Datos obligatorios de una factura [factura normal y electrónica]

Los autónomos y pymes tienen una serie de obligaciones al emitir facturas a sus clientes. El reglamento de facturación recopila más de una decena de datos que deben incorporar todos los negocios en estos documentos de pago para cumplir con la normativa.

Además, en apenas dos años, todos los autónomos que trabajen con otros negocios pasarán a estar obligados a emitir facturas por medios electrónicos. Al igual que con la factura ordinaria, con la electrónica también hay una serie de datos que deberán figurar obligatoriamente. Algunos de ellos son nuevos.

¿Qué dice la Ley sobre los datos obligatorios de una factura?

Esta norma no sólo establece todos los datos que deben incorporar las facturas para ser legales y servir en cualquier operación, sino que también fija qué sujetos -por ejemplo, autónomos y empresas que trabajan con otros negocios- están obligados a cumplir con la obligación de emitir facturas.

Desde hace más de una década, el reglamento de facturación regula los datos que debe contener obligatoriamente una factura para ser legal. Sin embargo, esta norma sufrirá ciertos cambios próximamente con la entrada en vigor del reglamento de la Ley Crea y Crece que desarrolla la obligación de emitir facturas electrónicas.


 
 
 


Cambios y novedades en la ley para la factura electrónica

El reglamento de facturación electrónica ya está aprobado y en proceso de implementación, por lo que la cuenta atrás ha empezado y la mayoría de autónomos dirán adiós a la clásica factura en papel. Según el Real Decreto-ley 15/2025 de 2 de diciembre de 2025, la adaptación a la obligación de emitir facturas por medios electrónicos y el uso de VERIFACTU será obligatoria desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para autónomos.

Por lo tanto, durante los próximos años, miles de autónomos podrían verse afectados pordos normativas simultáneamente: el reglamento de facturación para facturas en papel y el reglamento de la Ley 18/2022 que regula el contenido de las facturas electrónicas.

De hecho, como parte de este proceso de adaptación, recientemente, el pasado 6 de diciembrese actualizó el Real Decreto 1619/2012, y se incluyeron algunos elementos obligatorios que deben cumplir desde hoy las facturas electrónicas, como por ejemplo contar con un código QR que permita la lectura de los datos de la factura.

Datos obligatorios de una factura normal y electrónica

Los autónomos y pymes que emitan una factura deben tener en cuenta todos los datos a incluir obligatoriamente en este tipo de documentos de pago para que sean legales. A día de hoy, estos datos están contenidos en el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el reglamento de facturación.

De momento, esta normativa regula sólo la información que deben incluir las facturas normales, que será muy similar a la que deba introducirse en las facturas electrónicas -salvo algunos elementos que se han añadido recientemente-.

Ahora bien, el reglamento de facturación electrónicaque está en camino modificará, como vamos a ver a continuación, los datos obligatorios que hay que incluir en una factura si se emite por medios electrónicos.

Por eso es siempre recomendable contar con un software de facturación como el de Quipu que se actualiza constantemente a los cambios en la normativa para que los autónomos puedan emitir facturas cumpliendo con la legislación vigente.

Datos obligatorios de una factura normal

A día de hoy, los datos que se recogen en la legislación vigente y que deben incluir los autónomos obligatoriamente en cualquier factura que emitan son:

• Número y, en su caso, serie: la numeración de las facturas dentro de cada serie es el elemento más importante de la factura y debe ser siempre correlativa. Por ejemplo, podríamos poner la serie 2026 para todas las facturas emitidas en 2026. A la primera le adjudicamos el número 2026/1, a la segunda factura que emitimos, le asignaremos el número 2026/2, la tercera el 2026/3… Además, la expedición de series (como por ejemplo 2026/…) no sólo es recomendable sino también obligatoria en algunos casos como cuando se emiten facturas rectificativas.
• La fecha de su expedición: todas las facturas deben tener una fecha de emisión, es decir, el día, mes y año concreto en el que el autónomo o pyme recaba toda la información de la operación y se la envía al cliente en el documento de pago.
• Datos del emisor y del receptor de la factura: las facturas deben incluir determinada información obligatoria para que tengan validez, tanto del autónomo que emite la factura y la va a cobrar como del emisor, el cliente al que se le envía la factura. Los datos que siempre deben figurar son:
• Nombre y apellidos (en el caso de que sea autónomo persona física) o denominación social (si es una empresa) tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Número de Identificación Fiscal (si es autónomo, este número coincidirá con el Documento Nacional de Identidad) tanto del emisor como del receptor
• Domicilio fiscal, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. El Domicilio debe incluir la dirección, el código postal y la población. En el caso de los autónomos sin un local abierto al público, es habitual que este domicilio coincida con su vivienda.
• Base imponible: Es el precio total de la factura antes de haber aplicado impuestos. Es decir, antes de sumar el IVA y restar el IRPF.
• El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones. Habitualmente, los autónomos que facturan en territorio nacional deberán aplicar el IVA -que se suma- y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) -que se resta-.
• Importe total:Es el precio de la factura, tras haber aplicado sobre la base imponible los impuestos que correspondan. Este importe es el precio real que pagará nuestro cliente por el producto o servicio prestado.

Datos complementarios:También hay otras circunstancias especiales que, de producirse, es obligatorio señalar en la factura como: si es una operación exenta de IVA -si se trata, por ejemplo, de servicios educativos o sanitarios-; si forma parte del Régimen especial de Agencias de viajes o del régimen especial de bienes usados, entre otras.


 
 
 


Datos obligatorios de una factura electrónica

Al igual que las facturas ordinarias, una factura electrónica también tiene que cumplir una serie de requisitos para ser legal. Puedes ampliar esta información en nuestra guía sobre los requisitos que deben de cumplir las facturas electrónicas.

De momento, la normativa no prevé datos específicos para la factura electrónica, por lo que cualquier factura -se emita en papel o por medios electrónicos– debe contener los datos que se han citado anteriormente. La factura electrónica deberá contener igualmente numeración, fecha, datos de emisor y receptor, conceptos, base imponible, tipos impositivos o importe total.

Sin embargo, con la aprobación del reglamento de facturación electrónica, se incluyen nuevos datos y elementos obligatorios.

Según el reglamento de facturación electrónica, algunos de estos nuevos datos y elementos son:

• El estado de cobro/pago de las facturas:

Cuando se emita una factura deberá incluirse un campo en el que aparezca su estado (pendiente de aceptación, aceptada, pendiente de pago, etc.). Los autónomos que reciban una factura electrónica deberán obligatoriamente informar al proveedor que se la ha enviado de los siguientes estados de la factura: su aceptación o rechazo de la factura y su fecha; y el pago efectivo completo de la factura y su fecha

Como hemos mencionado, según el Real Decreto-ley 15/2025, las sociedades tendrán hasta el 1 de enero de 2027 y los autónomos hasta el 1 de julio de 2027 para adaptarse completamente a esta obligación e informar a sus proveedores o a la Agencia Tributaria sobre todos los estados por los que pasen sus facturas.

• Firma electrónica:

Todas las facturas electrónicas emitidas por plataformas privadas deberán estarfirmadas por el emisor con algún medio de firma electrónica oficial.

Cumple con la normativa fiscal

Cada factura que creas con Quipu es un documento con validez legal, que cumple con la normativa fiscal.

Ver más

Diferencias con la factura simplificada (antiguo ticket)

La factura simplificada, conocida anteriormente como ticket, es un documento válido que se puede emitir para operaciones de hasta 400 euros (IVA incluido), o hasta 3.000 euros en determinados sectores como hostelería o transporte de personas.

A diferencia de la factura completa, la factura simplificada permite omitir los datos del receptor (salvo que el cliente exija deducir el IVA) y facilita desglosar el IVA de forma más genérica, sin necesidad de detallar la base imponible por cada tipo impositivo aplicado.

Datos opcionales de una factura

Al igual que hay una serie de datos obligatorios para las facturas ordinarias y electrónicas -cuando entren en vigor-, también hay una serie de datos opcionales para ambos tipos de factura.

Datos opcionales de una factura normal

• Fecha de Vencimiento: aunque la fecha de emisión de una factura es obligatoria, la fecha de vencimiento es opcional. En cualquier caso, se recomienda incluir este dato para orientar al cliente sobre los plazos en los que debe realizar el pago.
• Forma de pago: el método de pago es un dato opcional que puede aportar valor a la factura. Al marcarlo, se está dando información valiosa sobre las formas que se van a admitir para recibir el pago de esta factura. Puede ser a través de transferencia bancaria, en efectivo u otros métodos similares que acepte el negocio.
• Descuentos: se trata de otra información opcional que se puede incluir en una factura. Los descuentos se pueden aplicar directamente en el precio sin detallar. Sin embargo, es importante incluirlos para dejar constancia de que el precio final es distinto al haberse aplicado una reducción.
• Observaciones: es un campo opcional que sirve para indicar información adicional sobre la factura. Por ejemplo, una nota para describir alguna información sobre la operación comercial que no se ha indicado antes.
• Logotipo de la empresa: aunque no es un elemento obligatorio en las facturas, sí es recomendable para generar una marca e imagen sólida de cara a los clientes.

Datos opcionales de una factura electrónica

• Facturas verificables: la frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o“VERIFACTU“: este elemento no es opcional pero sólo es obligatorio para aquellos autónomos o empresas que se hayan acogido voluntariamente a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
• Los códigos QR y códigos alfanuméricos. Aunque no es un dato como tal, sino más bien un elemento, las facturas electrónicas podrán incluir la representación gráfica de su contenido recogida mediante un código “QR”.
• Incorporar algunos estados complementarios de facturación: aunque será obligatorio informar al proveedor de algunos estados como la aceptación/rechazo de la factura o su pago efectivo, hay otros aspectos que son voluntarios. De manera opcional se podrá informar de los siguientes estados:
• Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
• Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identification del cesionario y su fecha de cesión.

Cómo hacer y rellenar una factura paso a paso

Para estructurar el documento correctamente desde cero, puedes utilizar una plantilla u hoja de cálculo y seguir un orden lógico y visual. En la cabecera (parte superior), coloca tus datos de emisor, tu logotipo y la palabra «Factura» junto a la numeración correlativa y la fecha de expedición. Justo debajo, incluye los datos completos de tu cliente.

En el cuerpo central de la factura, añade una tabla detallando el concepto de cada producto o servicio, sus unidades, el precio unitario y la base imponible. Finalmente, en el pie del documento, detalla los impuestos aplicados (IVA e IRPF) para calcular el importe total y aprovecha para especificar datos opcionales como la forma de pago o la fecha de vencimiento. Puedes ver una guía completa sobre cómo hacer una factura paso a paso.