los importes que han pagado indebidamente a la Seguridad Social.
Estos importes pueden venir de cualquier obligación que tengan los autónomos y empresas con la Seguridad Social: desde el pago de sus cuotas mensuales, hasta las cotizaciones de sus trabajadores. Cualquier error en estos pagos, ya sea por un fallo administrativo de la Seguridad Social o del empresario, se puede rectificar y solicitar una devolución del dinero que se ha pagado de más.
De hecho, aunque parezca que la Administración nunca se equivoca, los pagos indebidos pueden originarse por diversos motivos y son más habituales de lo que parece. Un ejemplo de ello serían los errores administrativos -la Seguridad Social gira un cobro domiciliado de mayor importe o duplicado-, cambios en la situación laboral del trabajador, o modificaciones en la base de cotización que no se han reflejado a tiempo tiempo.
La solicitud de ingresos indebidos sirve para solventar esta situación, corregir los errores y asegurar que tanto los autónomos como las empresas no paguen más de lo que les corresponde.
¿Para qué sirve la devolución de cuotas indebidas con la Seguridad Social?
La devolución de cuotas indebidas es un proceso oficial de la Seguridad Social para rectificar errores de la Administración o de los empresarios al cobrar o pagar sus cotizaciones.
Podrían darse muchos casos en los que un empresario necesitaría solicitar la devolución de sus cotizaciones a la Tesorería. Algunos de los ejemplos más habituales son:
- Autónomo en situación de Incapacidad Temporal: un profesional de la construcción, Pedro, sufre un accidente laboral y queda en Incapacidad Temporal durante tres meses. En este periodo, la Seguridad Social sigue cobrando sus cuotas mensuales. Pedro, al darse cuenta del error, reúne sus partes médicos y justificantes de pago, y presenta una solicitud de devolución de cuotas. La Seguridad Social revisa su caso y, en un plazo de unos tres meses, le devuelve el importe correspondiente a las cuotas pagadas durante su baja.
- Modificación en la base de cotización no reflejada: María, una diseñadora gráfica autónoma, decide reducir su base de cotización debido a una disminución en sus ingresos. Sin embargo, los cambios no se reflejan a tiempo y sigue pagando la cuota antigua durante dos meses. Por lo tanto, ha estado pagando más dinero del que le correspondería. María presenta la solicitud de devolución de cuotas con los documentos que acreditan la modificación de su base de cotización y la fecha. Tras un proceso de revisión que puede durar entre dos y cuatro meses, la Seguridad Social le devuelve el exceso pagado.
- Cese de actividad no comunicado correctamente: Carlos, propietario de una tienda de ropa, decide cerrar su negocio y se da de baja como autónomo. Sin embargo, por un error administrativo, la Seguridad Social sigue cobrando las cuotas mensuales durante dos meses después del cese de su actividad. Carlos presenta la solicitud de devolución con la documentación que acredita el cese de su actividad. En este caso, el proceso puede tardar de tres a seis meses, dependiendo de la complejidad del caso y la carga de trabajo de la Seguridad Social.
Otro ejemplo puede ser el de una pequeña empresa que, debido a un error administrativo, ha pagado las cuotas de un trabajador que ya no pertenece a la empresa. La devolución de esas cuotas permite a la empresa reequilibrar su presupuesto y destinar esos recursos a otras necesidades, como la contratación de nuevo personal o la inversión en materiales.
¿Qué autónomos pueden beneficiarse de la devolución de cuotas de la Seguridad Social?
En general, cualquier autónomo que haya realizado un pago indebido a la Seguridad Social puede solicitar la devolución de cuotas. Esto incluye tanto a los trabajadores autónomos individuales como a los socios trabajadores de cooperativas y sociedades laborales.
Además, las pequeñas empresas que han pagado cuotas indebidas por sus empleados también pueden beneficiarse de este proceso. Es fundamental, sin embargo, que se pueda demostrar que el pago realizado fue incorrecto y que se cumpla con los requisitos establecidos por la Seguridad Social para la solicitud de la devolución. Sobre todo a nivel de proceso, plazo y documentación, como se verá más adelante.
Por lo tanto las personas que pueden solicitar la devolución de las cuotas son:
- Autónomos persona física o societarios que han pagado más cuota de lo debido
- Empresas o autónomos que han pagado más por las cotizaciones de sus trabajadores
- Autónomos que ya no están de alta, han cerrado su negocio y siguen recibiendo el cobro de su cuota
- Autónomos que, estando de alta, se encuentran en situación de Incapacidad Temporal o Permanente y han sufrido algún error con sus cotizaciones
¿En qué supuestos se puede solicitar la devolución de cuotas de la Seguridad Social?
Existen diversos escenarios en los que un autónomo puede solicitar la devolución de cuotas a la Seguridad Social. Algunos de los más comunes incluyen:
- Errores administrativos: cuando la Seguridad Social comete un error en el cálculo de las cuotas y se cobra un importe mayor al debido. Estos errores se pueden deber a decenas de casos, desde fallos informáticos a errores que tienen su origen en algún cambio de la situación del autónomo que no ha sido registrado. El resultado suele ser que la Seguridad Social pasa un cobro domiciliado mayor al que debería.
- Situaciones de Incapacidad Temporal: si un autónomo se encuentra en situación de Incapacidad Temporal y sigue pagando las cuotas, cuando no debería hacerlo. Este es un caso habitual en el que los autónomos pueden no estar al tanto de su derecho a la exención de cuotas durante ciertos periodos.
- Modificaciones en la base de cotización: si se realizan cambios en la base de cotización que no se reflejan a tiempo, provocando pagos indebidos. Un ejemplo puede ser el de un autónomo que haya reducido su base de cotización debido a una bajada de ingresos, pero que los cambios no se hayan actualizado en el sistema.
- Cierre del negocio: es el caso de un autónomo que cese su actividad y la Seguridad Social siga cobrando las cuotas correspondientes. Es importante que el autónomo comunique debidamente el cese de su actividad y proceda a la baja para evitar estos cobros indebidos.
- Duplicidad de pagos: cuando por error se realizan pagos duplicados de las cuotas. Por ejemplo, si un autónomo paga la cuota mensual tanto por transferencia bancaria como por domiciliación, generando un pago doble.
Tipos de interés por la devolución de ingresos indebidos
Cuando la Seguridad Social devuelve cuotas ingresadas indebidamente, normalmente también se deben abonar intereses sobre las cantidades devueltas. Es decir, deberá pagar una pequeña compensación al trabajador por cuenta propia por el tiempo en el que ha tenido su dinero sin corresponderle.
Los intereses se calculan sobre la cantidad total a devolver y se aplican desde la fecha en que se realizó el ingreso indebido hasta la fecha en que se efectúa la devolución.
La tasa de interés aplicable es la establecida por la ley para las devoluciones de ingresos indebidos, la cual varía cada año. En 2024 es de 4,06%.
Supongamos que un autónomo realizó un pago indebido de 1.000 euros a la Seguridad Social el 1 de enero de 2022 y se da cuenta de la situación a finales de 2023.
Tras la solicitud, la Seguridad Social procesa la devolución el 1 de enero de 2024. Si la tasa de interés aplicable es del 4,06% anual, los intereses acumulados serían:
Intereses=1.000 euros×0,0406×2 años= 81,2euros.
Por lo tanto, la Seguridad Social devolvería al autónomo un total de 1.081,2 euros.
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¿Cuál es el plazo para solicitar la devolución de cuotas a la Seguridad Social?
Es fundamental tener en cuenta los plazos a la hora de solicitar la devolución de cuotas a la Seguridad Social.
Según la Ley General de Seguridad Social, los autónomos y empresas disponen de un plazo de cuatro años para reclamar la devolución de cuotas indebidas desde la fecha en la que se realizó el pago.
Este plazo es crucial para garantizar que las reclamaciones se realicen a tiempo y no se pierda el derecho a recuperar los importes pagados de más.
Por ejemplo, si un autónomo pagó cotizaciones de más en enero de 2020, tendría hasta enero de 2024 para solicitar la devolución de ese importe.
Pasado este periodo, ya no tendría derecho a reclamar esa cantidad, por lo que es importante actuar con la mayor rapidez posible.
¿Cómo solicitar la devolución de cuotas a la Seguridad Social?
El proceso para solicitar la devolución de cuotas a la Seguridad Social es relativamente sencillo, pero requiere seguir ciertos pasos y presentar la documentación adecuada. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:
- Verificación de pagos: lo primero que debes hacer es revisar detalladamente tus pagos a la Seguridad Social para identificar los importes que consideras indebidos. Este paso es crucial para evitar errores en la reclamación.
- Reunir documentación: reúne toda la documentación que respalde tu reclamación. Esto incluye los justificantes de pago, la base de cotización, y cualquier otro documento que pueda demostrar el error. Por ejemplo, si has estado en Incapacidad Temporal, necesitarás los partes médicos y fechas que acrediten que estabas en esta situación y tenías derecho a la exoneración de cotizaciones.
- Presentar la solicitud: la solicitud de devolución de cuotas se puede presentar de forma telemática a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social o de manera presencial en las oficinas de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Deberás completar el formulario TC.13/1 de solicitud de Devolución de ingresos indebidos y adjuntar la documentación necesaria. En la Sede Electrónica, puedes utilizar el servicio “Devolución de ingresos indebidos” para realizar este trámite.
- Seguimiento de la solicitud: Una vez presentada la solicitud, es importante hacer un seguimiento para asegurarte de que se está tramitando correctamente. La Seguridad Social te notificará la resolución de tu solicitud. Es recomendable llevar un registro de todas las comunicaciones y notificaciones recibidas.
Consejos para agilizar la devolución de cuotas
Para asegurarte de que tu solicitud de devolución de cuotas se tramite lo más rápido posible, sigue estos consejos:
- Revisa detalladamente tus pagos: antes de presentar la solicitud, revisa minuciosamente tus pagos y asegúrate de que efectivamente hay un error.
- Prepara toda la documentación: asegúrate de reunir todos los documentos necesarios que respalden tu reclamación. Cuanta más información puedas proporcionar, más fácil será para la Seguridad Social procesar tu solicitud.
- Utiliza la Sede Electrónica: siempre que sea posible, utiliza la Sede Electrónica de la Seguridad Social para presentar tu solicitud. Este método es más rápido y eficiente que la presentación en papel.
- Haz un seguimiento: después de presentar tu solicitud, haz un seguimiento regular del estado del procedimiento. Si notas cualquier retraso o falta de comunicación, no dudes en ponerte en contacto con la Seguridad Social para obtener una actualización.
