Las cuentas anuales son la obligación contable más importante que tienen casi todas las empresas españolas, incluidas las pymes. Cada año, deben aprobar y depositar en el registro mercantil este documento que incluye hasta cinco libros contables distintos.
La presentación de estas cuentas no solo es un ejercicio de transparencia sino también una obligación legal para los negocios cuyo incumplimiento puede acarrear multas de hasta 60.000 euros e incluso la revocación del NIF, necesario para seguir trabajando.
Si todavía no sabes qué son las cuentas anuales, para qué sirven y cuándo se deben presentar en 2024, sigue leyendo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué son las cuentas anuales de las empresas?
- Importancia de las cuentas anuales
- ¿Qué empresas están obligadas a presentar las cuentas anuales?
- ¿Cuáles son las empresas que no están obligadas a presentar cuentas anuales?
- ¿Qué documentos conforman las cuentas anuales?
- Tipos de cuentas anuales para las empresas
- Plazos para presentar las cuentas anuales
- ¿Cómo presentar las cuentas anuales?
- Novedades en las cuentas anuales para 2024
¿Qué son las cuentas anuales?
📹 Vídeo explicativo: En el siguiente vídeo explicamos en detalle que son las cuentas anuales en una empresa, por qué son tan importantes y los plazos para presentarlas.
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¿Qué son las cuentas anuales de las empresas?
Las cuentas anuales son una serie de documentos que reúnen los principales libros contables obligatorios para la mayoría de las empresas, incluidas las pymes, y sirven para reflejar con exactitud la situación económica y financiera en la que se encuentran todos los negocios españoles año a año.
En este documento se pueden visualizar con claridad las circunstancias en la que se encuentra cualquier empresa: las deudas y patrimonio que tiene, sus ingresos y gastos, sus resultados económicos y hasta los movimientos de efectivo y de otros activos líquidos que ha realizado.
De hecho, las cuentas anuales reúnen varios libros que están obligados a llevar los negocios como, por ejemplo, el libro de pérdidas y ganancias o el propio balance de la empresa. Cada año, el Boletín Oficial del Estado (BOE) publica los modelos que van a tener que completar los negocios a modo de resumen y radiografía para hacer pública su situación contable.
La elaboración, ratificación y aprobación de estas cuentas es un proceso que dura normalmente hasta siete meses y en cada uno de los pasos se establecen unos determinados plazos que deben cumplir las empresas.
Todo ello viene regulado en la Ley de Sociedades de Capital. Además, esta norma recoge también las sanciones para las empresas que incumplan su obligación de aprobar y depositar las cuentas anuales cada año.
Por otro lado, el Boletín Oficial del Estado (BOE) publica cada año los modelos a completar por las empresas para depositar las cuentas anuales, entre los que se encuentran algunos documentos “abreviados” para los pequeños negocios o cuentas especiales para las pymes.
En 2024, se han modificado estos formularios y los negocios deberán rellenar y presentar nuevos modelos antes del plazo que estipula la Ley.
Importancia de las cuentas anuales
Las cuentas anuales son una obligación ineludible para casi cualquier empresa y la propia Ley de Sociedades de Capital prevé sanciones de hasta 60.000 euros en su artículo 283 para las pymes que no depositen estos documentos en plazo. Además, recientemente, se incluyó en la normativa tributaria la posibilidad de revocar el Número de Identificación Fiscal (NIF) a los negocios que permanezcan varios años sin presentar estas cuentas.
Sin embargo, la presentación de estas cuentas anuales no sólo es una obligación legal que tienen que cumplir año a año y en plazo la practica totalidad de las empresas.
También es un ejercicio de transparencia hacia los clientes y la sociedad en general, ya que esta información contable va a ser pública y accesible para cualquier persona que quiera saber acerca del patrimonio de la empresa, de sus deudas, de las ganancias que tuvo el año anterior y, en general, de la situación en la que se encuentra.
Por tanto, la elaboración, aprobación en junta y presentación de estas cuentas son pasos fundamentales para cualquier empresa.
Aquellas que no depositen sus cuentas no sólo se enfrentarán a todas las sanciones y castigos previstos por las distintas normativas, sino que además darán una imagen de opacidad que puede suponer un veto para conseguir un crédito, el rechazo de un cliente y hasta la prohibición de seguir vendiendo los productos o servicios tras la revocación del NIF.
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¿Qué empresas están obligadas a presentar las cuentas anuales?
Las cuentas anuales son una obligación legal para casi cualquier empresa que esté constituida como entidad jurídica. El artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil precisa todas las sociedades que están obligadas a aprobar y hacer públicas sus cuentas anualmente.
Según esta norma, deben depositar en el Registro Mercantil más cercano a su domicilio las cuentas anuales los administradores de las empresas establecidas como:
- Sociedades anónimas (S.A)
- Sociedades de responsabilidad limitada (SL)
- Sociedades comanditarias por acciones
- Sociedades de garantía recíproca
- Fondos de pensiones
- En general, cualquier otra empresa que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales, como por ejemplo las Sociedades Limitadas Unipersonales (SLU).
Por lo tanto y según lo que prevé el reglamento de cuentas, esta obligación afecta a cualquier empresa que esté constituida como sociedad en nuestro país, independientemente de su tamaño o facturación.
¿Cuáles son las empresas que no están obligadas a presentar cuentas anuales?
El Reglamento del Registro Mercantil obliga a todas las empresas constituidas como entidad jurídica a aprobar y depositar sus cuentas anuales. Sin embargo, exime a los autónomos de inscribir sus actos, libros y cuentas.
Por lo tanto, del propio Reglamento Mercantil, que sólo marca la obligación de depositar las cuentas anuales para las sociedades mercantiles, se deduce que los autónomos, profesionales colegiados y demás empresarios persona física están exentos de presentar sus cuentas anuales.
¿Qué documentos conforman las cuentas anuales?
Las cuentas anuales están compuestas por distintos documentos contables que las empresas tienen la obligación de llevar al día. Estas cuentas servirían para reunir y resumir toda la información de estos libros.
El artículo 254 de la Ley de Sociedades de Capital dice que las cuentas anuales comprenderán los siguientes documentos contables:
- Balance: este documento sirve para presentar la posición patrimonial de la empresa marcando la diferencia entre activo, pasivo y patrimonio neto
- La cuenta de pérdidas y ganancias: este libro sirve para presentar los resultados del año correspondiente a la diferencia que hay entre ingresos y gastos en un ejercicio.
- Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio: este documento sirve para presentar todos los cambios en el patrimonio neto y el estado de los ingresos y gastos reconocidos.
- Un estado de flujos de efectivo: este documento sirve para reflejar el origen y destino de los movimientos en las partidas de activo que representan el efectivo y otros activos líquidos equivalentes.
- La memoria: se trata de un resumen que debe recoger la información fundamental de todos los demás documentos contables que conforman las cuentas anuales.
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Tipos de cuentas anuales para las empresas
Como se ha visto, las cuentas anuales son un conjunto de documentos compuestos por distinto libros contables que están obligados a llevar las sociedades mercantiles. Estos libros, como por ejemplo el de pérdidas y ganancias, son iguales para todas las empresas.
Sin embargo, aunque la composición de las cuentas anuales suele ser muy similar, los formularios que estructuran estas cuentas y que publica cada año el BOE son distintos.
A día de hoy hay tres tipos de cuentas anuales:
- Cuentas anuales abreviadas: son un modelo de cuentas al que sólo pueden acceder los negocios que estén por debajo de un determinado umbral de facturación. Estas cuentas tienen una estructura más simple que la ordinaria y la información de cada apartado es más sencilla de cumplimentar y está menos desagregada que en el modelo de cuentas ordinarias.
- Cuentas anuales PYME: se trata de un modelo de cuentas específico para los pequeños negocios y microempresas regulado en el Plan General de Contabilidad para pymes. Estas cuentas son las que hacen la mayoría de los pequeños negocios y, por lo general, son las más sencillas de elaborar, con información muy general y con poco contenido detallado y desagregado.
- Cuentas anuales normales: este modelo hace referencia a las cuentas ordinarias, mucho más extensas que los demás formularios para pymes o abreviados y con información más detallada sobre todo los estados del negocio. Habitualmente, estas cuentas sólo las hacen las grandes o medianas empresas..
Plazos para presentar las cuentas anuales
La presentación de las cuentas anuales es el último paso de todo el proceso de elaboración y aprobación de las cuentas que deben hacer las empresas cada año. Habitualmente, el proceso dura unos siete meses y empieza con el comienzo de año, por lo que la fecha límite para depositar las cuentas anuales será el 30 de Julio de 2024.
La Ley de Sociedades de Capital marca los siguientes plazos para cada una de las etapas que conforman la elaboración y publicación de las cuentas anuales:
- Elaboración de las cuentas anuales: es el primer paso que deben realizar las empresas. La elaboración de las cuentas debe hacerse con la metodología que marca el Plan General de Contabilidad (PGC). Se trata de un proceso interno de contabilidad que suele iniciarse al finalizar el año contable y que abarca un período de tres meses desde el cierre. Es decir, el plazo máximo para tener elaboradas estas cuentas es el 31 de Marzo.
- Legalizar los libros contables: el siguiente paso para cumplir con la obligación de elaborar y presentar las cuentas anuales será legalizar los libros contables, que son los documentos que componen las cuentas. Para hacerlo hay que presentarlos de manera telemática ante el registro mercantil en un plazo de cuatro meses desde que se cerró el año contable, es decir que la fecha límite es el 30 de Abril.
- Presentar y aprobar las cuentas anuales en Junta General: otro de los pasos, que muchas veces es simbólico en los pequeños negocios conformados por pocos socios, es la presentación y aprobación de las cuentas. Este documento se debe presentar y debe ser ratificado en Junta en el plazo máximo de seis meses desde el cierre del año, es decir, hasta el 30 de Junio.
- Depositar las cuentas en el Registro Mercantil: una vez hechos todos los pasos, llega la etapa más importante del proceso que es depositar y hacer públicas las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Este proceso se debe hacer, como máximo, un mes después de la aprobación en Junta, por lo que la fecha límite es el 30 de Julio.
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¿Cómo presentar las cuentas anuales?
La presentación de las cuentas anuales es el último paso en la obligación de elaborar y publicar este documento contable. Este trámite se hace depositando las cuentas en el Registro Mercantil que le corresponda a la empresa por su domicilio social.
El depósito se puede hacer en formato papel, descargando los modelos oficiales a través de la Web de cualquier Registro, en soporte CD o DVD, o por vía telemática; y descargando por internet el programa para el envío a través de la Web.
Para que la presentación en el Registro Mercantil sea válida, el empresario deberá entregar un ejemplar de las cuentas anuales acompañado por varios documentos. Deberán aportarse, al menos, los siguientes:
- Una solicitud firmada por quien presenta las cuentas ante el Registro Mercantil.
- Certificación del acuerdo de la junta directiva de la empresa aprobando las cuentas, con las firmas legitimadas notarialmente.
- Formulario de declaración de identificación del titular real de la sociedad, a efectos de la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
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Novedades en las cuentas anuales para 2024
El Boletín Oficial del Estado (BOE) publica cada año los modelos de cuentas anuales que deben presentar las empresas, tanto el formulario normal como el abreviado y el documento para pymes.
Este año, estos formularios se publicaron el pasado 8 de mayo de 2024-y se pueden consultar en este enlace- con algunos cambios que afectan a los modelos que deben presentar antes del 30 de julio todos los negocios, incluidas las microempresas.
En estas nuevas cuentas se han introducido una serie de novedades tanto en los modelos colectivos como en los individuales. De hecho, algunas de ellas rectifican las modificaciones establecidas en el BOE del año pasado.
Los cambios son los siguientes:
- Eliminación del porcentaje de mujeres en órganos de administración: el cambio más importante este año es que se elimina la información sobre el porcentaje de mujeres en el órgano de administración. Esta novedad había entrado en vigor el año pasado y obligaba a los negocios a informar sobre qué cantidad de mujeres ocupaban puestos de alta dirección en el negocio. Este año se han realizado cambios en la hoja de identificación de todos los modelos -normal, abreviado y pyme-. Ahora ya no hará falta introducir este porcentaje sino dos nuevas informaciones que son:
- El número de mujeres.
- El total de miembros del órgano de administración.
- Información sobre el periodo de pago: una de las grandes novedades de estas cuentas es que se empezará a exigir que los negocios informen en del periodo medio que tardan en pagar a sus proveedores. Estos datos se exigirán solo en la memoria normal y consolidada. Dicha información sobre el plazo en el que pagan las facturas las empresas es una de las medidas que se están empezando a poner en marcha para combatir la morosidad que afecta a autónomos y pymes. Algunos de los datos que se exigirán son:
- el número de facturas y sus importes
- los porcentajes que suponen sobre el total de facturas e importes.
- Eliminación de parte de la información de la hoja medioambiental: otra de las novedades que se incluyen este año es la eliminación de una parte de la hoja medioambiental voluntaria que se introdujo por primera vez el año pasado. Este 2024 se va a eliminar de la parte voluntaria de la hoja medioambiental la referencia a las ‘emisiones alcance 3’. Al parecer su eliminación se debe a que no es un requerimiento de información general que exige europa dentro de sus indicadores del European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG).
